外贸业务中形式发票相关风险及其规避

盛雪佳

摘要：本文从形式发票的基本理论入手，分析形式发票在外贸业务中的作用与地位，进而明确在外贸业务中正确使用形式发票的重要性;通过收集整理在外贸业务中的有关形式发票出口的隐患的具体案例，重点考察形式发票在具体业务操作中的主要问题，并提出相应的解决对策。

关键词： 形式发票;外贸;问题;对策

形式发票亦称预开发票，是出口商应进口商的要求，将准备出口货物的名称、规格、数量、单价、估计总值等开立一种非正式的参考性发票，也凭此预先让进口方知晓如果双方将来以某数量成交以后，出口方要开给进口方的商业发票大致形式与内容，这是一种简要的货物清单。

一、形式发票的内容与性质

（一）形式发票的内容

在外贸业务中，缮制形式发票一般需具备以下要件：①注明“PROFORMA INVOICE”字样;②出口商与进口商的名称、地址及电话;③形式发票号码与签发日期;④付款条件（大多数业务中，该公司都是以T/T为付款条件）;⑤装运方式及最迟的交货日期;⑥起运港与目的港;⑦成交价格方式（大多数业务中，该公司都是以FOB为成交术语，风险只有在船越过船舷时就可转移）;⑧货物品名与规格;⑨数量;⑩该公司详细的银行资料;该公司合法专用章等内容。

（二）形式发票的性质

根据《联合国国际货物销售合同公约》第十四条第一款规定：“向一个或一个以上特定的人提出的订立合同的建议，如果十分确定并且表明发价人在得到接受时承受约束的意旨，即构成发价。一个建议如果写明货物并且明示或暗示地规定数量和价格或规定如何确定数量和价格，即为十分确定”。

国内观点通常将其分为三个条件：①要约要向一个或一个以上特定的人发出;②要约要表明一经承诺，要约人即受约束的意旨;③要约要具有十分确定的内容。

参考本文上述形式发票所列要约来看，形式发票向特定的进口商开出并写明交易的货物数量及价格，才构成一项有效发价的第一个和第三个条件，但是在形式发票上缺乏第二个“要约要表明一经承诺，要约人即受约束的意旨”条件，因此，形式发票不能构成要约，只能称之为是发盘邀请。但是在大多数的形式发票中，都不存在这一类话语，所以应当慎重并及时避免交易纠纷的发生。

二、形式发票面临的主要问题

在调查中，我们发现某公司多次洽谈后，应一客户支付购货款的要求制作一份形式发票。当时该公司并没有多想便按客户的要求缮制了一票PI，其中简要的说明了货物的信息与金额等方面，之后便发给了客户。在等待客户回复的过程中，银行通知客户信用证已到。起先该公司并没有与客户商量以何种方式作为付款条件，只是一贯使用T/T作为默认付款条件，但之后客户在没有双方协商下就开来了信用证。但该公司在审核信用证时，发现信用证有一条软条款，该公司并不能接受，而且开证行资信等级并不高。于是马上与客户取得了联系，要求改正，后得到反馈，客户可以按照贵司要求删除软条款，但是不能更换开证行，并要求贵公司承担一部分的改证费用。经过不断协商，客户改证两次，第一次删除软条款，第二次延长了交货时间，虽然最后这一单业务顺利完成，但也给该公司造成了不小的代价。公司之后其也进行反思认为，将简单的PI 发出，而后补救的时间远远超过正式做一份销售合同，得不偿失，但也给该公司留下了深刻的印象。在该案例中，该公司其根本在使用形式发票上出现了问题，原因在于对待形式发票出现含糊、不认真的态度，而信用证的条款出现问题并不是由于形式发票的关系，而这个方面可能也会在其他条件下出现该问题，根源就在于该公司没有了解到形式发票的最新发展，对PI认识不足，才最终导致了交易过程的繁琐。现如今，形式发票在实际操作中使用愈来愈广泛，不能因为出现了问题而去全盘否定PI的好处，只要谨慎对待形式发票会遇到的问题，就能防范一切可预知的风险，在外贸业务中实现高效率的目标。

三、形式发票风险防范对策

（一）加强对形式发票的学习

作为一名在校学生，老师通常情况下，对于这一部分的教学会简要带过，教學时间不够，但是实际业务中，运用形式发票还是比较广泛的，因此在教学过程中，我们可以考虑适当增加对形式发票的内容、性质以及可能会遇到的问题等知识，这是正确认识形式发票的前提条件。公司应强化岗前培训工作，大部分的实习生都没有操作过形式发票的实际业务，所以可能会形式发票的缮制有些缺失，因此公司应该对实习生加强培训，也可以利用之前已完成业务的票据进行参考实施，并且多向企业师傅请教。学校与企业加强对其认识，才能充分保证运用形式发票的正确性与高效性。

（二）对形式发票进行统筹管理

①虽然形式发票是一种非正式的发票，但是在该公司的实际业务操作中，却是频繁使用并使用范围广，因而加强形式发票的管理是必须的。在形式发票上所列的信息要全面、真实、并且符合产品的实际情况，防止虚假信息而带来的交易纠纷。②因形式发票为最原始的单据，所以在之后与客户沟通过程中难免会有一些信息或者货物描述的条件需要修改，因而在发票上应当明确写明“形式发票上的价格和交易条件以我方最后确认为准”等语句，规避纠纷。③有些客人因时间急迫，会要求出具形式发票的空白形式，并带有公司专用章，在此之前，需主动了解客户的真实用途，根据实际情况谨慎仔细的开出空白的形式发票。

（三）认清形式发票的本质

认清形式发票是正确使用形式发票的保证，但是本文序言也提到形式发票往往不是一种非正式的发票，它不是合同，更不能代替合同，只是存在一种双方交易确认的开始，以便双方对该合同有明确的了解。它的订立不仅是双方交易存在的证明，更是审核其他单据的依据。它与书面正式合同在内容上也是有差异的，形式发票更加注重简洁与直观性，以简要的方式来表达商品货物的信息，出运条件等主要交易条件，便于客户反复确认与查看;而书面合同更在意的是信息的全面性，合同中需注明明确双方有关货物品质和数量异议、索赔等事项，避免发生不必要的争议纠纷。

参考文献：

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[2]熊志坚.外贸纠纷处理事务：案例与技巧[M].北京：中国海关出版社，2011.

[3]鲁旭.由一则案例看形式发票的风险防范[J].对外经贸实务.2010（02）.