加强完善煤炭企业采购业务内部控制的途径

■王金峰（开滦(集团)有限责任公司物资分公司）

基于市场对煤炭资源的需求量与日俱增，现阶段的煤炭企业发展规模不断扩大。结合具体工作任务来看，采购业务是影响煤炭企业经济稳定运行状态的关键环节之一，通常需要通过严格的监管机制来规范作业流程，保证工作质量。

一、煤炭企业开展采购业务内控管理工作的难点

从实际情况中可以看出，煤炭企业在进行采购业务的内部控制工作时，还存在一些难点问题急待解决，具体包括以下几个方面：

（一）采购流程方面

从采购业务的实际工作内容来看，想要科学有序地开展采购工作，需要从编制物资需求计划开始，经平衡力库确定采购物资品种和数量，预估采购需要耗费的资金，科学合理选择制定采购渠道，审核供货厂商做好寻价、比价评审工作。 所以采购工作的任务量特别大，工作内容复杂繁琐，如果采购计划编制不准确，极易造成物资超储积压，采购资金占用过大，增加企业财务运行的压力。同时，如果内部各个部门之间没有进行有效的沟通协调，也容易引发资金安全风险或生产物资断货事故。

（二）采购管理方面

开展内部控制工作时，必须要建立健全的内部监督管理机制，对采购工作形成有效的约束。而基于市场经济大发展的趋势下现代煤炭企业不断发展进步，传统的煤炭企业采购管理内容和形式已经无法满足企业的实际工作需求，无法发挥出管控工作的实际效果。现阶段，许多管理人员没有意识到对采购业务进行规范化管理的重要性，工作过程中没有形成一套完整的、科学的采购内部控制办法和制度，导致物资采购工作不规范、不科学、不合理，易造成企业采购风险。

二、优化采购业务内部控制工作的方法及管控原则

煤炭企业想要加强采购业务的内部控制工作，就必须要结合自身的发展目标和方向，明确采购管控工作的原则，并结合新时期的社会发展要求，拟定科学合理的企业采购内部控制方案。

（一）人才培训环节

采购业务的内部控制工作需要专业的采购管理人员，新时期的管控工作内容和形式都发生了一定的变化，为了保证管理工作的质量和效率，企业必须要注重于对采购管理人员展开思想教育，让其意识到自身工作的重要性，自觉规范从业行为。同时，应当结合新时期国家对采购工作制定的相关法律规定和管理条例，对采购管理人员开展专业知识和技能培训，安排专家传授采购管理相关知识和操作经验，从而有效提高企业采购管理团队的整体素质，增强采购人员安全风险意识，推动采购工作各项业务流程的高效、有序开展。

（二）规范采购流程

管理人员首先需要关注的是采购工作的流程是否科学规范，聚焦采购风险管控，避免造成企业采购资金的浪费和供货困难。企业要坚持立足实际，结合自身发展需求，优化采购组织结构，规范基层物资需求单位、计划管理、采购管理、到货验收、审计结算、财务收支等 各职能部门的采购业务流程。编制详细的管理办法和规章制度，使各职能部门权责明确，对采购物资执行“四集中、四分开”管理。夯实基层调研和原始采购计划信息收集整理工作，提高实际需求物资计划的及时性和准确性。各职能部门业务分工如下：物资计划管理部对基层需求计划进行汇总审核，做好各基层单位平衡力库，克服各级基层单位物资需求信息不对称问题，通过调拨盘活企业超储积压物资，避免重复采购以降低采购费用。经审核无误的需求计划，依据物料属性形成采购计划并确定采购方式。采购部门加大外部市场调研和供应商实地考察工作，发现甄别出优质和潜在供应商，从而保证采购到质优价廉的产品。计划管理部积极配合到货验收管理部门完成物资验收入库和发放出库工作。审计结算部和财务部积极做好产品出入库后财务和账务管理和采购成本和费用预算和决算。上述各业项采购业务流程需要公司采购管理部门进行层层管理，做到衔接顺畅采购高效，实现降低采购成本服务企业运行，切实规避采购风险。这就突出体现了内部管控工作的重要作用，需要管理人员具备创新意识，能够不断结合自身的工作经验，积极研究优化工作内容和形式的可行措施。

（三）信息化管理工作

我国已经进入信息化时代，在新时代背景下，信息技术的应用优势逐渐凸显。为了提高内部管控工作的整体水平，煤炭企业必须要加大资金技术投入，建立内部的物流采购网络管理平台。将采购业务和其它业务的工作数据及时反映在网络平台上，能够准确掌握数据的变化情况并做出相应的调整。同时，企业需要为内部各个部门建立有效的沟通交流渠道，方便及时掌握资金的使用情况，了解材料的实际库存情况，科学控制好采购物资的种类和数量。基于新时期煤炭企业的发展规模不断扩大，经营项目也在不断增多，给管理人员的日常内控管理工作增加了一定的难度，而应用信息技术进行自动化的数据整理和分类后，就可以有效解决这个问题。然而信息化建设需要企业管理人员立足当下谋划长远，投入人力物力维护信息系统平稳运行，保障数据信息安全。

三、结论

在加强和完善煤炭企业采购业务内部控制工作效果的过程中，企业需要开展人才的培训工作，保证管理人员和采购人员具备专业的工作素养和工作能力，从而为采购工作的顺利开展奠定坚实的基础。同时，内部控制工作需要关注于采购前期的方案制定是否合理，以及采购流程有无安全风险的问题。实际操作中要以信息技术和企业物流网络管理平台为载体，进行智能化采购内部管控工作，从而提高煤炭企业采购效率和效益。