科研档案的质量管控分析

摘 要：科研档案管理是科研型号项目管理的重要组成部分，是档案工作服务主线的重要抓手。本文结合管理实践，提出科研型号档案管理应实现的四大质量目标，并从管理制度、管理平台和工作机制三方面分解出质量目标实现的影响因素，提出具体的质量管控措施，旨在提高科研档案管理的质量和水平，为科研型号的研制提供保障。

关键词：科研档案;质量管控;档案管理

1 概述

质量是科研项目产品的生命，是企业的尊严，质量制胜是企业战略实施的重要保障。产品型号的档案管理直接服务于设计制造一线，是档案工作的主线要务，是档案工作价值的直接体现。本文从科研档案管理的质量目标出发，结合档案“收、管、存、用”生命周期管理的控制要点，提出科研型号档案管理应实现的质量目标，并通过影响因素分析，有针对性地制定科研档案的质量管控措施，旨在提高科研档案管理的质量和水平，为型号产品的研制提供助力，做好保障。

2 科研档案管理的质量目标

“服务型号”是科研档案管理的首要任务，科研档案的管理要紧密结合产品项目研制的步伐和节奏。企业要将对科研项目文件及档案的质量控制纳入产品科研生产的质量管理体系，将“严慎细实”的工作作风转化为档案管理过程的质量行为，有效促进型号科研档案的高效管理。以下，从科研档案生命周期管理的角度出发，提出科研档案管理各环节的质量目标。

2.1 文件收集完整性目标

完整性是文件收集阶段的质量目标。科研项目文件的按收集渠道可分为：一是通过接口归档的研制业务系统数据，如PDM、TDM、MES、ERP、OA、供应商管理、项目管理等业务系统产生的产品技术和管理文件;二是线下归档的离线文件，包括纸质形成的合格证、授权书、合同、协议，涉密文件及特殊载体文件等。因此，保证各渠道、各系统、各形式收集到的产品文件完整、系统，是科研档案收集阶段要实现的质量目标。

2.2 数据管理受控性目标

受控性是科研档案管理阶段的质量目标。受控性是科研档案不同于其他类型档案的一个重要特点，科研档案的受控管理包括文件版本有效性标识、文件权限控制、文件的分发和跟踪等。保证科研项目文件的状态和权限得到有效控制，避免科研项目文件的非预期使用，是科研档案管理阶段要实现的质量目标。

2.3 档案存储安全性目标

安全性是科研档案存储阶段的质量目标。在科研档案管理中，档案数据存储的安全性主要体现在两个方面，一是档案物理载体的安全，能满足科研产品生命周期内的档案物理载体保管和存储要求;二是档案数据结构安全，能针对科研产品数据结构和属性进行完整记录和存储，保证项目迭代后数据和状态的可追溯，并不受科研项目开发环境的影响和限制。安全的存储和保管档案的物理载体和逻辑载体，是档案存储阶段要实现的质量目标。

2.4 档案利用高效性目标

高效性是科研档案利用阶段的质量目标。科研档案的利用包括档案的分发、查阅、复制、统计和编研，其中档案的分发是重点和难点。现阶段档案利用的需求多样化、利用的形式和平台丰富，因此，为用户提供便捷的利用形式，为档案管理员提供高效的利用管理手段，是科研檔案利用阶段要实现的质量目标。

3 目标实现的影响因素分析

影响以上质量目标实现的因素很多，涉及科研档案管理的各个方面。以下结合管理实践，将质量目标落实到管理制度、管理平台和工作机制三大方面，并从各方面进行影响因素分解，旨在建立一套科研档案质量控制模型，以提高科研档案的管理效果。

4 科研档案质量管控措施

4.1 基础以“实”为本——科研档案管理制度

科研档案管理制度是科研档案工作开展的基础，夯实基础是科研档案的质量控制要点之一。基础要实，质量要牢，一是要制定覆盖完整的科研项目文件归档范围表，二是要建立全面的科研档案管理流程。

1）科研项目文件归档范围表。科研型号文件材料具有来源广泛、类型多样、版本迭代频繁、运行环境差异等特点，为有效指导科研项目文件的归档，实现文件归档完整性的质量目标，制定《科研项目型号文件归档范围表》非常必要。归档范围表的编制应对标国家、行业、集团的相关标准，从档案管理角度出发，明确型号研制全生命周期技术活动输出物。此外，按照国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》要求，结合企业组织机构说明书，在充分了解对接业务的运行模式的基础上，对各业务部门应输出的数据/文件进行了梳理，并与业务负责人进行充分的讨论和意见迭代确认，分阶段制定了科研项目文件档案归档范围表，从制度上对型号项目文件的归档范围提供了依据[1]。

2）科研档案管理流程。科研档案管理流程涉及科研档案工作的各个环节，完整、全面的流程体系是科研档案管理完整性、受控性、安全性和高效性质量目标的必要保障。从文件体系角度划分，科研档案管理流程包含科研档案管理业务流程及科研档案工作规范。业务流程定义科研档案管理部门与其他业务部门的工作流关系，指导多部门交互工作时的职责分工和职责转移，业务流程包含但不限于科研项目文件收集流程、业务系统电子文件归档流程、项目文件分发流程、科研档案利用流程、科研档案鉴定销毁流程、科研档案进馆流程等;工作规范定义档案管理具体工作的标准和要求，指导档案操作的标准化，工作规范包含但不限于档案著录规范、电子文件及电子档案整理规范、档案数字化规范、档案整理及编号规范、业务系统数据接口规范等。

