大数据背景下高校学生档案精细化管理的必要性及措施

张晶晶

习近平总书记曾在考察浙江省档案局馆讲话座谈会上指出：档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。高校学生档案是每一名高校学生在校期间的政治表现、学习情况、奖惩材料、就业派遣等各类情况的真实记录，是大学生成长成才过程中的重要见证，是国家选拨人才的重要依据。如何在大数据背景下对高校学生档案进行精细化管理成为高校学生档案管理人员面临的新的挑战。

1 大数据背景下高校学生档案工作的现状

1.1 高校学生纸质档案管理精细化程度不够

目前，很多高校对高校学生纸质档案都存在粗放型管理的情况。第一，学生高中档案一般由学校招生部门接收后统一分发给各个学院的新生辅导员或班主任。辅导员或班主任接收档案后如何进行管理，学校没有统一的规定或说明。第二，学院辅导员或班主任接收档案后就将档案“束之高阁”，等到学生毕业时才将学生大学四年的入学登记表、成绩单、奖惩材料等突击收集整理，再由就业部门派遣至用人单位或生源地。学生档案在大学生在校期间未发挥其应有的作用。第三，学生档案的存放方式粗放。辅导员接收档案后，本人就近管理，没有统一的存放地点和存放规定。

1.2 高校学生档案管理信息化程度不够

大数据时代下，传统的学生档案信息收集方式已经远远满足不了学生日常管理和用人单位的需求。一方面新的网络化信息化技术和新的传播媒介的出现，为数字信息的精细化管理提供了可能。另一方面，大学生对数字媒体的高度依赖也迫使高校学生档案的管理必须改变传统观念，迎合新时代的需求。大学生在校期间产生的新的档案有很多不再以纸质的形式出现，而是以电子文件、音频、视频的形式出现，但是这部分档案如何保存，如何装入毕业生档案都成为了高校学生档案管理的难题。因此，大数据背景下，高校学生档案粗放式的管理机制已经无法适应新时代下高校档案管理工作，高校学生档案精细化管理已经成为高校的内在需求。

2 大数据背景下高校学生档案工作的意义

精细化管理是建立在常规管理的基础上实现管理由随意化 向规范化转变，由经验型管理向科学型管理转变，由外延式增长向内涵式增长转变，由机会型发展向战略性发展的转变，将常规管理引向深入管理的基本思想和管理模式。[1]

2.1 高校学生档案精细化管理是大数据时代的必然需求

大数据背景下，传统的纸质档案已经无法满足高校学生档案整理汇总的需求，高校学生在校期间产生的数字档案也无法按照传统的归档方式归档，为高校学生建立数字化档案迫在眉睫。而大数据作为一种将临散信息整合、分析，进而挖掘出新的信息的手段，具有4V特点：volume、variety、value、velocity。其中volume是指数据的体量巨大;variety是指数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据等;value是指数据价值高;velocity是指数据处理速度快，这也是区别于传统数据的最显著的特征。[2]利用新的技术手段、新的终端將学生信息录入、整合，进而进行进一步的分析、预测，也为高校日常事务管理工作提供了更多的可供参考的信息。

2.2 高校学生档案精细化管理是学生事务管理的内在需求。

高校学生档案客观的记录了一个学生在校期间的成长经历，真实的再现了学生的政治表现、学习情况、社会实践等在校表现。这些档案目前更多的存储在学生辅导员或班主任的电脑上、脑袋里，学生的表现成为一个“信息孤岛”，学校其他部门甚至学院其他老师想要得知该同学的表现情况，都必须通过辅导员或班主任得知，也就造成了学校各个部门、各个老师习以为常的“有事儿找辅导员”的情况。这样的管理方式增加了学校各个部门及辅导员的工作量，高校学生档案精细化管理也成为了学生事务管理的内在需求。

3 大数据背景下高校学生档案精细化管理的路径

精细化是管理高校学生档案的方法，大数据是管理高校学生档案的工具，高校学生档案管理应将二者有机结合，从专业化、规范化、创新性三个维度来考量。

3.1 高校学生档案管理专业化

首先，从学校层面制定高校学生档案管理制度，为高校学生档案管理提供制度保障和人员保障。第二，对经手高校学生档案的相关工作人员进行培训。培训工作应分为两个板块，一是对新生入学纸质档案的接收管理和毕业生档案的转出管理，二是对学生在高校期间产生的新的纸质档案和数字档案的管理。目前，高校经手学生档案的工作人员主要是辅导员或班主任，但绝大部分辅导员或班主任并未接受过相关档案管理的培训。学校和学院应定期开展相关培训，从纸质档案如何管理到定期更新的内容规定，从数字档案的收集整理到制定学生数字档案的标准化框架，将学生档案管理工作由放任型管理向精细化管理转变。

3.2 高校学生档案管理数字化

高校学生档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术等手段，将纸质文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。[3]高校学生档案的数字化管理的难点在于如何把庞杂的学生数据形成具有有序结构的可利用可预测的数据库。首先，这个数据库的形成不应该是单向的输入，而是学生和高校档案管理工作人员共同完成的。目前很多高校已经尝试用“易班”、“学生工作系统”等软件将学生日常事务管理进行整合。以贵州师范大学为例，通过将“学工工作系统”嵌入“易班”APP，将思政教育、网络宣传、学生请假、小长假离校、奖勤助学贷、优秀班集体评选、医疗保险、精准扶贫等与“易班”工作相结合，既简化了学生日常事务管理的流程，又有利于收集学生日常档案信息，广受师生好评。第二，开发适合高校学生档案管理的系统工具。目前，大部分高校的教务系统、学工系统、党建系统、共青团系统、就业系统等“各自为阵”，开发高校学生档案管理系统能够将原本零散分布在各个部门的学生资料集中保存、共享、查阅，甚至通过已有资料进行学生情况的预测和预判，从而将“档案孤岛”连接起来，形成新的数字化档案。

3.3 高校学生档案管理的创新性

第一，大数据背景下，高校学生档案不再是单人的、单向的输入，而是应在全员育人以及“大思政”、“大学工”的理论前提下输入——学校全体都可以是信息的输入者。当然，数据信息采集渠道的多方面将更需要大数据的进一步分析，去芜存菁，以既定的规章制度摘取收录。第二，创新学生档案形式。学生传统纸质档案与数字档案相结合，可以多维度立体的展示学生在校期间的情况，避免了传统的纸质档案中评价部分的干巴巴的客套话，取而代之的是生动的表现形式。

综上，高校学生档案精细化管理是一个既有挑战性又迫在眉睫的过程，需要学校统筹规划，从制度建设入手，以数据库建立为抓手，努力推动全员参与。

参考文献

[1]汪中求，吴宏彪，刘兴旺.精细化管理[M].北京：北京理工大学出版社，2013.

[2]兰祝刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）.

[3]杨继枝.网络环境下高校学生档案工作的现状与对策[J].兰台世界，2014（9）.

基金项目：本文为2019年贵州师范大学学生工作科研基金项目“大数据背景下高校学生档案精细化管理——以贵州师范大学为例”（项目编号：2019fdy07）的成果。