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推动档案的数字化管理和人才服务工作

2019-12-13王爽

卷宗 2019年32期
关键词:电子化档案管理数据库

王爽

做好档案数字化管理和人才服务工作,是识别天下英才而用之的重要保障。近年来,我市高度重视人才服务工作,着力健全人才服务体系,加快人才信息平台和数据库建设。流动人员的人事档案电子化建设,能帮助人事档案管理者,运用先进的信息技术,快速处理复杂的数据,优化管理质量,提高了工作效率,让人事档案管理更加规范化、制度化。当前,大数据、数字化成为时代发展的代名词,信息技术已经被渗透到各行各业的工作管理当中,成为了一种关键性的档案技术。在日常的人事档案管理中,档案信息化不仅能够降低了管理人员的工作量,还能提升档案管理的工作效率,让档案管理工作出现大的变化。然而,机遇和挑战并存,在数字化档案管理中仍然存在一些问题。因此,本文针对这些问题,分析后提出发展建议,希望能够促进数字化人事档案管理的蓬勃发展。

1 当前人事档案数学化管理中存在的困境

就目前而言,档案管理的数字化过程还存在着许多实际问题,下面从以下几方面进行分析展开。

1.1 人事档案标准化存在问题

所谓档案标准化,即是对同类档案按照统一标准进行整理归档,并对其进行执行和修订的过程。在对人事档案进行信息数字化的过程中,为保证信息数字化在保管、传送、利用档案等方面更加规范有效,需制定相应的标准使档案的录入、扫描和归档等过程标准化。目前国内的档案数字化仍需进行优化和改进,其中包括存储档案的系统等基础设施的标准化、档案信息安全的管理标准化、工作制度的管理标准化等方面。再者,提升标准化档案管理不仅能够提升服务质量还能提高效率。

1.2 人事档案信息安全受到威胁

人事档案的数字化减轻查找档案的工作量的同时,也避免了纸质档案在保存和调阅等过程中的磨损和遗失等问题。在如今的电子化档案背景下,人事档案面临着信息泄漏的安全威胁。档案的重要信息有可能会被盗用,部分档案可能会遭受电脑黑客的攻击,且病毒也能对相关数据造成安全威胁。总而言之,现阶段档案信息的管理和保存仍面临着严峻的挑战。

1.3 数字化技术落后

之前查阅档案一般采用原始的手工查看纸质载体的方式,由于每年办理存档、查阅档案的业务量加大,纸质档案不方便查找。在人事档案的数字化过程中,为确保该项工作的顺利进行,以及效率和质量提升问题。需要在信息更新,还有安全管理、档案识别扫描等技术方面,做到与时俱进。因此,更新档案信息化技术,才能满足档案数字化工作需求。

2 档案数字化对人才服务的重大意义

2.1 人事档案数字化有利于招聘

通过档案的大数据获取更广泛的流动人员数据动态,在人才市场的档案数据库里记载着每个流动人员每次工作变动的简历信息,比如在哪个行业、哪家公司供职于哪个岗位,通过人工智能深入的数据挖掘,对流动人员数量、结构、分布、流向等开展统计分析,可以帮助企业人力资源管理者快速筛选、匹配到合适候选人,以及快速挖掘新员工、找到员工上岗,还可以完成初步筛选。

2.2 人事档案电子化有利于人才培训

人事档案的电子化,可以让人才培训趋于个性化和多样化。人事档案电子化技术应用于大数据、互联网领域,管理者可以通过电子数据对员工进行精准分析,以员工为中心,准确识别出每位员工的学习需求和个人定位,制定更加科学合理的培养计划,并且可以为不同层级的员工建立不同的胜任模型,使员工的培训与发展更加贴合实际。

2.3 人事档案电子化有利于人才测评

在职业测评领域,利用人事档案电子化技术对流动人员流向、工作行业、岗位、就职时间等开展统计分析,可对绩效考核、人才培养和选拔以及分类进行研究,改进以前工作中的缺陷。人事档案的大数据技术能采集更多更快更准确的信息,从人事档案电子化数据库中找到隐藏其中的信息,分析决策,得到更快更好的测评,提升测评的效果。

