档案馆接收归档文件的质量

林菁

摘 要：時代的发展也推动了我国档案馆事业的蓬勃发展，为了进一步确保档案馆文件的质量使各单位形成一个统一的标准，必须制定一个科学有效的管理方针。本文笔者就对档案馆接收归档文件的质量进行以下探究，仅供参考。

关键词：档案馆;接收归档文件;质量

档案馆事业的稳定发展是社会经济建设中重要的组成部分，其质量的好与坏会直接影响档案馆整体工作效率和水平。因此，为了能够使相关机关、团体以及所属单位形成统一的档案质量标准，本文就档案馆接收归档文件的质量做出一些分析，希望对相关档案接收人员能够有所帮助。

1 保持卷宗整体

保持卷宗整体是提升档案馆接收归档文件质量的有效方式[1]。首先，档案在进入档案馆之前必须以全宗为基本单位进行整理，要严格按照相关规定分阶段进行移交，同时凡是能够反应相关单位重要职能活动的档案，或者是具有一定科学历史研究价值且需要长期保持的档案，必须对其收集齐全并进一步整理，随后再按照相关规定及时移交给档案馆进行管理。其次，对于那些已经分散的档案切不可将一个卷宗进行人为分割，或者是档案由相关移交单位进行收集整理的也不能人为分割，这样才能科学合理的保持卷宗整体性。倘若仍然需要对某一卷宗的原件使用，或者是需要对某一档案进行存档，应用这些档案的复制本代替原件，而原件应及时妥善的进行集中化管理，从而确保档案馆卷宗的整体性。

2 分类清除标准统一

要想提升档案馆接收归档文件的质量还应科学分类，使档案馆文件管理更加规范化，通常情况下一个全宗案卷应当依照统一的方案进行分类，切不可将案卷资料随意的进行改动，必须结合相关机关单位、团体以及所属单位的实际情况，选择科学合理的分类方式方法对案卷设置类目，而案卷分类的概念也要明确，进一步明确案卷的使用范围且界限必须要写清楚，同时案卷的分类级别也要明确清晰，分类的层级尽量不要过多，这样才能对案卷进行有效准确的分类。此外，还应对移交单位的档案进行分类，它的分类应当采取“年度-机构-保管期限”方法，或者是“保管期限-机构-年度”的方法进行分类，且不可采取文号、级别等分类方法，从而提升档案馆接收归档文件的质量。

3 立卷要求和归档文件整理

档案馆的立卷要求是要保持各个文件之间的历史联系，这样能够方便管理人员使用和保管，可以参照各个文件的构成特点对其进行整理，将文件之间具有相同点或者是密不可分的材料综合整理在一起，也可以参照文件数目的不同，历史价值的不同灵活的进行整理，具体操作步骤如下[2]。第一，相同的案卷问题或者是同一会议的文件正文和附件应确保他们之间不可分割的关系，请示和批复、原件和转发或者是同一个文件不同的稿本，都应保持他们彼此之间不可分割的关联。第二，对那些影片、照片、录音带、录音带等其他相关非纸张题材的档案，应对其进行统一整理、编目，将这些文书档案分别存放，同时还应在案卷的卷内目录上注明互见号，进一步便捷后续查找和保持文件之间的联系。此外，对于电子类案卷也要进行统一立卷，而那些已经分开立卷的文件可以不予重新整理。从而不断提升档案馆接收归档文件的质量。

4 卷内文件排列和编写页面

为了提升档案馆接收归档文件的质量还应卷内文件排列和编写页面。首先，各个文件的排列应当依照一定次序且有条理的管理，尽量保持各个文件之间的内在联系，能够使案卷内的文件形成一个有规律的一个有机整体，例如，可以按照重要程度或者是时间进行排列，再者同一个文件的不同稿本也应对其排列应将正本放在最前面，其他的历次稿件则可以以此进行排列。其次，对于那些有着密不可分关联的文件应将批复放在最前面，相应的请示应放在后面，而正文应也应放在最前面且附件放置后面，同时案卷的原件也要放在后面而转发放置前面。此外，案卷的编写页面不管是单面还是双面，或者是折叠页还是案卷的大小页又可以作为一页编号，倘若卷内只有一件印件且已经有页码，这是应用铅笔对其进行编号，将相应的标识表写在案卷的右上角，而照片或者是图表则可以标注在空白处，从而不断提升档案馆内部文件的质量。

