档案管理在企业内部控制中的应用

摘 要：随着我国政治、经济的不断发展，我国拥有的企业数量也越来越多，各行各业必须有良好的管理体系，才能在众多的企业中脱颖而出。我国企业制度也不断地改进和实施，各企业逐渐把档案管理应用在企业内部控制和管理中，让企业更加有秩序，从而快速发展。文章主要是对档案管理在企业内部控制中的作用以及有效措施的分析。

关键词：档案管理;企业内部控制;有效措施

一、 引言

一个企业要想在整个行业，甚至整个国家的发展中有所成就，必须要有专业的管理人员对档案管理方面进行严格控制和落实，以减少企业内部资金以及商业机密的流失，从而让整个企业顺利发展。在企业内部控制中，主要包括对经营管理制度、企业内部资金、各种企业机密信息以及对各种信息的收集等，是一个企业经营的核心，包含了整个企业的运行信息，对企业发展和运营非常重要。因此，提高对档案管理和完善，相关管理人员必须清楚档案管理的工作内容以及在企业内部控制中的重要性，并制定出相关的管理措施。

二、 档案管理在企业内部控制中的重要意义

（一）档案管理是整个企业内部运营的核心

一个企业在长时间的运营和发展过程中，每一次的工作内容都会产生很多有价值的信息以及各种文件，并且有些文件是机密的，只能由企业内部的人进行管理和利用，一旦这些机密文件被泄露的话，对整个企业运营和发展的影响和后果不堪设想。在进行企业内部控制的过程中，通过企业档案的管理，可以把企业工作的各种历史信息以及资金管理方面进行合理的归类，用于给企业工作提供各种信息和资料，在企业内部的运营和管理过程中是十分重要的。

（二）企业内部在运营过程中对档案管理工作的影响

在企业每一次的工作进程中，所有的文件和资料信息都会交由档案部管理，档案管理工作中几乎能控制所有企业运营中的信息和文件，而企业的运营和发展也会影响档案管理工作的内容。首先，为了保证在档案管理中的各种信息和资料的完整性和准确性，各个企业内部也要制定完善的档案管理制度，对每一次工作产生的文件及资料，以及整个企业的资金进行合理的管理，同时也要不断地培养企业人员的专业能力，对档案进行整理和分类，让企业在需要信息时可以更快地整理出有效的信息来。其次，企业内部的信息管理人员在对新的资料和文件进行档案归类和整理时，要认真检查资料和文件是否齐全，防止造成工作文件的遗漏，以后在信息核对工作中也会出现差错。在企业内部工作需要对档案信息进行利用时，相关管理人员也要进行查阅记录，对查取的信息进行记录，防止在查阅的过程中各种资料和文件的丢失。企业内部各个部门之间的工作也要相互配合，每次工作的文件和资料，相关部门都要主动的上交和汇报到档案管理部门，对整个企业内部进行合理的控制和管理。

三、 檔案管理在企业内部控制应用中的有效措施

（一）我国要加强对档案管理制度的完善

在整个企业合理的运营过程中，需要档案管理来对各级的工作信息进行反应，从而让领导部门明白企业的工作内容和进程，促进整个企业的正常运行和发展。因此，我国应该加强对档案管理制度的完善，为各个企业的档案管理提供法律准则，从而让企业管理更有条理。虽然我国对档案管理制度方面的法律还不够成熟，但随着我国经济发展和各个企业的迅速崛起，我国对档案管理制度的完善度也不断地提高。各个企业合理的运营给我国经济发展带来的效益也越来越明显，因此，我国更加重视对档案管理制度的改进，促进企业快速发展的同时，也在促进我国政治、经济的稳步增长。

（二）各个企业内部要有完善的档案管理制度

由于各个企业的规模比较大，涉及的工作内容和部门也比较多，因此各个企业必须制定完善的档案管理制度并建立专门的档案管理小组对企业的文件和资料信息进行整理和归类。分成多个小组，每个小组都有自己的管理部分，比如对企业的主要工作内容和进程的管理、对企业内部信息和文件的管理、公司人员信息管理等方面，都要由专门的小组进行负责，在管理过程中小组内也要进行合理的分工，对档案管理的每一部分都要进行仔细核查，防止档案管理出现问题对企业的运营造成影响，在档案管理中出现问题也要及时的对专门负责人进行相应的惩罚，防止其他人进行效仿，提高档案管理人员的专业素养。除此之外，还要安排专门的小组对档案进行定期的检查和改进，保证各类信息和资料的完整保存，必须要有专门的人员负责检查档案管理工作的情况，并及时向上级汇报，确保管理人员的工作效率以及态度，了解档案管理制度落实情况。

（三）培养各部门之间的团体意识

一个企业中包含的部门有很多，每个部门之间都有不同的工作内容，要想企业合理运营，各个部门之间必须加强沟通和交流，将工作内容紧密联系起来。档案管理部门在对各部门的文件和资料信息进行整理时，难免会出现信息丢失的错误，各部门之间要积极的配合档案管理工作，对工作中的文件和资料进行合理的上交和归档，对工作的每一步都进行合理的记录，提高各部门人员的工作效率，培养一个企业中各个部门之间的团体意识，了解档案管理的重要性。

四、 结语

随着各个企业的发展与进步，对我国经济发展的促进作用也越来越明显。企业内部也要控制好各个部门的工作进程和管理，让整个企业的工作更有条理，把档案管理工作做好，并重视档案管理制度的落实情况，把整个企业的文件和信息进行合理的整理和保存，对企业内部进行有效的控制，促进企业的合理运营和发展。

参考文献：

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作者简介：王微，北京天润新能投资有限公司。