新形势下事业单位档案管理的改革研究

李洁

摘 要：新形势下信息技术和计算机技术得到了飞速发展及广泛应用，事业单位的档案管理面对先进技术带来的冲击，传统的管理方式已无法适应新形势下的档案管理发展的需求。因此事业单位档案管理实现规范化和科学化，才能使其管理质量和水平有效提高。本文就事业单位档案管理信息化改革的必要性，以及管理现状进行分析，并对有效提高档案管理质量的改革措施进行探讨。

关键词：事业单位;档案管理;改革措施

事业单位的档案管理模式、人员结构以及管理制度等都随着经济发展和技术更新发生着变化，通过计算机技术的应用，使传统档案管理工作效率得到极大的提升，管理程序大幅度提高。在新形势下，作为公共信息管理中重要载体，档案管理工作面临着新的机遇和挑战，因此加强档案管理改革，对事业单位的发展中发挥着重要作用。

1 事业单位档案管理改革的必要性

目前信息技术在各行业领域得到了广泛应用和普及，在不少事业单位的档案管理中也加强了计算机技术和信息化应用建设，目前传统档案管理方式已不适应新形势下档案管理工作，无法有效解决工作中出现的问题。同时档案管理的作用也因缺乏创新而被制约和低

估 [1]。通过信息技术和计算机技术应用的不断深入，使档案管理的信息化、现代化得以实现，通过信息数据的传递，提供优质检索查询服务，最大化实现信息共享，使档案管理工作的时效性、规划化得以实现，使档案管理数字化建设得到有效促进。因此实现事业单位档案管理能力有效提升，加强档案管理信息化改革措施的研究至关重要。

2 事业单位档案管理现状及存在的问题

1）管理制度不健全。目前在档案管理工作中普遍存在着制度不健全的问题。在档案日常管理工作中虽然建立相应的规范管理流程，但由于缺乏相应的监督制度，对管理工作缺乏明确的监督方法，导致档案管理工作以及人员管理中存在不规范的情况，同时因外部监督以及具体监督措施缺乏，使档案管理中存在较大风险;另外缺乏对档案管理开发重视。目前采用的档案管理制度在档案管理方面还存在着不全面的问题，档案管理主要负责档案收集、储存、整理、转移、复制等工作，对于档案管理的研究和开发却很少有单位予以重视，因此档案管理无法充分发挥其作用和价值[2]。

2）档案管理重要性认识不足。目前在档案管理作为事业单位的内部职能，因无法创造收益，造成普遍存在对档案管理不重视的问题。对于档案管理的认识还停留在简单复制、抄写以及保管等工作层面;相关管理人员对档案管理工作重要性缺乏正确认识，在日常工作中缺乏工作积极性和热情，导致工作效率和工作质量较低，也容易导致工作出现失误，对档案管理工作造成不利影响。

3）档案管理人员综合素质不高、基础设施建设投入不足。档案管理信息化改革中需要具有专业技术能力的综合人才，对管理工作人员的综合素质提出了更高的要求。在学历方面至少具备本科以上学历，同时还需要具备档案管理以及计算机方面的知识。而目前档案管理中存在着相关工作人员素质较低的情况，对于档案管理信息化建设的人才需求无法有效满足。另外由于缺乏足够的重视，基础设施投入方面也存在着不足，在薪酬等方面与管理人员的技能、专业要求不匹配，造成管理人员的主动性缺乏，甚至人才流失的情况。

4）档案资料真实性不足。由于不少单位存在着对档案资料管理不重视的情况，档案管理工作只为了应付各种检查，对档案资的记录和编制具有不规范性和随意性，不少编制人员对具体编制情况缺乏了解，使档案资料编制中存在问题，与实际情况不符，真实性缺乏[3]。

