浅谈无纸化办公对提升档案管理效率的思考
2019-12-13姜新
姜新
摘 要:新时期下,随着我国信息技术和网络技术的蓬勃发展,其已经在诸多领域实现了广泛而深入的应用,并且取得显著的应用效果,改变了人们的生活、工作以及学习习惯,尤其在办公领域的应用,对实现无纸化办公起到推动作用。本文主要针对无纸化办公对提升档案管理效率进行分析和探究,希望给予我国相关行业以些许参考和借鉴。
关键词:无纸化办公;档案管理;效率提升;分析
在我国经济发展新形势下,档案管理的重要性和作用性日益凸显,随着信息技术和网络技术的发展,办公无纸化已经成为行业发展必然趋势。无纸化办公可以改变以往档案管理以纸质文件为主的局面,提升管理效率和质量,为使用者提供更大的便捷。因此,针对无纸化办公对提升档案管理效率进行分析和探究,对促进我国档案事业的可持续发展具有现实意义。
1 无纸化办公概述
办公自动化系统起源于欧美发达国家,其以通信技术、计算机技术和网络技术为支撑,通过人机综合系统可以有效提升工作效率,其属于一门综合性技术,是对以往办公方式的革新。
无纸化办公以工作流概念为基础,通过对电子文件的处理和浏览,改变以往以手工为主的工作流程,可以促使单位人员快捷以及方便的共享信息,将电子文件快速送达到指定对象或者位置。在对电子文件的处理、浏览以及传递中,以OA系统为支撑,整个过程忽视了文件的回收保存、手工分阅和打印装订环节,真正实现无纸化办公。无纸化办公不仅可以节约打印设备和办公纸张的消耗,还能够将人员从以往的劳动方式中完全解放出来,节约单位的财力资源、物力资源和人力资源。
无纸化办公以OA系统为核心,将以往的纸质文件转变为电子文件,并且将电子文件储存于计算机设备、光盘、磁盘、云盘等载体中,利用通信网络进行文件传递。档案管理作为各个单位企业日常关键的主要内容,实现无纸化办公可以对档案资源进行合理分类和科学保管,不仅可以提升管理效率和质量,还可以为使用者提供便捷,对发挥档案资源的作用和价值具有重要意义。
2 无纸化办公下档案管理中存在的几点问题
第一,缺乏信息化管理意识,当前,部分档案管理人员受到固化思维的影响,在开展档案管理中依然以纸质资源为主,没有充分利用信息技术,甚至存在排斥和抵触心理;第二,无纸化程度不高,随着我国积极提倡无纸化办公,但是公文处理机制和工作流程尚未完善,很多工作程序依然需要人工处理,导致大量管理资源浪费,档案收集、整理以及归档程序较为繁琐;第三,电子档案资源在保管过程中存在一定的安全隐患,受到诸多因素的影响,容易出现丢失以及损坏等问题。
3 实现无纸化办公提升档案管理效率的相关措施分析
3.1 转变思想认识
在我国经济发展新形势下,信息技术已经在办公领域中获得广泛应用,并且取得显著的应用效果,但是受到固化思维的影响,一些单位和档案管理人员对其缺乏正确认知,不利于档案效率的提升,因此,单位需要加大内部宣传,促使管理人员转变思想认识。首先,单位要定期组织管理人员开展信息技术培训,并且将无纸化办公作为重要内容,引导管理人员在开展档案管理中充分利用信息技术和相关设备,提升管理效率;其次,在内部开展宣传教育,促使广大员工认识到无纸化办公的重要性,并且主动配合档案管理人员做好各项工作,将电子文件作为档案资源的重要形式;最后,细化无纸化办公实行目标,并且将其落实到具体岗位中,调动广大人员应用信息技术开展档案管理的热情。
3.2 构建档案系统
无纸化办公以OA系统为支撑,不同岗位、不同部门以及不同单位对系统功能需求也存在一定差异,因此,在开展档案管理中,需要结合档案管理工作的特点,构建档案OA系统。首先,单位要从全局为立足点,综合考虑运行环境、技术条件、经济效益和管理效率等因素,对各种实施方法和信息技术的利弊进行分析,优化整合技术资源,构建档案OA系统;其次,在进行系统构建中,单位要综合考虑档案部门、业务部门和信息部门的需求,开发以及完善OA系统的各个功能板块,实现档案电子资源从收集到归档的一库式管理;最后,为了切实提升档案管理效率,单位需要对系统操作流程进行优化和规范,提升档案保管质量和归档效率,并且要求所有人员按照既定的流程操作,严禁出现违规行为,进而对档案质量和管理效率带来负面影响。
3.3 完善管理制度
在无纸化办公背景下,以往纸质档案管理制度虽然可以在电子文件的保管、整理以及收集等方面适用,但是由于文件载体和保管方式出现了变化,单位需要对档案管理制度进行优化和改进。首先,要结合现有的行业标准,对电子档案资源的形成、积累、收集、鉴定以及归档的全过程进行监控和管理,确保档案管理的连续性和实效性;其次,进一步明确各个部门和具体岗位的任务和责任,从规范岗位责任为立足点,进一步完善、补充以及修改管理制度;最后,在生成电子档案资源后,需要结合其特点制定各项操作制度、查阅制度、管理制度以及归档制度,提升制度的针对性和可行性。
3.4 档案信息利用
无论是电子档案还是纸质档案,利用是其体现自身价值的重要途径,单位在电子档案资源利用中,需要提升资源利用效率,并且对电子资源查阅利用开展有效管理。首先,单位要明确哪些档案资源需要保密、哪些档案资源可以公开,保证电子档案在利用中的安全性;其次,构建角色分明、层次分明的资源利用管理机制,科学设置使用权限,并且规范电子档案资源的利用申请程序,实现多级审批制度;最后,规范互联网和局域网档案使用程序,对电子档案和在线查阅进行有效控制和管理,保证查阅环境规范化。
3.5 加強安全管理
无纸化办公虽然可以提升档案管理的工作效率,但是基于互联网的开放性,电子档案资源也存在一定的安全隐患,如果发生档案泄漏、遗失或者损坏等情况,会对单位造成巨大损失,因此,单位需要对电子档案资源加强安全管理。首先,电子档案资源具有较强的特殊性,在档案管理中需要对其进行数据备份,结合档案的重要性引入异地备份方式,保证电子档案的安全性;其次,定期对计算机进行杀毒,安装以及升级杀毒软件,防止木马、病毒以及黑客入侵,导致档案资源受损;最后,规范操作人员的行为,严禁出现违规操作,避免由于人为失误而导致档案数据丢失或者损坏。
4 结语
总而言之,随着我国科学技术的蓬勃发展,无纸化办公已经成为发展的必然趋势,相关单位在开展档案管理中,需要发挥无纸化办公的优势和价值,提升档案管理工作的质量和效率,充分发挥档案资源的价值和作用。
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