新时期档案馆开发档案信息资源的几点建议

李明亮

摘 要：档案馆中集中了社会各方面的档案信息资源。这些资源在全面建成小康社会的发展过程中有着相当重要的作用。档案馆，必须要对这些资源进行充分的开发，更好的为社会、经济的发展提供服务。文中，主要就针对新时期档案馆开发档案信息资源提出几点建议。

关键词：档案馆;档案信息资源;档案利用

档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。在全面建成小康社会的伟大实践中，档案部门利用信息资源优势，充分发挥档案信息资源的作用，实现其社会价值，对于快速推动我国经济社会持续健康发展具有十分重要的现实意义。大力开发利用档案信息资源，为社会各项事业提供信息服务，把档案馆建成全社会的档案利用中心则是新时期档案馆的“五位一体”功能之一。

1 以增强社会档案意识为前提，营造良好的开发利用档案信息资源社会氛围

目前，随着《档案法》的深入宣传贯彻落实和档案部门的大力工作，社会总体档案意识较前有了明显提高。但受大环境的影响和档案工作局限性的制约，应该说社会大众对档案馆和档案工作缺乏全面认识，总有一种神秘感，对档案馆拥有的信息资源不够了解，甚至有部分人往往是敬而远之。这就需要档案馆全方位、多层次地向社会进行自我宣传，宣传档案法律法规、宣传档案工作、宣传档案馆藏、宣传如何依法查阅利用档案。只有让社会各界群众广泛认识档案的价值和作用、了解档案馆的功能和职责，揭去蒙在档案馆和档案身上的神秘面纱，才能使促进馆藏信息资源走向社会、走向大众，服务社会、服务大众。此外，强化档案工作人员自身的信息意识和服务意识，也是开发馆藏档案信息资源的关键之一。档案工作者开发馆藏信息资源能力的强弱直接影响到档案信息资源开发的深度和广度。档案工作者只有充分了解和把握社会各方面对档案信息需求的变化认真研究、分析、预测社会发展和经济建设的新形势新局面，以“围绕中心、服务大局，关注民生、服务大众”为宗旨，结合馆藏档案信息内容，制定并实施有针对性的开发利用计划，才能使档案馆与社会各界沟通更顺畅、联系更密切、利用更便捷，从而更好地为经济社会发展服务。

2 以丰富馆藏建设为重点，夯实开发利用档案信息资源的物质基础

大力丰富馆藏、优化门类结构，增加信息存贮量，是各级档案馆开发利用档案信息资源满足社会和大众需求的物质基础。馆藏越丰富，档案信息数据就广泛、越有价值，档案馆向社会提供档案服务的面就越宽、服务的“资本”就越深厚。要丰富馆藏，可以采取以下措施：首先，要加强档案接收、征集工作。要按照《档案法》的规定，定期接收应进馆单位符合进馆条件的档案资料，包括声像档案及重要专业档案等，通过各种渠道广泛征集具有地方性的、史料性的档案资料，这是丰富馆藏的主要手段。其次，要突破馆藏门类限制，进行多种信息资源的综合开发。由于档案馆按规定一般接收的是各机关已经保存满十年的档案，给开发利用工作带来先天的滞后性。档案馆只有拥有多种信息资源并对其进行综合开发，才能满足社会不同层次的需求。为此，档案馆必须突破馆藏门类限制，走向社会，收集各类有价值有特色的图书、资料、情报等。这样做可有效填补馆藏的不足、完善馆藏结构的单一，增强馆藏资料的时效性。档案馆应克服重档案轻资料的倾向，使资料和档案互为补充，成为馆藏的重要组成部分。其三，要加强对本地区重大活动重点项目档案资料的征集进馆。按照上级要求，积极与有关部门互相配合，采取主动参与、定向跟踪、事后监督等措施，确保这部分档案资料能收集齐全，安全进馆。另外，做好档案利用者的信息反馈工作，以便有针对性地调整工作思路，采取对策，丰富馆藏建设。满足社会需求是档案信息服务的最终目标，档案馆通过利用者的反馈信息，了解和掌握社会各界对档案信息的需求特点，有针对性地收集档案资料、整理开发馆藏。优质和高效的馆藏建设可以为档案信息资源开发提供优势条件。

3 以建立科学的检索体系为手段，提高开发利用档案信息资源效率

信息检索是信息传递过程中的重要环节，是解决庞大信息量和利用者快速查档需求之间矛盾的关键。有了丰富的馆藏而没有科学便捷的检索体系，同样不能实现档案信息资源快速有效服务社会的目的。档案馆编制完整、系统、科学、高效的检索工具，有利于高效率开发档案信息资源。档案馆可以通过编制分类检索目录、卡片式检索目录和机读检索目录等检索工具，为用户提供多层次、多途径的检索方式，从各个角度展示馆藏信息资源，提高开发水平和工作效率。同时，要按照数字档案馆的标准，加快数字档案馆的建设步伐，建立健全目录数据库和全文数据库，大力提高档案馆信息化水平，积极创造条件，向建设智慧档案馆发展，借助各级档案信息网、自助查阅平台、开放档案查阅平台等，降低查档门槛，广开渠道，向社会各界和广大群众提供更广泛更快捷更高效的档案信息服务。

4 以加强编研工作为有效形式，深层次开发利用档案信息资源

充分发挥馆藏档案资料丰富的优势，进行档案信息深层次开发利用，积极编写出版各种编研材料，是档案馆深入挖掘档案价值、提高档案利用效率和质量的重要途径。档案馆要彻底根除坐等上门、你来我查式的服務方式和传统做法，在认真做好日常接待查档工作的基础上，主动根据社会需要，针对本地党委政府的中心工作和人民群众关心的民生问题，对馆藏档案资料信息进行分析研究和开发整理，提供给各有关领导和部门，为领导科学决策提供参考和借鉴。通过编史修志、编印年鉴、编写各种档案资料、专题文摘、市情概览和有关地方史料等开发档案信息资源，可以使相对分散的材料系统化，使比较零散的材料完整化，使蕴藏在档案资料中的有价值的信息资源得到有效开发利用。

5 以强化业务素质为抓手，提升开发利用档案信息资源的服务能力

档案工作人员业务素质的高低在一定程度上影响着档案信息  资源开发利用工作水平的高低。面对丰富的档案信息资源，只有高水平、高素质的专业人员才能使其最大限度地发挥作用;如果档案人员敬岗爱业精神不够、专业能力水平不足，必然会影响档案开发利用工作的有效开展，从而，导致档案信息资源的极大浪费。为此，档案工作者除了在日常工作中培养和提高工作水平外，还要通过在职学习、在岗培训、继续教育、学历教育等多种渠道，不断学习新知识、掌握新技术、开拓新思路，以适应现代档案馆信息资源开发利用的要求。尤其是随着信息管理现代化和办公自动化程度的不断提高， 档案工作者必须熟悉和掌握现代办公设备的操作，熟练地应用计算机等设备进行档案信息资源管理，进而不断提高工作效率，增强开发利用档案信息资源的能力。