3 新形势下档案管理工作改革的有效途径

1）档案管理制度健全完善。在新形势下事业单位档案管理工作应从建立健全档案管理制度入手，根据行业和国家相关档案管理制度、法规以及规范，对档案业务进行细化、具体化，使工作中混乱情况有效减少，其中主要包括：总则、工作程序和质量要求、工作职责、附录文件等，对档案整编、文件审核、档案信息化、文件收集、档案验收移交、文件归档等流程进行明确规定;通过档案管理制度的完善和落实，使档案管理人员对自身工作职责以及工作流程清晰明确;以涉及多个部门的工作，应加强协调配合，对工作要点进行明确，通过任务落实到具体岗位和责任人，提高管理人员的责任意识，对考核机制进行建立和完善，使管理人员的工作积极性得以激发，使管理工作效率提高。转变传统的档案管理观念，坚持科学发展观，以及有效促进事业单位发展的理念，加强管理制度严格落实，在制定和建立适应新形势的档案管理制度，一方面需要确灵活性和机动性，有利于管理工作的调整和创新，并提高档案管理人员的工作积极性，使管理质量和水平提高;另一方面加强档案管理的安全性。随着计算机技术和网络信息技术的应用，信息安全问题也成为了需要加以重视的问题之一。通过健全和完善信息安全管理制度，使信息电子档案以及其他相关资料的安全性得到有效保障[4]。

2）档案管理人员专业素质提升。针对事业单位档案管理中存在的人员专业素养较低，工作中缺乏重视度和积极性的情况，应从提高相关管理人员综合素质出发。随着网络技术和信息化技术发展和广泛应用，事业单位档案管理工作也应加强研究和开发，同时只有更多高素质，专业人才才能更好地推动档案管理研究工作。因此档案管理工作为了满足新形势下管理工作的发展需要，应对档案管理人员学历、专业能力以及知识结构等进行提高和调整，可以从提高管理人员福利待遇入手，对高素质人才进行引进，以及加强相关人员的专业技能培训，通过培训计划以及培训考核体系的构建，使档案管理人员的工作积极性得到调动;结合工作实践和创新，使档案管理工作人员的整体素质提高的同时，对档案管理人员的知识结构进行有效优化，同时通过加强信息化技术和网络技术相关知识的培训，对档案管理的复合型专业人才队伍进行且建，使档案管理信息化改革速度加快。

3）信息化应用提高。为了促进新形势下档案管理工作的信息化建设，首先应加强资金投入，对陈旧的设备以及落后的管理模式进行彻底地更新和改革，通过更先进的设备和技术手段，促进档案管理工作现代化得以实现，并将档案管理信息化建设落实[5]。除了利用先进设备进行更新以外，还应加强事业单位档案数据库的网络建设，促进信息共享机制的实现，档案管理人员需要不断提高自身专业能力，对档案数据库加强管理和维护，在查询档案时，可通过网络直接进行档案数据的浏览，对传统的查询方式进行改变，使管理人员工作量减少的同时，使档案管理工作效率和质量大幅度提高，使档案管理的时效性更强，同时管理的规范化不断提高，并对档案管理的数字化建设进程有效促进。

4 结束语

在事业单位的发展中，档案管理工作起着至关重要的作用，事业单位的领导以及工作人员首先应提高对档案管理工作的重视度，针对目前信息化建设改革进程中档案管理仍存在的问题，采取积极有效的措施进行解决。为了更好地适应新形势下档案管理信息化改革以及事業单位的长期持续发展，应对档案管理制度进行健全、完善和落实，提升相关管理人员的综合素质和专业水平，使信息化进程得到促进，另外加大档案管理工作的资金投入，对工作环境进行改善，加强信息化技术的应用，使档案管理质量和效率得到有效提高，为事业单位的发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]孟凡宏.新形势下事业单位档案管理的改革研究[J].兰台世界，2017（z1）.

[2]张静.新形势下事业单位档案管理的创新及其改革研究[J].中文信息，2017（5）.

[3]王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理，2017（9）：316-317.

[4]杨玺.浅析新形势下事业单位档案管理的改革[J].办公室业务，2017（7）：103-103.

[5]褚智杰.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].办公室业务，2018.