试论如何科学开发人事档案提升人力资源管理水平

贾继萍

摘 要：如今，随着科学技术的发展和全球科技经济一体化趋势的深入推进，煤炭企业的作用愈发重要，做好人事档案管理工作提高企业工作效率、强化对内部员工的管理具有无比重要的意义。但我国在这方面还有所欠缺，在新时期背景下，推进煤炭企业档案管理信息化事业刻不容缓。本文结合实际，提出了煤炭企业人事档案信息化的建设策略以及提升人力资源管理水平的策略。

关键词：科学开发;人事档案;人力资源管理;水平

1 煤炭企业档案的重要性

档案是记录事件真实情况、还原历史面貌的重要凭证，煤炭企业的档案记录着煤炭企业工作的具体情况，记录着煤炭企业逐步发展进步的轨迹，保存好档案，可方便日后进行检查核实，还可方便后来的职工了解煤炭企业发展情况和现状，更好地融入工作，还能据此寻找工作漏洞，以便进行查漏补缺，加强管理。而人事档案则记录着一位员工的经历、彰显其品德作风，对于企业而言有着凭证、依据的作用，更是招收新人员时的重要参考，在办理各种手续时都需要用到，因此做好煤炭企业的人事档案管理工作，可以为人员的审查核实保留最直接最关键的凭证和依据，提升人力资源管理水平，可以促进煤炭企业的健康和谐发展。

2 煤炭企业档案管理的现状和存在的问题

1）缺少专业档案管理人员。煤炭企业的人事档案数量庞大、种类繁多，而且煤炭企业档案具有重要意义，它是管理机关依照法律对煤炭企业进行管理监督和审查的重要依据，是公民进行查询时提供法律凭证的重要工具，因此社会对煤炭企业的档案管理提出了较高要求。档案管理是一门学问，很多高校已经开设专门的课程甚至专业，但目前很多煤炭企业的档案管理人员缺乏专业素养，不具备较高层次的知识水平和先进的档案管理理念，也不具备准确迅速处理复杂信息的能力，甚至还有文盲现象。

2）多采用纸质档案，不易保存。纸质档案最突出的特点便是占用空间大，随着科技和经济的发展，我国教育医疗公益等事业蒸蒸日上，由此产生的需要处理和保存的信息量与日俱增，纸质人事档案会随之增多，此外，随着越来越多的人加入煤炭企业，古旧的档案管理方式早已不能满足需求。纸质档案需要占用大量空间，而且容易发生损坏、丢失和混淆等问题。有些企业之间需要调取查看档案时，还需要派遣专人前往，浪费人力资源，而且文件传输效率非常低。另外煤炭企业的档案往往需要保管几年甚至几十年，或是永久保存，纸张作为保存信息的媒介，具有其局限性，例如容易老化、受潮等，每年煤炭企业为了防止档案受潮就需要耗费大量人力物力资源。另外纸张储存的信息量相对于电子设备而言十分有限，同等体积的纸张和U盘等储存的信息量千差万别。

3）档案处理和管理方式落后，失误多。企业的人事档案丢失并不是少见的情况，这是由于目前我国煤炭企业的档案管理人员未能采用科学先进的档案管理方法，不能细化档案的类别，进行分类整理，并且未能作出正确精准的标注，加上人工管理过程中不可避免的一些失误，便造成了档案丢失等问题。有些档案可以重新办理，但有些档案丢失后无法重新置办，这就为煤炭企业的工作带来了巨大不便。

4）对于档案的严谨性不够重视。人事档案具有法律效应，其对于一个员工而言十分重要，因此必须要求严谨准确，但目前有些档案管理人员不具备科学严谨的态度，在盖章、签名之前未能仔细核实检查档案是否准确无误，有时一字之差便能差之千里，因此在收录档案时必须秉持零失误的态度，杜绝因马虎粗心而出现档案中有错误的问题。