3 完善人事档案数字化管理的建议

3.1 认真做好收集、整理、审核工作

在整理中,务必小心翼翼,不要忙中出错,避免事后核对纠错。做到认真鉴别,分类准确,编排有序,裱糊平整,目录清楚,装订美观。二是对所有人事档案进行档案信息的甄别核实,对每个人的档案卷卷核对,仔细比对,发现缺材料的,采取组织配合与个人查找的方式进行逐人登记、逐条补充。对人事档案中填写不规范、重复装订的材料逐份清理,夯实数字化建设基础,有效提升每一卷人事档案材料的规范性、准确性和完整性。三是对人事档案数字化工作开展情况进行监督检查,及时解决问题并不断探索,建立长效的工作机制,试点以后得以推广,以点带面,推动档案数字化管理工作的全面展开。

3.2 建立健全数据库

一是构建标准化的档案信息数据库,运用身份证号码进行检索与识别,使既有数据如社保数据等可以直接录入到数据库当中。二是完善数据库的前台与后台操作系统,完善前台对档案信息的整理与检索技术;优化后台的监督、核实、比对功能,提升纸质材料与电子材料校对效率,确保档案信息的准确和完整。三是引进新进的信息技术,为档案信息的录入、档案的查阅、信息的更新、备份等提供技术支撑。

3.3 优化质量管理体系

若想完善档案的数字化信息化管理,主要包括前期数据分类处理、中期数据储存、后期数据更新和使用等。对档案进行分类:下岗流动人员档案和学生档案等。除此之外,不仅要对档案合理分类,还应该注意软件、硬件、工作人员和管理制度跟它的匹配。在进行中期数据储存过程中,应该充分发挥技术的作用,利用照相机、扫描仪以及摄像机等设备,将档案进行录入和存储。在后期数据利用上,不断提升工作人员的素质水平,确保数据录入的质量与效率。

3.4 强化档案信息安全管理质量

在推广档案信息化过程中,档案信息的安全管理便成为了档案管理工作中最为至关重要的一环。

工作中严格执行国家保密规定,重视档案安全保密工作,健全人防、物防、技防相结合的档案安全保密防范工作体系;充分运用现代科技手段,不断提高化解风险、防范事故和应急处置的能力,确保档案的绝对安全。

一是严格把控,将档案存储与办公地点互相分开,配备单独档案室和录入室,在工作区域安装高清无死角监控设备,严禁将碳素笔、手机、摄像及移动储存设备等带入工作场所。指定特定的党员签订协议书之后,才能参与档案录入工作,严防纸质档案涂改、撤换,信息录入错误,档案信息泄露等情况的发生。做到交接清楚、登记准确,确保档案在交接过程中不发生遗失等情况。

二是簽订保密协议,与数字化建设公司及参与人事档案数字化建设项目的所有人员签订三方保密协议和承诺书,明确各自责任。

三是严防数据泄露,档案数字化项目现场所有数据接口全部封闭,不能搭建无线网络,统一购买使用国产扫描仪及服务器等设备。首先,管理人员需要对保存档案的设备和系统进行定期的维护,并将存在安全威胁的系统和软件进行清理和淘汰。其次,需要专业的计算机技术人员对设备的运行环境进行检查。

四是加强数字档案的安全管理,建立数据备份和恢复机制,定期备份数据库数据,将备份介质存放在档案库保险柜内。加强网络的安全管理,通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问的措施加强访问控制,加强数据库管理与维护,确保人事档案安全。

综上所述,数字化时代的到来,使得人事档案管理模式发生了巨大变化。在今后的日常管理过程中,管理人员应该不断提升自身的信息技术水平,引进先进的存储技术,确保档案的信息安全,让档案发挥它最大的价值与作用。

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