计算机信息基础中Excel的进阶技巧

周长云

[摘 要] Excel是计算机中最为基础且重要的一项工具，在人们学习、工作以及生活中常常发挥着关键的作用，帮助人们进行统计、计算、处理数据等。在高职院校中，计算机课程越来越受到学校的重视。在计算机信息基础课程中，就存在专门提高学生Excel使用能力的课程，但是很多学生忽略了Excel的使用技巧，仅仅把它当成了一个统计表格。基于此，谈一谈软件Excel的一些进阶技巧。

[关键词] 计算机信息基础;Excel;进阶技巧

Excel电子表格的软件能力十分强大，但是学生对于它的掌握却非常浅薄，在学习和生活中的运用也比较少，因此对Excel的使用技巧较为欠缺。本文将从输入、数据的保护以及一些其他方面来介绍Excel的使用技巧。

一、输入技巧

（一）数字串的输入

在正常的单元格中，当数字的位数达到十一位时，就会出现不同的数字形式，比如在单元格中输入9876543210123时，就会显示9.87654E+12，表示9.87654乘以10的12次方。但是如果想要以数字的形式呈现，就需要掌握两种技巧。第一，可以右键点击相应的单元格，选择“设置单元格格式”，然后单击“数字”标签下分类栏里的“数值”，同时可以在右侧根据数据调节小数位数，最后选择确定即可。第二，可以在输入前先打出一个英语符号中的单引号，这样就会成为数字串的格式。

（二）分数的输入

在运用Excel进行数据处理时，常常还会用到分数，但是分数如何输入单元格中呢？在常规状态下，输入“1/3”会自动转变为日期格式“1月3日”，此时就需要用到另一个输入技巧，在分数前面先输入一个数字字符“0”，然后空一個字符再输入分数，即当你输入“0 1/3”时，就可以把分数输入到单元格中。

二、数据保护技巧

Excel常常用来统计数据和处理数据，这就难免会涉及一些比较机密的数据内容，或者是一些较为重要不可更改的数据，这时就需要掌握数据保护技巧来防止一些重要的数据被他人编辑。一般数据保护分为两种，一种是保护整个电子表格，一种则是保护工作表中的一部分区域。

（一）保护整个电子表格

要想保护整个电子表格不被人查看，可以通过点击“菜单”选项中的“工具”，然后在“保护”一栏的弹出列中单击“保护工作表”，然后设置好自己的密码，即可将整个电子表格完成保护，当需要重新编辑时，再次输入密码即可恢复编辑功能。

（二）保护工作表中的一部分区域

与上述方法类似，需要依次点击“工具”“保护”“允许用户编辑区域”，然后使用鼠标选取相应的区域，此时选中的区域就不能进行编辑和更改操作了。

三、其他技巧

（一）同行数据的快速对比

在比较两列数据时，要想迅速找到前后不同的数字，可以在选中两列数据之后，按快捷键【Ctrl+＼】，此时两列数据中不同的数据就会被选中，点击填充底色为黄色，前后不同的数据就会显示黄色的底色，而没有填充底色的数据，就是前后一致的数据。

（二）合并单元格的求和方式

合并单元格是处理数据或者统计数据时常用的方式，可以让表格更美观和直观，但同时也会造成一些数据处理上的麻烦。比如，在对合并单元格中的数据求和过程中，就会产生一定的麻烦。如果是正常的单元格，在选中该列或者该行数据之后，通过sumif函数，就可以轻松得到求和结果。但是在合并单元格后，该公式便不能使用，需要掌握一定的技巧，才能将求和后的数据填充在合并单元格中。比如在分别计算A2到A4、A5到A8以及A9到A13的数据和时，要求将结果填充在B列的合并单元格中，这时就需要在编辑栏中输入公式：=SUM（A2：A10）-SUM（B3：B10），然后将鼠标光标移至公式后，采用快捷键【Ctrl+Enter】填充，就完成了所有合并单元格的求和。该公式所采用的原理为做差，第一部分内容为A列所有数据的和，第二部分内容为除去第一个合并单元格所在行之后的数据和，相减后即为所求数据和。

（三）中文汉字与英文字符的简易分离

在使用Excel进行统计的时候，有时还会遇到中英文混杂在一个单元格中的情况，如果只有个别几个，在进行分离的时候还比较简单，但是如果存在大量的中英文混合，在进行分离时就需要一些技巧。比如，在单元格A列中为所有的国家中英文名称，要想将其分离，首先将A1和A2中的英文字符粘贴到B1和B2，然后将鼠标放在B3单元格，再使用快捷键【Ctrl+E】即可将英文进行分离;而后可以将A1中的中文字符复制到C1中，鼠标放置在C2单元格中，再次使用快捷键【Ctrl+E】即可将中文进行分离。

综上所述，软件Excel拥有相当强大的功能和作用，为人们的生活和学习提供了便利，学生需要充分掌握其中的技巧，才能更好地使用该软件方便自己，达到事半功倍的效果。

参考文献：

[1]胡文颖.Excel实用技巧集结[J].信息技术与信息化，2018（8）.

[2]王志军.化繁为简的Excel实用操作技巧介绍[J].课程教育研究，2018（3）.

[作者单位]

苏州旅游与财经高等职业技术学校

（编辑：薄跃华）