影响企业公文质量因素浅析

摘 要：企业公文中出现的发文字号、标题、成文日期、印章、附件、抄送范围等不规范问题，是影响公文质量水平的常见问题，容易造成信息传递失真、归档困难等，探究其影响因素并采取针对性措施，才能提高公文的规范性程度。

关键词：公文;质量;影响;因素

公文是企业信息传递的正式工具，具有承上启下、沟通内外的功用。公文质量的高低，事关企业的形象。因此，对影响公文质量的因素进行探讨，并进行针对性的规范，是十分必要的工作。

1 企业公文质量实际情况分析

为对公文中常见问题初步了解，笔者随机选取企业公文40篇，对照相关规定逐一检查，发现不规范问题15项，主要包括：排版不规范、页码标注不规范、成文日期或印发日期不规范、文种字体及字号等使用不规范、标题不规范、附件格式不规范、引文不规范、数字及标点符号有误、附注不符合规范要求、抄送单位名称不规范、文种使用不规范、正文结构及层次序数不符合要求、主送单位不准确、请示件未注明联系人姓名及电话、发文稿纸缺领导签发日期或者签发意见等（公文常见质量问题见下表1）。

2 影响公文质量因素分析

2.1 直接因素

造成公文质量问题的直接因素在于公文起草人员对公文格式和相关要求了解不够、工作责任心不强和审核人把关不严。

2.2 间接因素

从公文制作发布流程来看影响公文质量间接因素主要有以下几点：

1）企业制发公文主要程序包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等。拟稿人作为新手，不熟悉公文处理办法，比较容易犯低级的错误，比如字体、字号、文种选择等。加之缺乏公文考核评价办法约束，进步缓慢，导致企业公文不规范的一个重要原因。

2）拟稿人起草好的公文，首先要经过部门负责人审核，部门审核人一般注重文字内容是否妥当，措辞是否符合逻辑，规章制度是不是符合国家及上级单位政策要求，很少关注公文格式，这也是造成公文不规范一个原因之一。

3）公文签发前，应当由发文机关办公部门进行核稿。作为中小型企业核稿人一般不超过3人，以行政名义发文由行政办公室核稿;以党委名义发文由党委办公室核稿;以纪委、工会、团委名义发文分别由其办公部门核稿。审核的重点有：行文理由是否充分，行文依据是否准确; 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定等。由于企业核稿人一般还承担其他工作任务，碰上任务集中，精力有限，难免有误。

4）文件印制前要经过主管领导审批签发。签发人应当签署意见、姓名和完整日期。在实际操作中时常缺少签发日期和签发意见，也是造成公文不规范的一个原因。

3 几点建议

针对上述公文中常见问题及原因分析，根据工作实践，为改善公文质量提出以下建议：

3.1 完善公文管理制度，制定切实可行的考核办法

大多数企业公文管理方式为出台一些公文管理办法，督促机关及所属单位遵照执行，但效果往往不尽如人意。为了切实提高公文质量水平，在公文管理办法基础上结合企业实际，制定《公文质量考核评比办法的通知》（以下简称《办法》）。《办法》以问题为导向，将公文管理工作中可能涉及的各类问题以表格的形式直观表述，通过表格进行结构化评分，对企业各单位建立问题记录、季度自查、年度考评、奖惩有据的闭环管控机制。

3.2 加强公文业务培训，提升专业技能水平

每年结合企业贯标工作，针对问题集中的部门及人员进行培训，从根本上杜绝低层次公文质量问题出现，实现公文管理高效运转，确保公文工作管理水平全面提升。

3.3 以通報为契机，切实强化公文质量意识

按照企业《公文质量考核评比办法》中考核评分表，对评比内容进行打分，满分为100分，对不符合公文要求的考核项目进行扣分。每季度考评一次。考评结果采用通报方式主送机关各部门及所属单位，以提高公文的规范性程度和公文质量水平。

3.4 利用考核结果，激发企业文书人员工作积极性

公文工作考核评价的结果公平透明，是对公文人员工作的一种客观评价，应与企业单位的人才选拔调配、奖励惩罚等机制挂钩，激发他们的积极性，确保公文质量在拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、眉首、主体、版记、印发全流程无差错。

总之影响企业公文质量的因素很多，比如企业公文制度的完善程度、拟稿人的写作水平、核稿人的严谨程度以及企业领导人的重视程度等等。实践证明重视并做好公文管理知识培训和考核，使公文从源头上标准、规范，减少低级错误的发生，是提高公文质量的有效方法之一。

参考文献

[1]王宇，刘洋.关于公文工作考核评价的思考与实践[J].办公室业务，2018（24）：8+10.

[2]宋跃云.以培训和考核为抓手  力促公文质量的提高[J].文化创新比较研究，2018，2（06）：166+168.

作者简介

韩丽娟，馆员，现就职于北京铁城建设监理有限责任公司，从事档案管理工作。