新时代加强地质勘查项目档案管理的研究

邓耀梅

摘 要：随着我国综合经济实力不断提升，以及我国在世界经济舞台上占据着重要的位置，为了进一步推动我国经济实力的发展，还要从各个行业入手，针对不同行业的特征，采取相应的措施来推动行业整体向前发展。其中，地质勘测是城市发展必不可少的工作之一，作为广东省核工业地质局档案馆的工作人员，也需要提高对地质档案保管工作的重视，只有完善的保存以往的档案，并准确归档新的地质档案，才能够为地质研究人员提供充足的信息资料，进而提高地质研究工作的质量。但是就我国目前的地质档案管理工作而言，在很多方面仍然存在着缺陷，需要深入研究，并找到根本的原因，以求达到提高地质勘察档案管理工作质量的目标。本文旨在论述新时代我国地质勘察项目档案管理工作存在的问题，以及相应的措施。

关键词：新时代;地质勘查;项目档案管理;优化措施

地质勘查工作，主要是由工作人员以小队为单位，借助专业的勘查仪器到实地进行地质信息采集工作，工作周期时间较长，会采集大量的数据信息，这些信息主要的用途是为之后的地质研究工作提供切实可靠的依据。所以，妥善管理勘查信息的重要性不言而喻，如果地质档案管理工作的质量无法得到保障，一方面会对地质科研工作带来影响，另外一个方面，地质勘查小队辛苦工作的成果也会失去价值。就我国目前大多数的地质档案馆而言，在管理水平和使用效率上还是有一定欠缺，没有完全发掘出地质档案的价值，而和国外一些国家相比，相应的地质档案管理体制也有较大差异，需要提高重视，通过完善档案管理体制，并采取针对性的措施来提高地质勘查档案管理工作的质量。

1 新时代档案管理工作的主要问题

在区域地质调查、矿产资源勘探、探测实验、专题研究等生产技术活动中形成并归档的地质科学技术文件材料。包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。地质档案具有为国民经济有关领域提供基础材料的利用广泛性和地域性强等特点[1]。

新时代背景下，我国地质档案管理工作主要存在的问题有三个，首先是整体工作效率低下，针对我国大部分城市地质档案管理馆工作情况的调查研究报告显示，绝大多数档案馆的工作效率都较低，而且地质档案维护的情况也参差不齐。其次，是档案管理工作模式较为落后，和时代发展需求相悖，整体上还是以纸质档案为主，没有合理的使用计算机网络技术，打造数字化档案管理系统。最后，目前我国地质档案馆的培训和考核体制缺乏完善性，导致档案馆内部的工作人员缺乏积极性，从而导致整个档案管理的工作质量无法满足当地地质档案存储的需求。

2 改善措施浅析

2.1 针对档案馆开展调研工作

针对档案管理开展调研工作，再根据调研结果制定工作计划，是目前提高档案馆工作效率的主要措施之一[2]。

首先，是调研问卷的设计，其内容要包含专业技术、岗位认知、心理素养，以及建议想法等方面，确保从多个角度了解到档案馆每一位工作人员真实的工作水平，以及对待工作的态度。问卷中要充分涉及有关心理学的问题，主要是为了考察工作人员的心理素养是否满足档案馆工作的需求，以及工作人员内心对待工作的真实反应。问卷调研的根本目的是为了分析出导致档案馆管理工作效率低下的根本原因是由于档案馆本身制度的缺陷，还是馆内工作人员自身的问题，也之后准确判断出问题之后，才能够制定出相应的工作改革计划。此外，问卷中有关建议想法的问题，旨在汇总工作人员的想法，作为档案馆管理体制改革的参考。问卷设计是调研工作的第一步，也是最重要的一步，在设计问卷问题的时候需要借鉴国外一些成熟的问卷调查和分析体系，但是问卷中要明确凸显出对地质勘查档案馆的针对性。

其次，在调研问卷设计好之后，要规定相应的评价标准，将问卷中每个模块的分数，转化成对应的文字指标。在专业技术模块，主要是通过工作人员分数的高低，来衡量工作人员专业素养的高低，并按照分数等级将工作人员划分为多个层级;在岗位认知模块当中，主要是通过对工作人员在该模块答题的侧重点上进行分析，总结出每位工作人员对地质档案管理工作最真实的想法，以及馆内所有工作人员岗位认知的一个整体性趋势;心理素养，主要参考相应的心理学量表，对工作人员的心理素养进行考评，并分析出每一位工作人员的心理状态。

最后，是把控调研工作的质量。在开展问卷调查工作的时候，要确保调研工作的覆盖率，确保每一位档案馆的工作人员都参与到调研工作当中，这样才能够保证调研工作具有代表性。此外，还要注重工作人员作答问卷的质量，要向馆内工作人员说明调研工作的重要性，确保其能够按照自己真实的想法填写问卷。而在工作人员填写问卷之前，也要对其进行必要的说明，讲解问卷中模块的设置，以及填写的规范，以便于后期统计工作顺利进行。在所有工作人员作答完毕之后，将所有问卷集中回收，汇总数据，并对得到的数据结果进行分析，得出结论[3]。

