新技术在事业单位人事档案管理中的应用研究

任丽琴

摘 要：档案管理是当前企事业单位以及各种组织机构运转的中枢核心，档案管理作为事业单位的信息管理中心、信息处理中心以及信息交流中心，有着不可忽视的重要作用。随着科技的不断发展，电子信息技术以及互联网的普及，信息的收集处理更加的多元化，信息的来源和产生更加多变。相较于传统的人事档案的收集与归档，新时代的事业单位档案管理工作，需要面临更多的挑战。为了确保事业单位各部门工作效率和质量，人事档案的收集与归档工作需要我们从各个新切入点入手，加强人事档案的收集与归档工作的效率。

关键词：事业单位;人事档案管理;应用

如今，社会主义市場环境已经逐渐稳定。在市场经济环境下，竞争是发展的推动因素。事业单位与一般的市场主体不同，它是指由政府利用国有资产设立的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。事业单位接受政府领导，是表现形式为组织或机构的法人实体。所以事业单位具有一定的社会公益性和国家性的基本特征。在市场经济环境下，事业单位也受到来自行业内外的竞争。事业单位的发展以及其职能的实现，都要求事业单位做好内部管理工作，提高核心能力和核心竞争力。事业单位人事档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，是事业单位对人才信息管理以及人才管理的重要途径，在以人为核心的发展理念中，做好事业单位人事档案管理工作，具有重要的意义。以计算机技术为基础的现代新技术，内容丰富，具有较强的适应性，广泛应用于各行各业，更成为行业发展的重要基础。可以说，在现代社会环境中，新技术已然成为行业发展和竞争的关键因素，在事业单位人事档案管理工作中，新技术的应用也成为基本趋势。具体而言，新技术在事业单位人事档案管理中的应用价值有哪些，当前新技术在事业单位人事档案管理中的应用现状是怎样的，在事业单位人事档案管理中，又该如何更好地应用新技术，是本文研究的主要内容。

1 事业单位档案工作概述

档案工作对事业单位的管理决策、各部门日常工作开展以及员工个人都有非常重要的意义，依据相关法规和管理制度归集整理和存储的档案资料，完整的记录和见证着关于单位或个人的发展与成长历程。首先，档案资料中关于事业单位参与过的所有重大活动和相关决策执行过程的详实信息，从中可以查询到对目前的管理工作有应用价值的资料，对事业单位在新时期的管理运行中做出科学的决策非常重要。其次，事业单位各部门日常工作中形成的重要文件也都会依据相关规定存档，而对于这些包括重要工作部署文件、合同等的档案资料，现有的工作人员会基于工作需要进行查询[1]。最后，在事业单位的档案中还包括涉及到所有相关员工的个人信息，而这部分档案对个人而言具有重大影响，在办理很多个人事务时都需要用到这些信息。因此，档案工作需要一方面按照标准流程和规制要求做好建档归档工作，另一方面面向各方面的需求提供有应用价值的档案信息服务。

2 当前事业单位人事档案管理工作的现状

2.1 事业单位人事档案管理工作缺乏信息化管理

随着科技的不断进步，电子信息技术以及互联网的大量普及，越来越多的行业开始与信息技术相互结合。在目前的档案管理领域，很多的事业单位在信息化上还才刚刚起步，大部分还是以纸质档案为主，电子档案很多时候并不完全和充分。信息化技术给人事档案管理工作带来了极大的便利，但是如果不能正确的运用反而会给档案管理的相关工作带来不必要的麻烦。

2.2 现有服务和管理方式缺少人性化元素

人性化管理理念之所以能够从企业管理引申到其它领域，根本原因在于其精准的把握了人这一管理中最关键的要素[2]。无论是企业、事业还是其它组织机构，只要涉及到管理便离不开人的元素，只要准确掌握人性化管理的精髓，便能在所有性质的组织机构管理中形成更加和谐、高效和充满创造力的氛围，让所有牵涉其中的人都能展示自己最优秀的一面。而现有的事业单位档案管理无论是服务还是内部事务管理都缺乏人性化元素，体现为员工感受不到工作的价值和意义，而用户在寻求帮助时得不到良好的体验。

3 事业单位人事档案管理工作的相关措施与办法

3.1 将电子信息技术与事业单位人事档案管理工作相结合

当前社会是信息化的社会，电子信息技术发展十分的迅速，人们成产生活的各个方面都离不开电子信息技术的支持，电子信息技术因其强大的便捷性为人们的生产生活带来了极大的便利与革新。现代电子信息技术的独特性质可以高效地完成信息的传输、处理与存储工作，将当代的电子信息技术与事业单位人事档案管理工作相互结合，可以科学有效地提升事业单位人事档案管理工作的效率。在实际运用中，我们可以积极建立属于事业单位独立的人事档案收集与归档的网络平台，将事业单位人事档案管理工作在网络上进行，提升数据传输的速度，加强事业单位人事档案管理的效率。

3.2 提高新技术在事业单位人事档案管理中的应用专业性

提高新技术在事业单位人事档案管理工作中应用的专业性，就是要充分分析新技术的具体特征，并结合事业单位人事档案管理工作的实际情况，把新技术的优点用于开展和规范事业单位人事档案管理工作。比如，现代信息存储技术，其优势就在于大数据存储和分析，该技术可以应用于人事档案管理工作中的电子信息存储方面。总之，不同的技术，有不同的特征优势，要注重对技术的分析，这样才能实现事业单位人事档案管理工作对新技术的应用专业性。

3.3 以人性化管理提高档案工作质量和效率

人性化管理理念下构建的管理体系能够让内部工作人员基于共同目标和价值观形成创新的动力。在实现自我价值和团体战略目标的感召下，自觉的专注于提升个人业务素养[3]，从而让企事业单位等组织机构的运转更加高效，产出的产品和服务也被赋予了更高的价值。因此，首先要重构事业单位的档案管理工作体制，基于人性化管理理念为员工创造更好的工作条件，运用完善的激励与考核制度促进其提升档案管理能力，并且为其提供交流学习和接受专业化培训的机会，提升档案管理的工作质量。其次，打造充满人性化元素的工作和服务环境，从而让内部员工与前来寻求帮助的用户在良好的氛围下进行沟通互动，提升事业单位档案管理服务的品质。

3.4 对档案工作进行技术创新

通常人们很难把档案与信息联系到一起，但档案管理的实质就是对信息的采集和管理，其工作流程与现代计算机应用技术中构建数据库的原理极其近似，都是对信息的收集、识别评价以及归集存储，以便使其在不同领域的生产与创新活动中体现价值，因此现代科技在档案工作中大有可为。所以，应利用这些技术构建信息化的档案管理平台，从而能够基于互联网为单位内外所有相关人员提供服务，提升用户体验并体现出人性化的理念[4]。

4 结语

综上所述，人事档案管理在当前事业单位中有着不可忽视的重要作用，我们在实际的运用过程中，要充分重视人事档案管理的相关工作，规范相应的档案管理标准和流程，使人事档案管理在事业单位中发挥相应的作用。

参考文献

[1]王鹤鸣.新技术在事业单位人事档案管理工作中的应用有关问题探讨[J].黑龙江史志，2016（11）.

[2]李向伟.事业单位人事档案管理工作有关问题探讨[J].东方企业文化，2016（23）.

[3]姜庆红.浅析事业单位档案工作中的人性化管理方法[J].人才资源开发，2018，387（24）：21-22.

[4]佚名.事业单位档案工作中的人性化管理方法浅谈[J].才智，2018（26）：218.