“互联网+”环境下高职院校档案信息化建设中的问题及对策研究

白茹玉

摘  要：“互联网+”的发展推动了高职院校档案信息化建设，为了适应时代发展以及有效提升高职院校档案管理和服务水平，高职院校的档案信息化建设成为当前档案工作的重要方向，该文以长春金融高等专科学校为例，从档案信息化概念、管理投入、基础设施、专业人才几方面对高职院校在“互联网+”背景下档案信息化建设中存在的问题进行了探讨，并提出了相应的解决策略。

关键词：“互联网+”  高职院校档案  档案信息化

中图分类号：G270.7   文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）10（b）-0079-02

2015年李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，正式将“互联网+”作为引领我国传统行业改革的国家级战略，这一战略对档案事业产生深远影响，我国档案信息化步入新的阶段。为适应时代发展及有效提升高职院校档案的管理和服务水平，如何在“互联网+”环境下实现档案信息化已成为档案部门和檔案人员亟待解决的问题。

1  长金高专档案管理信息化现状及存在问题

1.1 长金高专档案管理信息化工作现状

长春金融高等专科学校（以下简称长金高专）档案室于1978年设立，后成立档案科，隶属于学校党政办公室，2018年设置为档案与数据管理科。该校档案的管理方式主要是由各形成单位、部门自行保存与管理，档案室保存学校部分档案。档案主要分为党群、行政、基建、教学、科研、出版、财会、声像以及实物9个类别，其中教学、科研、基建、出版类多为建校初期二三十年内档案。2018年学校引进档案管理系统，实现办公系统与档案管理系统对接，文书档案可直接归档至档案管理系统，实行档案“双轨制”管理模式。

1.2 长金高专档案信息化建设存在的问题

1.2.1 档案信息化认识不到位

不少高校的管理者和档案工作人员将档案信息化等同于档案数字化，常常混淆档案数字化、档案信息化以及档案网络化概念，认为把纸质档案加工为数字档案就完成了档案的信息化建设。“互联网+”行动计划的概念提出已有5年，但是高职院校对于“互联网+档案”认识仍不到位，对融合目的与意义不明确，纸质档案的数字化加工只是档案信息化建设的基础，档案信息化应该是以数字化校园网络为基础平台，以信息技术为手段，对档案信息资源进行获取、共享、利用，由传统档案管理转变为数字化、网络化、开放化和智能化管理[1]。如何结合“互联网+”环境进行档案信息化建设仍有待深入探索。

1.2.2 基础设施不完善

基础设施是档案信息化的基础，包括如打印机、扫描仪、计算机、服务器等硬件设备、档案管理系统等软件设施以及良好稳定的网络环境。高校档案信息化建设对基础设施有较高的性能需求，既要保证档案数字化质量、电子档案信息的存储容量与交互速度等，又要保障档案信息的安全，基础设施不完善会阻碍高校档案信息化的发展。另外，高职院校受办学规模所限，存在实体档案存储空间不足的现象。长金高专档案与数据科办公室与文秘科共用，档案室共有两个库房，总计不足5m2，计算机、扫描仪等设备无处放置，这对档案的管理工作带来很大不便。

1.2.3 管理投入不充足

近几年高职院校得到了大力发展，学校规模不断扩大，招生人数急剧增加，档案信息资源数量增多，但是档案信息化进程却越来越缓慢，其主要原因是高职院校领导对档案信息化意识不够，在信息化建设和管理上投入不充足。（1）未将档案信息化划入学校发展计划。由于高职院校扩大办学规模，学校领导将学校校区的建设、招生工作、引进先进教学设备、建设智慧校园等作为规划的重点，忽略对档案信息化的建设，导致高职院校档案信息化工作停滞不前。（2）未形成与档案信息化相适应的管理体制。高职院校原档案管理制度主要适用于纸质等实体档案，对于电子档案的移交、整理、归档、利用等流程没有明确的规定。以长金高专为例，虽然该校已初步使用档案管理系统，但目前只有针对纸质档案的管理制度，并且多年来没有完善和修订，其中多条规定已完全不适用于当前的档案管理工作。（3）未投入充足资金。资金缺乏是许多高职院校档案信息化工作面临的难题，以长金高专为例，该校目前在进行新校区的建设，大部分预算经费重点投入校园扩建，档案信息化方面的资金难以保证。

1.2.4 信息化人才缺失

由于待遇、工作环境以及自身发展等问题，高职院校缺少能够适应新时代档案信息化建设的复合型档案人才。高职院校普遍存在档案工作人员专业性不强、专职人员过少、计算机相关人才缺失等问题，未形成专业的档案管理队伍。如长金高专档案与数据管理科共两人，同时还负责办公室其他工作，档案管理方面的工作精力有限。管理人员专业方面，其中一人专业与档案学相关，两人均缺少信息化方面的知识背景，难以跟上新技术发展的步伐。

