关于科研项目档案无纸化管理的思考

张小兰 郭剑坤 韩薇 吴咏梅

科研项目档案管理是科研项目管理日常工作的一部分，在信息化时代，科研项目档案无纸化管理是必然趋势。本文从国家政策和电子档案的优点两方面探讨了推广科研项目档案无纸化的必要性，并对科研项目档案无纸化管理提出了五点对策建议：转变传统观念;落地电子签名、电子印章的使用;建立科研项目评审平台;制定科研项目电子档案管理办法;建立科研项目电子档案管理共享服务平台。

一、引言

“科研项目档案”指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。科研项目档案管理是各级科技主管部门和科研院所科管部门日常工作的重要部分。传统的科研项目纸质档案已经无法满足信息化时代的需求，逐年积累的大量纸质文档也成为各级科研项目管理部门的负担，科研项目档案无纸化已成为一种趋势。电子档案因其具有简便、省时、不占用物理空间、易携带等优点，在科研项目档案管理中的地位将逐步提高。本文从必要性和对策建议两方面探讨了科研项目档案无纸化管理的问题。

二、推广科研项目档案无纸化的必要性

（一）响应国家政策的号召

2019年4月26日，国务院发布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国令第716号）。该规定指出应加快建设全国一体化在线政务服务平台，推进各地区、各部门政务服务平台规范化、标准化、集约化建设和互联互通，推动实现政务服务事项全国标准统一、全流程网上办理，促进政务服务跨地区、跨部门、跨层级数据共享和业务协同，并依托一体化在线平台推进政务服务线上线下深度融合;并明確了除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交;符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力]。科研项目管理的服务对象是广大的科研人员，他们所从事的工作决定着我国科技的发展。习总书记曾指出科学技术是第一生产力，创新是引领发展的第一动力。科技工作需要创新，相应的服务也需要创新。科研项目档案的管理也应响应国家政策的号召，推广电子档案，实现一体化在线服务，让信息多跑路，让科研人员少跑腿。

（二）电子档案优点多

科研项目档案采用电子档案相比于纸质档案具有诸多优点，比如，1.科研人员无需跑腿办理纸质材料盖章、提交等业务，只需在办公室通过计算机完成电子签章申请审批并网上提交电子材料。2.电子档案的存储介质为计算机、U盘、硬盘、光盘等，无需占用较大的物理空间，可为科研项目主管部门或科技档案馆节省办公空间。3.电子档案优化了检索途径，查阅起来比较方便，可缩短查询档案的时间，提高科研项目档案管理人员的工作效率。4.电子档案易传输，易携带，方便实现资源共享，可快捷地为异地利用者提供信息服务，不必限定于某个特定的地理位置。科研项目档案在科技活动中的意义重大，不仅能记录过去的科研过程和成果，还能为今后科技政策、计划的制定以及科学研究的开展提供参考。只有将科研项目档案充分利用起来，才能较大化地体现科研项目档案管理的价值。5.电子档案可长期完好无损地保存相关信息，不会随着时间的延长或遭受灾害而被磨损。6.可节省办公资源，电子档案不再需要像纸质档案那样耗费那么多办公用纸，符合绿色办公的理念。

三、科研项目档案无纸化管理的对策建议

（一）转变传统观念

科技主管部门、科研院所科管部门和科研人员应转变纸质档案才具有法律效力的传统观念，逐渐树立电子档案与纸质档案具有同等法律效力的意识。这种观念的转变关键在于社会各级部门认同电子档案的法律地位，比如在巡视、审计等环节认同电子档案，科技主管部门和科研院所科管部门才会无顾虑地只接收科研项目电子档案，如同电子发票得以推广关键在于财务报销采用电子发票得到各级财务部门的认可。

（二）落地电子签名、电子印章的使用

虽然国令第716号明确了电子签名、电子印章的法律效力，但是目前电子签名、电子印章还未广泛应用。国家相关部门应出台具体可操作的实施细则，对于如何申请、审批应有明确的规定，让使用流程规范化。防伪等技术手段也要突破。

（三）建立科研项目评审平台

目前，科研项目立项、结题评审等都有会议评审环节，会议评审时一般会向评审专家提供纸质版申请书、结题报告等材料作为评审参考的依据。如果科研人员不提交这些纸质材料，科技主管部门、科研院所科管部门就得打印出来供评审专家查阅。这样并没有节省资源，只是变更了行为人。这个问题的关键是没有建立专门的科研项目评审平台。会议评审时，相比给每位专家临时配备一台笔记本电脑或平板电脑，打印纸质材料更省事省心。如果建立了专门的科研项目评审平台，并配置相关工作人员管理和运行，科研项目管理人员只需将评审材料线上提交至平台即可。申请书、结题报告是科研项目档案的主体，这部分档案无纸化后将有力推进科研项目档案无纸化的进程。

（四）制定科研项目电子档案管理办法

我国出台了《 中华人民共和国档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》，国家自然科学基金委员会也制定了《 国家自然科学基金委员会档案管理办法》，科技部也制定了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》，但上述管理办法和规定是针对纸质档案的管理，均缺少关于电子档案管理的相关条款。建议在当前管理办法的基础上参考《科学数据管理办法》（国办发〔2018〕17号）制定切实可行的科研项目电子档案管理办法。

（五）建立科研项目电子档案管理共享服务平台

在信息化时代，科研项目的开展逐渐从线下转为线上，科研项目档案的收、管、用也应转移至线上，实现科研项目电子档案的线上共建和共享。国家相关部门应借鉴纸质档案管理的经验，制定统一的科研项目电子档案元数据方案、归档要求、存储策略，设计数据库检索工具，将不同单位的科研项目电子档案连接起来，让社会公众实现对科研项目电子档案的检索和获取。从制度层面和技术层面保障科研项目电子档案管理共享服务平台的建设和运行，让科研项目档案最大限度地发挥其科技价值和社会价值。

四、结语

当前处于快速发展的信息化时代，电子档案是科研项目档案管理的必然趋势。但是传统的科研项目纸质档案管理已深入人心，电子档案的推广还面临很多问题。各级部门需尽快制定相关落地政策，积极探索电子档案管理的新模式，全面提升科研项目档案管理的水平。（作者单位：南京航空航天大学科学技术研究院）

本文由中央高校基本科研业务费专项资金资助，No. NR2018042