新时期国有企业档案管理在产权证明办理中的作用探析

周锋华

由于历史原因，国有企业普遍存在土地、房屋等资产产权证明材料缺失的问题，为了保障国有资产安全和保值增值，规范办理土地、房屋等资产产权证明势在必行，而在这过程中，有效的档案管理将发挥至关重要的作用。本文以阳江供电局为例，通过梳理现有档案资料，结合本地区其他档案管理场所获取的关键材料，探索规范、有效的资料获取渠道，补全各类缺失材料，建立健全有关制度、流程，全面规范档案管理，提升资产产权证明补办工作成效，保障国有资产安全。

1 问题和困难

固定资产在生产过程中可以长期发挥作用，长期保持原有的实物形态，其价值则随着企业生产经营活动而逐渐转移到产品成本中去，并构成产品价值的一个组成部分。其中，土地、房产是固定资产的重要成分，土地、房产的管理是企业稳定和发展的重要物质条件，对于国有企业而言，其购建、核算和处置情况都影响着经营活动的开展、经济效益的提高、国有资产的保值增值等方面。而国有企业的土地、房产管理普遍存在管理意识淡薄、产权关系不清等问题，主要表现为：

1.1 土地资产问题

1）部分土地资产性质仍为农业用地，无法办理产权证明。2）政府划拨的部分土地资产缺少资料，权属未进行变更，部分土地遗失接管协议且无其他证明材料，导致无法办理不动产权证明。

1.2 房屋资产方面

1）上世纪建设的房屋手续不全，现在相关部门因缺乏政策支撑而无法补办产权证明。2）房产资料未能完整归档，遗失严重，导致无法找到关于该房产相关办证资料，无法办理不动产权证明。3）当年在政府提供的土地上建设了房屋，按照我国现行的“房地一体主义”产权模式，该部分房屋难以获得产权证明。

2 方法探析

土地房产权属不清，直接导致国有资产完整性难以保障。加强企业土地房产管理，管好用好国有资产，保证土地房产的安全、完整，对促进单位发展意义重大。阳江供电局坚持以问题为导向，按照问题性质采取针对性措施：一是对于历史遗留的产权问题，制定产权证明专项清理的工作计划，从项目档案着手，查找办理产权证明所需材料，最终实现补办产权证明的目标;二是从建立土地房产管理机制、建立全面管控制度，完善项目档案管理工作等方面入手，强化企业土地房产管理工作，落实至新增待办产权证明的项目。

2.1 拟定目标，明确责任

开展资产产权证明补办工作，首先需要确定工作目标，成立工作小组，明确主体责任，制定具体实施方案，建立分工协作、协同配合工作机制，确保各项工作如期完成。

清理工作过程中，工作小组要主动加强与地方党委政府的沟通汇报，充分发挥政府与企业联动作用，请求政府建立绿色通道、制定一揽子解决方案等方式增强办事效率。

2.2 发散思维，多管齐下

1）梳理资料，拓宽途径。对本单位档案室相关文件进行检索梳理，将土地来源材料、用地规划批准文件、建设工程符合规划的材料等作为重要突破口。同时不断拓宽思路，从历年的工程项目档案，逐步拓展到单位收文、契约，甚至照片、报纸或书籍记载。在明确信息载体的查找方向后，采用“走出去”的方法，与规划、国土、住建等政府部门以及城市档案馆等单位进行沟通交流，借助多方的力量查找更多资料，通过相关单位的协助，发现有价值的文件材料。2）保障安全，保证效率。产权相关文件的存放一般都比较分散，每次使用都要分别进行查找，效率低下。因此，可以对文件资料进行数字化处理，根据产权的地址与场所名称进行分类储存。在需要时以数字化文件代替原件，同时对已实现数字化的档案原件妥善保管，非必要时不出库。由此，可以防止档案被反复翻查影响品质与寿命，也可大大缩短档案的查阅时间。3）走访调查，顺藤摸瓜。根據在本单位档案室和规划、国土、住建等政府部门以及城市档案馆等单位查找到的关键材料，选取年份、街道、红线图等重要信息，并向本单位离退休员工和相关业务工作人员了解情况，顺藤摸瓜，回顾当年产权状态，搜集相关资料。4）拼凑线索，相互印证。通过查找以前年度财务档案，查找某些产权是否有完税证明，以此为线索，逆向推导，追查更多产权相关信息。通过翻阅地方志、地方电力志等文献，登录政府信息公开网站等方法，查找出年代久远的一些场所的相关信息，这些信息往往是推进办证工作的重要环节。

2.3 规范管理，消除增量

在办理历史遗留资产产权证明的同时，也要举一反三，做好在建项目的规范管理，避免出现类似问题。1）清查本单位所有在建工程从立项到验收全过程涉及的行政审批、核准、验收等各项手续的办理情况，梳理是否存在手续缺失、可能影响资产产权证明办理的问题。存在问题则要建设单位制定切实可行的整改计划，指导并督促建设单位落实整改，完善在建工程相关手续，对照项目档案归档相关文件的要求，完善前期手续，保证用地预审、项目核准等项目前期手续的完整性。2）定期跟进在建工程项目房屋、建筑物、土地产权证明的办理情况，督促建设单位按规定流程和时限办理产权证明，确保各项在建工程竣工后，资产产权证明能够得到及时办理。

2.4 完善制度，建立机制

梳理现行制度中有关资产产权证明的规定，以杜绝资产产权证明缺失为目标，围绕明晰工作流程、落实责任主体、强化监督检查等管理要求，提出完善管理制度的具体建议。1）信息报送机制。明确各项工作信息报送内容和时间节点，按要求报送信息;工作推进中如发生重大事项，也应及时报告。2）问责机制。对在资产清理工作中存在弄虚作假、组织不力、敷衍清查等问题，导致某项产权证明无法办理、造成国有资产流失或负面影响的，则追究相关人员责任。

3 效果及影响

阳江供电局自2017年启动土地、房屋产权证明补办工作，到2018年底，共补办土地使用权证60宗、房屋所有权证75宗，完成目标的133.7%，取得了良好的经济效益和社会效应。

产权证明办理工作开展后，进一步理清了历史遗留的产权问题以及同类产权问题的办理思路。同时，尽量使用数字化处理的档案或档案复制件代替档案原件进行日常利用，对于一些因重大事务查档或者需要使用真实文件材料办理产权证明等情况下才接触档案原件。在高度重视档案安全问题的同时，结合这些切实有效的措施，平衡了档案实体管理与档案安全之间的关系。

规范档案管理有力推进了产权办证工作，干部职工的管理意识也日益增强，从被动管理转变为主动管理，积极动脑筋不断优化土地房产管理机制，严格落实执行。不论对历史遗留产权的补办还是新增产权的办理，都取得了不俗的成效，为日后产权管理积累经验以及防止国有资产流失筑下坚实的“防护墙”。

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