调研工作的根本意义在于，通过系统的调查来找到导致档案管理地质档案管理工作效率低下的根本原因，并为后期的工作体制改革工作提供宝贵的意见。和直接采取措施相比较，先进行调研工作有助于保障措施的可靠性，能够更具有针对性。

2.2 加快信息化建设脚步

依靠信息化技术，建立电子档案系统，是有效提升地质档案管理工作的措施之一。随着我国电子信息技术水平的发展，以及人工智能、数字化技术的出现，依靠计算机技术建立一套电子档案管理系统，可以极大提升档案馆原本的工作效率。和传统的纸质档案馆相比，数字化档案馆的优势有三个：其一，一份完整的地质档案包含有大量的纸质文件，需要占据档案室一定的空间，而档案馆储存档案的空间是有限的，所以会出现空间不足的问题。而数字化档案馆是将地质档案的信息录入到电脑上，直接储存到电脑的存储空间之中;其二，紙质档案管理模式中，调研一份档案需要花费较长的时间，而找到一份档案对应的信息则需要翻阅大量的文档，而数字化模式下，查找地质档案只需要在电子档案管理系统上输入文件编号，就可以直接查阅档案中的信息;其三，纸质档案需要有工作人员定期进行维护，才能够保障档案在储存的过程中不会因为储存环境的影响而霉变，尤其是对于珍贵的地质档案而言。而数字化档案就不需要定期进行维护。

建设电子档案管理系统主要分为三步，第一步先要根据档案馆的实际情况，建立相应的档案数据中心和目录中心，确保目录的分级满足档案馆存储档案的现实需求。在此工作阶段要广泛借鉴国外同等级档案馆的经验，再结合自身档案馆的特征制定相应的目录。第二步，要把控系统运行的稳定性。在电子系统组件完成之后，要对系统运行的稳定性进行测试，并对测试结果进行分析，每次测试的档案数量逐级递增，并在最后一次测试将档案的数量提升到档案馆工作状态下的档案数量，当系统出现崩溃，或者漏洞的时候，及时对系统进行修补，并开始新一轮的测试，直到系统的稳定性满足满载工作下的档案数。第三步，对电子档案系统的安全性进行二次优化，由于部分地质档案信息属于国家机密，所以要切实保障系统的安全系数可以保护所有地质档案的安全。要对系统的安全指数进行专业的鉴定，测试在不同的网络环境下，地质档案是否都不会出现泄漏的问题[4]。

2.3 建立健全培训和考核体制

调动档案室工作人员的积极性，是切实提高地质档案管理工作质量根本措施。培训方面，要提高培训工作的质量和频次，加大有关业务能力培训的比重，旨在切实提高每一位工作人员的专业素养。在培训模式上，也可以适当打破常规，营造一种开放式的培训氛围，让每一位工作人员在参加培训活动的时候都可以畅所欲言，进而提升培训工作的质量，此外还要积极邀请国外的档案管理机构进行交流学习，并做出指导性讲解;在开展考核工作的过程中，则要从考核办法和机制入手，要将工作效率值和绩效工资挂钩，进而提升每一位工作人员对于工作的积极性。此外，还要建立必要的激励体制，对年度考核成绩突出的员工而言，给予相应的奖金，并将其纳入管理岗位的备选人员名单。激励体制的出现，可以激发每一位工作人员对档案管理工作的积极性，從而使档案馆整体的工作效率得到加强。

3 结束语

地质勘查档案管理工作的质量需要从多个方面进行把控，任何一个细节没有落实到位都会引起档案管理工作的质量无法达到预期，但是在采取措施之前，先要从思想上进行转变，从档案馆的管理层，再到每一位负责管理档案的工作人员都要提高自身的思想觉悟，要认识到档案管理工作对地质勘查工作的重要性，然后才能够根据现阶段地质勘查工作遇到的问题，逐一分析，并采取相应的措施。在具体开展档案管理工作的时候，要积极利用现代化技术手段，借助电子档案系统，提高档案管理工作的效率。在新时代大背景下，要切实做好每一项档案管理工作，完整把控每一个工作环节，才能够确保档案管理工作的质量得到提升。

参考文献

[1]赵陈贤.信息数字化环境下加强地质勘查项目档案管理探究[J].办公室业务，2019（10）.

[2]莫伟杰.新时代地质科技档案管理工作的发展与创新[J].兰台内外，2019，240（03）：42-43.

[3]尚冠华.加强新时代城建档案管理的几点认识[J].山东档案，2018（4）：67-68.

[4]赖小华.如何加强地质勘查单位的档案管理工作[J].城建档案，2016（11）.