5）文件传输效率低下。目前不同的企业之间在调用档案时，往往需要用传真等方式进行文件传输，需要一张一张将档案放入扫描仪进行扫描，效率低下、速率缓慢，而且在传输较大文件时容易出现缺页漏页的问题，影响单位工作的正常进行。

3 科学开发人事档案的措施

1）完善档案管理制度。想要提高煤炭企业档案管理的效率，首先要从根本上改变现有的档案管理制度，需要明确档案管理人员的职责和工作人员调用档案的申请流程、能够调用档案的等级权限，在申请查看档案时，必须出示相关证明，填写申请表并签字或盖章，标明调档时间、原因、归还时间、申请人姓名和部门、职务;还应结合法律制定奖罚措施，明确规定档案出现问题后的负责人、惩罚措施，若是一段时间内档案管理工作没有出现任何失误，则应当设置适当的奖励，调动工作人员的积极性。

2）提高档案管理人员的职业素养。档案管理工作有着不言而喻的重要地位和较高的难度，因此煤炭企业应当安排具有较强信息处理能力和较高专业素养的人员来承担这份工作，可招收管理学院或开设过档案管理课程的专业毕业的学生，并对现有人员进行培训。

3）采用先进的信息化手段管理档案。前文中已经提到，纸质档案远远不能满足目前我国发展的需要，煤炭企业应当引进信息化档案管理方式，加大对于档案管理部门的资金投入，购进计算机、光盘刻录机等现代化办公专业设备，购进正版实用软件，组织档案室工作人员进行集中培训学习，让他们熟悉设备的操作和应用软件进行信息处理和档案分类保存的流程，将档案进行更为细化的分类，妥善保存。

4）提高全体职工人员对于档案管理工作的重视性。部分煤炭企业目前已经应用计算机等设备进行档案的保存和处理，但有些工作人员缺乏职业道德操守，应用档案室电脑进行私人活动，或是随意借用档案室电脑，因操作不慎导致电脑染上病毒。单位应当加强对于全体人员的监管力度，明确档案阅读权限，规定档案室电脑不得私用，提高全体职工人员对于档案管理工作的重视性，让档案管理工作在全体人员的支持下平稳进行。

4 采用信息化手段管理人事档案的优点

1）节省空间，储存信息量大。信息化档案区别于传统纸质档案最显著的特点就是占用空间小，一张光盘、一个U盘、一台电脑能够储存的信息，甚至能抵得上一整间档案室所有纸质档案所蕴含的信息，而且它们的保存条件比纸质档案简单，对于受潮等问题的抵抗性强，不存在老化问题，不惧昆虫等生物侵蚀。多媒体信息载体的形式极为丰富，软盘硬盘、内存卡、U盘等体积都很小，便于保存和携带且容量巨大。

2）查找档案时高效准确，为人事管理提供便利。以往查找某份档案需要管理人员按照目录进行检索工作，再从书架上满满的档案盒、档案袋中查找所需信息，但采用信息化档案处理方式后，可通过网络高效准确地查找所需文件，省时省力。

3）信息處理速度快。计算机处理信息的速度要比普通人脑快出千百倍，尤其在涉及计算问题时，人脑免不了出现疏漏，计算机却不会。而在对档案进行分类整理时，可应用计算机便捷地将拥有相同关键词的档案调出并储存在特定位置，效率极高。

4）文件传输速度快。应用信息化档案管理方式，在不同部门、不同单位之间进行文件传输时，只需采取发送邮件、附件或者邮寄光盘等方式，不必再派遣专人跑到该单位调取纸质档案，也不必一页一页将文件放入扫描仪进行扫描上传，而且同一份文件可同时被多个单位进行查阅，方便多个单位进行统一协作，处理问题。

5 结束语

随着信息化的深入发展和计算机等多媒体的普及，人事档案信息化管理成为必然趋势，它能够提高文件传输速率，节省空间，提升工作效率，从多方面提升人力资源管理水平。

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