5 填写卷内文件目录、卷末备考表、案卷封面

卷内文件的目录填写应遵循以下几点。第一目录要整洁工整且要填写齐全，文件的标题应简单明白了能够反应主旨，倘若标题不能够确切的反应文件内容，或者是那些根本就没有标题的文件应根据内容拟写标题，但是切不可随意更改或者是简化文件标题，第二对于没有年份标识的文件应及时考察清楚，进一步完善档案馆文件的规范性。而卷末备考表的填写应由整理人签名和填写，对于那些较为重要的文件或者是文件的来源应进行考证，已经损坏的文件应及时查明原因，倘若有特殊情况应及时说明卷内的情况。此外，案卷封面的填写应采取统一的档案盒，要保持文件的坚韧性防止生虫，案卷封面的字迹要整洁工整且清晰，同时案卷的标题也要言简意赅，从而提升档案馆接收归档文件质量。

6 案卷的装盒和文件修复

案卷的装盒和文件修复应遵循以下几方面[3]。首先，案卷在装盒之前应去掉文件上的金属物，以免破坏文件使其丧失使用价值，对于那些已经破损的文件应及时进行修裱，尽可能的使其恢复原有的样子能够发挥作用，还应将不同形式的文件按照年度形式进行归档，不同形式的文件尽量不要放在同一个档案盒里，这样才能确保档案馆文件的质量，使其能够充分发挥作用和价值，其次，保管期限不同的案卷应分开放置档案盒内，切不可将保管期限的归档文件放置在同一个档案盒内，以免对档案馆造成不必要的负面影响，同时不同机构的归档文件也要分开放置在档案盒内，从而提升归档文件的整体质量[4]。

7 案卷的鉴定划分、保管期限以及编写全宗介绍

档案馆接收归档文件在进馆之前必须经过鉴定，要确保文件的历史价值和是否具有永久保存的价值，这是提升档案馆接收归档文件质量的重要环节，倘若文件在进馆之前没有对其价值进行鉴定，会影响档案馆整体工作效率和质量，所以必须在文件进馆前进行鉴定、划分以及保管期限。同时编写全宗内容应包括立档单位成立的时间，也要包括立档的原因和撤销时间，相关文件的义务、性质以及隶属关系，还应包括文件的数量、真实性、完整情况，不同档案的分类原则、整理情况和鉴定情况也要核实，这些环节都是影响档案馆接收归档文件质量的关键因素[5]。此外，还应包括档案文件是否存在损坏、纸张发霉变质等问题，倘若出现以上情况或者是字迹模糊应及时处理，以免影响后续文件资料的使用，从而不断提升档案馆接收归档文件的质量。

8 结语

综上所述，档案馆接收归档文件质量的好与坏直接关乎档案馆工作水平，在市场竞争趋势日益增长的当下要想站稳脚步，必须重视接收归档文件的质量，是提升各级机关、团体以及所属单位科学有效管理的关键，也是提升档案馆整体管理水平的重要环节，从而促进我国档案馆事业蓬勃稳定发展。

参考文献

[1]王勤.规范档案整理 促进档案移交——解读《中央档案馆文件级档案接收质量检查办法》[J].中国档案，2016（12）：29.

[2]邱扬凡. 综合档案馆接收微博信息研究[D].南京大学，2016.

[3]曾庆伟，燕祥君.要确保县级档案馆接收归档文件的质量[J].黑龙江档案，2005（04）：50.

[4]谷海力.高度重视档案安全  切实提升档案功能  刘焕鑫到辽宁省档案馆电子档案备份中心调研[J].兰台世界，2019（06）：161.

[5]黄兰.国外数字档案资源整合对我国的启示——以加利福尼亚州档案馆在线项目为例[J].机电兵船档案，2019（03）：96-98.