浅析如何提高高校办公室档案管理工作效率

摘要：高校办公室档案是档案管理工作的重要组成部分，涉及面广，信息量大。近年来，随着教育体制改革的全面实施，原有的办公室档案管理以不适应时代的发展，在这个信息时代，要重视网络信息技术的应用，强化管理，充分发挥网络信息在办公室档案管理中的功能，才能使办公室档案管理工作更加完善。本文阐述了档案管理工作的现状以及提高档案管理工作效率采取的措施。

关键词：办公室;档案管理;现状;措施

一、高校办公室档案管理工作现状

（一）档案管理意识淡薄，利用率不高

长期以来，档案管理工作在大多数人眼里认为无关紧要，没有认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，这是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。

（二）档案管理人员业务素质不高

现在的高职院校的档案管理人员大多数就不是专业的档案出身，缺乏系统的培训，管理档案的手段就比较落后，严重制约学校档案管理工作的发展。加之领导对档案的不重视，就临时配备或者用教师兼职代替档案管理员。

（三）硬件设施不达标

学校档案应完整的记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但目前很多学校普通存在的现象：一是档案室的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件不符合要求，容易是档案遭受缺失受损。二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。

二、如何提高办公室档案管理工作的效率

（一）健全和完善办公室办档案管理制度

要管理好档案，需要档案室的领导高度重视，有效推动档案管理机制的完善，强化办公室档案管理制度的建设。根据需要，设立专门的档案资料室，对档案进行有序分类，保证其有序地存储，同时，要进行标注，以方便后期进行查阅;在进行存放的时候，不让将其存储在安全性不高的低楼层，要对门窗进行加固，安装护栏，保证存放的安全性。对于内部关键性文件，要进行单独保管，对保密期限进行及时更新。随着存放时间的久远，要进行档案机密程度的调整，根据需要升高或者降低保密级别。对于一些不具有保密性质的文件，要进行及时处理，进行重新存放和标注。对于这些工作，为了强化监督，要两个以上的人员同时在场，达到良好的互相监督。在档案管理的楼层和档案是内，需按照监控器，目的是方便调查。

（二）提高档案管理人员素质

（1）档案管理人员必须要有较高的思想素质和职业道德素质，要做到精通业务。一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识，结合实际，档案人员需学习《档案从业人员必读》、《归档文件整理标准》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等，不断提高了档案人员的专业知识水平和文化理论素养，使档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础;另一方面建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。

（2）强化档案收集  档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管;然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案;再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作。

（3）促进办公室档案管理人员的专业素养的提升。对于办公室档案管理人员而言，要紧跟时代步伐，积极开展相关职业培训，深化对档案管理及保密性的认识，增强思想观念，在一定程度上提升档案管理的水平。对于管理人员，要重视针对保密的法制教育，同时，也要带动企业人员增强对档案管理的重要性的认识，认清其工作的复杂性和艰巨性，对档案管理起到积极的协助和支持的作用。在培训和教育的作用下，增强人员的法律意识和责任意识，在具体的培训中，重视人员专业性的培养，保证管理人员都能够独立开展档案管理工作，明确工作的核心，掌握操作技能。

（三）加强硬软件建设，保证档案管理工作质量

（1）硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

（2）发挥网络电子信息技术在办公室档案管理工作中的作用，实现档案管理规范化。在办公室档案管理中，要充分发挥网络电子信息技术的功能，采用电子化的处理手段，强化对档案文件的管理。这种模式能够实现对档案资料的分类处理，提高档案资料的管理效率，加强资料整理的及时性，方便资料的检索;与传统的纸质文件档案管理，网络电子信息化大大提高了工作效率，同时强化了办公室档案管理工作的精准性。

近年来，我们依照《档案法》《档案法实施办法》等法律、法规，不断强化档案工作，开展文书立卷当年清工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。结合实际，制定了《档案管理制度》，指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。对各类档案的建立，坚持四个统一，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，规范归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架，档案的规范管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。

结束语

管理好办公室档案对单位的其它工作具有辅助作用，所以，完善辦公室档案管理制度，加强办公室档案管理人员的管理意识，实现信息化管理是提高档案管理效率的有效途径。信息网络化改变了传统的办公室档案管理模式，它的出现使办公室档案管理工作更加有序，对提高员工的工作效率也更加有效。

参考文献：

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[2]李养峥.论如何提高办公室档案管理工作效率[J].中文信息2017（12）：21.

[3]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，2005（05）.

作者简介：

谢晓光（1966-），重庆垫江人，学士，副教授，重庆工贸职业技术学院档案科科长，研究方向：机械、土壤肥料。