2  高职院校档案信息化建设对策分析

2.1 建立完善的档案管理机制

高职院校原档案管理机制已不能适应“互联网+”环境下的档案管理工作，建立完善的档案管理机制是档案信息化工作顺利开展的基础。（1）应结合高职院校自身情况，依据国家现有的法律政策，制定符合高职院校档案管理的法律法规，尤其对电子档案的管理、保密、传输等问题建立严格的规定。（2）制定信息化建设方案，高职院校的档案管理人员应对信息化程度较高的学校进行实地调研，通过考察制定“互联网+”环境下档案信息化工作的可行性方案。长金高专由于历史遗留问题以及受资金限制，不能一次性完成档案信息化建设，应将其分为几个阶段进行。建议将“互联网+”背景下的档案信息化工作分为制定法律法规、纸质档案整理、引进基础设施、纸质档案数字化、数字档案管理与应用5个阶段。（3）强化档案管理系统建设，高职院校各部门有各自的应用平台，如教务处的教学管理平台、科研处的科研平台、办公室的公文处理系统、图书馆文献管理系统等，每个平台依据的数据标准和技术标准都不相同，这不便于各平台间的数据沟通，增加了数字档案管理的难度。“互联网+”带来了先进的技术以及网络一切的环境，高职院校应基于数字化技术、数据技术等先进的技术手段，加强档案管理系统建设，规范和统一各平台的数据标准、技术标准，使档案管理平台可与校内其他平台技术对接，解决信息孤岛和数据共享等问题。

2.2 培养“互联网+”思维

笔者认为“互联网+”的核心在于应用技术手段实现数据互联，而档案信息化的目的是使实现档案的管理与利用更加便捷，“互联网+”为档案的信息化带来了先进的技术和网络环境，高职院校档案管理人员应当充分认识“互联网+档案”的意义，培养“互联网+”思维，形成“院院都有档案室、人人都是档案员、个个都为利用者”的大档案工作格局[2]。在档案管理方面，高职院校应结合自身的业务情况，将信息化技术与档案管理深度融合，改變档案的管理方式，提高档案管理的工作效率。长金高专档案管理方式落后，管理责任划分不清晰，应明确各单位档案管理范围，提高各分院各处室对档案价值的认识，在“互联网+”背景下设计档案管理平台，重塑档案管理业务流程，利用技术手段进行档案的著录、归档等工作。在档案利用方面，通过档案管理平台实现档案的网上办理，用户足不出户即可办理所有业务，真正实现档案无纸化管理与利用。同时，开发档案的深度价值，探索“互联网+”环境下档案服务新方式。

2.3 注重档案网络安全

“互联网+”环境下档案网络安全问题是档案信息化的重点和难点，高职院校在信息化建设中要将档案网络安全问题列入新校区建设规划;要对档案管理人员进行信息安全教育，要有严密的权限设置、分配与身份认证，对各类信息要进行安全分级，确定可以公开的范围等[3];要依托网络安全技术加强档案网络防火墙建设，以免出现网络漏洞、病毒攻击等问题;要有数字档案的长期保存意识，对归档的档案及时进行数据备份。

2.4 构建专业人才队伍

随着新兴技术不断发展和升级，信息技术日益成熟，“互联网+”为档案行业的发展带来了机遇与挑战，大数据、云计算、社交媒体、物联网技术、虚拟现实技术以及新兴的档案存储等技术已经在档案行业有所应用，高职院校的档案工作人员不仅要掌握传统的档案管理知识和技能，同时应与时俱进，学习和应用档案信息化相关技术。具体而言，领导应组织档案工作人员参与档案信息化相关技术的培训，提高档案管理的信息化技术水平;合理设置档案专业人才队伍结构和人数，招聘档案专业、计算机技术等相关专业人才;合理设置档案工作人员职称评审制度，提高档案工作人员的晋升机会与工作积极性。

3  结语

高职院校的档案信息化建设与“互联网+”融合是一项系统的工程，是一个长期的过程，信息化建设过程中不仅要解决资金、人员、技术等问题，同时还要结合高职院校自身条件，不断探索“互联网+”环境下档案信息化建设模式和数字档案服务方式，实现高职院校档案的自身价值，更好地为师生、高职教育和社会服务。

参考文献

[1] 魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019（2）：31-33.

[2] 乔硕功，向禹.高校档案信息化建设的实践与思考——以中南大学档案信息化建设为例[J].资源信息与工程，2019，34（2）：193-196.

[3] 郎文香.高校档案信息化建设的制约因素分析[J].吉林广播电视大学学报，2019（3）：122-124.