事业单位档案管理存在的问题与对策分析

张平

摘 要：随着我国各项国家管理制度的不断完善，人事单位对于档案的管理也逐渐正规化。档案是员工进行职称评定、晋升审核的主要参照之一，对于员工日后的工作有着很大的影响。由于工作需要，档案在管理过程中经常需要调用或者借调，在这一过程之中容易出现档案的遗失或者损坏。现阶段国家事业单位正处于优化阶段，因此人员流动与档案的转接较频繁。这就使得档案管理之中的诸多缺陷逐渐的被体现，其给人事管理带来了一定的困扰。本文主要分析了现阶段我国事业单位档案管理之中存在的诸多缺陷，并在此基础上提出了相应的解决措施，以期能够为我国事业单位的人事档案管理提供有效的参考。

關键词：事业单位;档案管理;优化措施

随着我国国民经济的迅猛发展，在社会各个方面也在不断的谋求转型升级，各项事业也有了长足的进步，同时，在信息化、科学化技术的推进下，人们也越来越着重关注人事档案管理工作，特别是针对事业单位来说，人事档案管理是其基础性的工作，切实有效的做好该项工作，能够使其人事管理效率和各项管理工作取得更大的发展。随着科学技术的迅猛发展以及社会的发展程度越来越高，事业单位的人事档案管理工作更要充分体现出科学性、规范性特征，针对实际管理工作中的相关问题进行有效探究，并据此提出相对应的更科学合理的解决策略，使事业单位的管理效率得到质的提升。结合这样的情况，下文着重针对事业单位人事档案管理工作进行相关思考。

1 事业单位人事档案管理过程中存在的主要问题

1.1 事业单位人事档案管理信息化建设亟待提速

部分事业单位虽然配备了计算机进行人事档案的管理，但是由于缺乏现代信息科技知识，对计算机人事档案管理系统并没有完全掌握，致使系统管理只是停留在简单地对事业单位职工信息进行记录、统计，并没有对职工的生活、工作、学习、绩效等大量的相关信息进行整合，使人事档案的信息化程度大打折扣。还有一部分事业单位由于投入人事档案信息化的经费不足、领导不重视等，严重影响了事业单位人事档案的信息化建设。

1.2 管理模式过于单一

档案管理模式是在管理制度下形成的一种流程，通过这些流程能够实现对于档案的接收、更新、外发。现阶段大部分事业单位依然延续着以往手工记录的模式，这种模式限制了档案管理的灵活性与安全性。此外，目前的档案管理需要记录的种类与内容繁多，手工操作不但容易出现失误，还会对记录内容的总量有一定的影响，降低档案管理的真实性。由于这种档案管理模式存在同步性差，保管部门单一、缺乏监管等问题，导致了一些重要内容能够被篡改，尤其是一些与员工的晋升、工龄、学历等有关的信息。一旦出现这种情况，会给人事管理工作带来严重的阻碍，有些甚至导致了非常恶劣的影响。

1.3 事业单位人事档案管理缺乏标准化、规范化、制度化

事业单位人事档案在收集整理保管利用方面缺乏标准化规范化制度化的管理，致使人事档案资料缺乏完整性、准确性和真实性。事业单位人事档案需要真实反映职工的基本信息，但是在实际工作中却存在着一定的信息不准确和虚假现象。近年来，国家已要求人事档案纸质材料必须选择A4规格的办公用纸，而且档案装订也要按照组织部门的统一标准使用新型A4的档案盒。

2 事业单位人事档案创新管理的建议

2.1 改善档案管理环境，实现规范化

首先，提高人事档案人员的技术水平。要保证档案工作人员的配备，组织档案管理人员参加专业化培训。其次，硬件环境和软件设施的改善。例如，各单位需要设置专门的人事档案办公室、保管室等，同时要统一配置人事档案管理专用电脑、保密设备等软件设施，便于工作的开展。最后，加强档案管理智能化和信息化。在档案管理工作中，要将传统管理与互联网信息化管理相结合，打造智能管理模式。例如，借助计算机做好电子档案的登记、保存、查询等工作。需要注意的是，在利用计算机等电子设备的同时，也要及时学习和掌握相关网络安全知识，加强档案管理的安全性和保密性，通过智能管理模式，既可以提高档案管理工作的安全性和完整性，又能够有效提高档案管理工作效率。

2.2 改变传统观念，高度重视档案管理重要性

管理的严格程度是自上而下的，因此事业单位领导对于档案管理的态度直接决定了档案管理工作的优劣。想要真正做好档案管理工作，有关领导需要转变自己的观念，充分认识到档案管理工作对于事业单位人员管理的重要性。不但要将其纳入正常的工作之中，还应该将其与绩效进行结合，对档案管理人员以及涉及的档案所有人进行震慑，使其能够认真的对待档案管理工作。与此同时，还应该加大对档案管理的投入力度，不断引进更好档案管理设施，确保档案管理的高效性。有关领导应该定期的进行检查，考察员工是否认真对待档案管理工作，避免出现档案管理工作疏忽、敷衍的情况，还需要做好员工的思想工作，使其能够认真的配合档案管理工作。

2.3 配备专业档案管理人员

一是配备专业的档案管理人员。人事档案的分门别类、信息化录入、更新等工作，需要耗费大量的时间和精力，才能做到细致、规范化和专业化，同时也是一项延续性工作，因此必须配备专业的档案管理人员。二是提升档案人员的素质。人事档案管理人员的素质将直接影响到人事档案的开发利用，因此提高档案管理人员的专业素质非常必要。通过“请进来，走出去”的方式，加强交流培训，通过培训提升其业务能力和综合素质，为工作顺利推进提供有力保障。

2.4 针对人事档案管理制度进行不断完善和优化

人事档案管理工作所涉及的内容十分繁杂，为管理人员的工作带来了很大的难度，所以要注重档案管理规章制度的建立健全。首先，要结合实际情况确立相应的管理制度，使管理者能够对人事档案进行更有针对性的管理，对信息档案进行收集、整理、移交、利用等通过操作更有章可循，有条不紊。其次，对相关制度进行进一步健全和完善，同时，定期或不定期的对档案管理者进行考核，针对其业务能力和职业素养进行综合性的检验和考核。最后，贯彻落实奖惩责任制度，不定期的对管理工作者的实际工作进行严格审查，包括档案管理登记情况、是否丢失和擅自修改等，对工作失误者给予责任追究处理。

2.5 完善人事档案全文数据库建设

推进人事档案管理工作信息化进程，纸质档案的数字化，利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术，将不易保存的纸质档案转变为PDF文件、电子照片等形式，再用微机进行全面整理，按照相关分类进行保存，完善相关信息，利用微机中的“关键字、年份或分类”检索、查询等功能，实现查询档案的智能化。通过人事档案数据库的建设，实现人事档案纸质化和数据化同储存、同管理、同利用。

3 结语

总而言之，通过上面的分析，我们能够看出，国家在各项事业的发展过程中，对于事业单位人事档案管理工作提出更高的要求和标准，而人事档案管理工作的完成程度，能够更有效的体现出事业单位人才队伍建设情况，对提升整体的人员素质有着积极作用。事业单位在人事档案管理工作的推进过程中，尽管面临一系列的问题，但经过相关人员的有效处理，并提出更科学合理的对策建议，一定能够使人事档案管理工作实现良性发展，为社会和人民作出应有的贡献。

参考文献

[1]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015，8（13）：179.

[2]翁颖群.当前事业单位人事档案管理的几点建议[J].江西建材，2017，8（3）：286-287.