4.2 重点各个突破——项目档案管理平台

科研项目档案管理平台是科研档案工作开展的后盾，强有力的后盾为科研档案质量控制提供高效的工具。目前，传统的档案管理平台已具备档案资源综合管理所需的一系列功能，针对科研档案的特性和管理要求，还需要对系统功能进行重点开发、逐项突破。

1）实现三维仿真数据模型归档。没有三维数据模型归档的科研档案是不完整的，仿真环境下二维科研档案的利用也是片面的，因此，实现三维仿真数据模型归档是科研档案归档完整性和存储安全性质量目标的重要措施。要做到科研档案从按“件”管向按“包”管转变，可从以下两个方面入手：一是制定接口规范和元数据标准，定义业务系统接口的归档内容、归档过程和实现的技术形式，对各类档案、相关电子文件及其行为过程进行统一标准描述，将不同业务系统产生的电子文件，以及原生电子文件与数字化文件（文本、图形、图像）进行统一描述;二是对科研产品数据管理系统和档案管理系统的数据交联接口进行优化，实现科研产品元数据（结构信息、工艺信息等）的完整归档，同时产品开发环境应可继承和版本兼容，保证历史数据的可追溯[2]。

2）实现科研档案成套性管理。成套性是科技档案的重要特性，是科研档案完整性和受控性的重要体现。传统的档案管理系统按文件管理，文件与文件之间缺少关联关系，或关联关系需要耗费大量的人工时进行维护和更新。在产品数据管理系统中，采用构型基线的方式对产品的不同阶段进行文件的分类和组织，为产品成套性提供重要输入。产品基线保证档案成套性分两步走：一是产品基线审签发布后通过业务系统接口归档，二是在档案系统中以基线数据为依据建立数据视图。基线视图不额外增加数据存储，并能根据基线的更新自动配置产品数据视图。

3）实现科研档案有效性管控。科研档案的受控管理包括文件版本有效性标识、文件权限控制、文件的分发和跟踪等，受控管理是避免产品文件非预期使用的重要手段，受控性是科研档案不同于其他类型档案的一个重要特点。科研档案管理平台要实现对归档文件的具体控制，包括但不限于：升版后实现文件状态的自动更新，增加归档的系统标识并支持文件防扩散，文件的权限管理（查阅和下载权限）避免一刀切、既符合保密要求又能最大限度地满足资源共享，实现文件按路径自动分发、跟踪和回收，文件分发及跟踪记录可追溯、文件的控制可自定义等。

4.3 多方位协同推进——科研档案工作机制

科研型号研制的特点要求其项目管理工作从多方位协同开展，同理，科研档案的管理应紧跟项目管理模式，同步开展多方位的协同。科研档案协同工作分为外部协同和内部协同，是实现档案收集完整性、数据管理受控性、档案利用和开发高效性质量目标的重要措施。

1）外部上下游协同。产品型号的研制往往涉及国内外上百个大小供应商，供应商信息化协同是加强国际国内合作和沟通的必然趋势。作为企业的档案资源中心和文件控制中心，档案管理部门在利用这一平台进行科研项目文件分发时要特别关注以下质量控制点：一是严格执行单位的保密管理要求，超越平台密级的文件不得上传;二是以流程和要求为依据，不擅自发送未经审批通过的文件;三是做好记录和台账，切实保证所有数据分发流程闭环结束。

2）内部IPT协同。企业内部的科研档案协同工作主要以项目IPT团队及资料点的形式同步开展。档案管理员应按照“三参加、四纳入、四同步”的要求，积极发声，参与科研项目管理工作，以项目IPT成员的身份加强产品文件的收集和管控，提出归档要求，宣贯科研档案工作理念。科研档案的资料点协同管理模式，是通过建立企业各部门的资料点团队开展内部协同的一种方式，为档案收集和利用向企业内部延伸提供切入点。资料点可承担产品文件收集、分发、查阅、复制等工作，能有效保障产品文件收集的完整性、提高科研档案利用的效率、加强科研档案工作的过程管控。

5 结束语

科研型号档案的质量管控伴随着项目研制的全生命周期，是一项系统长期的任务，要以敬畏之心，严格以质量管理为标杆，依托各项综合化的质量控制策略对实现目标予以落实。以上从型号档案管理制度、管理平臺和协同工作机制三个方面出发，分析质量目标实现的重要影响因素，研究并实践了科研型号档案管理“收、管、存、用”过程中，优化质量控制的若干重要举措，提升企业档案管理工作的文件控制能力，为型号项目的研制提供重要的档案资源保障。

参考文献

[1]何南洋.重点型号科研档案的质量控制研究[J].兰台世界，2018（4S）：170-171.

[2]柴晓燕.航空领域数字档案馆建设践行研究[J].中国档案，2013（4）：64-65.