财务档案管理的问题及完善对策

■刘媛媛（靖宇县审计局）

随着企业的不断发展企业内部对财务管理方面也越来越重视，尤其是近年来很多企业都在开始关注企业财务档案管理工作，也在逐渐的开始落实，但是由于受多种原因的影响，落实的效果并不理想，还存在着很大的完善空间。

一、财务档案管理工作中存在的问题

（一）财务档案管理意识相对薄弱

现阶段很多企业的会计人员对于财务档案管理工作和会计工作的界限没有清楚的划分，甚至认为二者的工作性质一样，没有清楚地认识到财务档案管理工作的重要性，因此在工作中没有做好公司财务方面的档案管理，导致公司相关的财务信息丢失等问题的发生，给公司的日常运营以及未来的发展都造成了严重的阻碍，甚至造成巨大的经济损失。

（二）缺乏健全的管理制度

在企业中具备一个健全的财务档案管理制度以及相应的科学管理方法是维持档案管理工作正常进展的关键，但是大部分的企业并没有具备健全的财务档案管理相关体系和制度，不仅缺乏细节具体的财务档案管理操作流程，甚至连财务档案管理工作的基本轮廓也不够完整，导致在企业实际的财务档案管理过程中工作流程比较随意混乱，对于各类财务资料的管理也不具备系统性和规范性，不仅财务档案管理工作中常常出现问题，而且发现问题后找不到相关的负责人，大家相互推脱责任的现象屡屡发生，不仅不利于企业资金的合理化利用，同时也会影响企业的经济效益[1]。

（三）财务档案归档不规范，缺乏完善的基础设施建设

目前在多数企业的财务档案管理工作中对于各类财务信息的归档都存在严重不规范的问题，很多财务档案管理人员只是进行财务凭证的收集以及相关账表的制作，但是对于企业的合同以及企业的资产评估等等资料都没有列入到企业财务档案管理中，所以对于目前的企业财务档案管理工作中还是无法实现对于企业财务信息的全面归档和管理。而且在现有的归档资料中企业内部也没有给出相应的管理措施，导致这些资料在管理中也常常出现问题。

另外，现在多数企业并没有根据企业财务档案管理工作的需求而成立专门的资料存储室，在财务档案管理工作的基础设施上还比较匮乏，也没有相对专业的人员专门负责该项工作，多数都是由会计人员兼职完成。即便部分企业设有独立的财务档案存储室，但是应为疏于管理，内部安全保护措施不到位导致档案信息受损甚至丢失。

（四）财务档案管理人员素质有待提高

在财务档案管理工作中财务档案管理人员自身的工作水平以及素质对工作的顺利开展有着很大的影响，但是目前多数的企业中在财务档案管理工作上并没有专门聘请专业人员来负责，多数都是选用兼职人员或者直接有会计人员担任，这样就会使档案管理人员因缺乏基础的财务档案管理知识和相关的业务水平无法满足现阶段财务档案管理的需求，导致最终的财务档案管理工作无法顺利进行。

二、做好财务档案管理工作的相关对策

（一）加强财务档案管理意识

要想能够更高效的落实企业财务档案管理工作，首先必须要在意识层面上了解档案管理工作的重要性，以及财务档案管理工作对于企业日常的运转以及未来发展中的重要作用。所以企业应在内部加强对于财务档案管理工作的宣传，从而达到企业全体员工都能意识到财务档案管理对于企业的重要性。（1）企业的领导要充分认识到财务档案管理工作的重要，领导的高度重视才能在后续的工作开展中给予更大的支持，并能够在企业中起到带头作用给员工做个好的标杆；（2）财务档案管理人员自身更高充分意识到自己本职工作对于企业发展的重要作用，从而在工作中做到谨慎小心；（3）企业的全体员工都应做好财务档案管理工作的监督工作，从而保障企业财务档案管理工作的顺利进行。

（二）建立完善的财务档案管理制度

企业中任何一项工作的进展都离不开相关规章制度的约束，只有在科学合理的制度下进行工作再能保障工作的可持续性以及有效性，企业财务档案管理工作也是一样，必须建立符合本企业财务档案管理的相关制度才能促进财务档案管理工作的顺利进行和持续管理[2]。在实际的财务档案管理工作中所涉及到各个方面的信息内容非常繁杂，这也给财务档案管理工作带来了一定的难度，所以企业更应该制定完善的财务档案管理制度来进行相关工作程序以及工作内容的规范，让财务档案管理工作能够有序的进行。对于财务档案管理人员的工作必须进行岗位责任制，将每个岗位的工作内容和所承担的责任都进行明文规定，同时也要将工作的具体流程进行细分，以此来避免问题出现时大家相互推脱责任的问题。在国家相关的标准下来进行财务档案管理工作中的档案收集、整理以及移交和归档等方面的具体内容的工作制度的制定。

（三）加强档案的归档处理以及基础设施的建设

上文已经提到在目前企业财务档案管理工作中涉及到的资料信息种类多内容杂，所以必须将档案归档进行规范化，根据企业的实际情况来给财务档案归档进行合理的分类。通过使用计算机技术进行网络财务档案信息库的建立，将书面形式以及音像形式存在的财务信息都进行数字化处理，以电子版的形式进行存储归档。在互联网的财务档案数据库中要将财务归档内容进行完善，做到企业财务信息全面管理，并根据不同性质的资料进行电子档的细化分类，使企业财务管理工作能够向信息化数据化的方向发展，从而方便财务档案的管理，提升财务档案管理的工作效率。

另外要加强财务档案管理的基础设施建设，加大财务档案管理方面的资金投入，引进先进的管理设备，尤其是在管理信息化方面应该更多的引进信息化的设施来促进管理向信息化发展。在档案管理信息化发展的同时也不要忽略传统的纸质档案的存储管理，企业应该单独设立一个财务档案存储室，并配以单独负责人进行管理，内部的安全防护措施要做好，保持室内清洁干燥，做好防鼠防虫处理，以免纸质资料被虫鼠要坏造成信息的丢失，另外要配备灭火器以及干燥剂等防护措施以备不时之需。

（四）加强财务档案管理人员的素质培养

提高财务档案管理人员的素质和工作能力可以快速的提高财务档案管理工作的效率和工作质量，所以企业在进行各项管理制度的制定以及基础设施完善的同时也要加强对于财务档案管理人员的素质培养。（1）企业必须在财务档案管理人员的聘用上进行严格的筛选，选用具备较强管理能力以及具备较高的职业素养的人才来担任此项工作，在入职前要进行相关法律方面的教育，以防止因为不了解法律而在工作中做出违法行为；（2）企业要定期进行财务管理人员的能力培养，一方面要学习其他企业优秀案例来不断的完善本企业的财务档案管理工作，另一方面要学习先进的管理技术，从而借用先进的技术来不断的提高财务档案的安全性和管理的效率；（3）要加强对财务档案管理人员的业务考核，定期考核并根据存在的问题进行研究从而达到解决问题的效果，对于工作中出现严重问题的人员也要给予相应的处罚，制定相应的奖罚机制来约束管理人员的行为，使他们能在工作中更加小心谨慎和不断创新[3]。

三、结束语

目前财务档案管理已经成为企业经营管理中必不可少的一项工作，而且对于企业的运营和发展有着至关重要的作用，为了确保财务档案管理工作的顺利进行以及管理工作的有效性，必须对财务档案管理的相关制度进行完善以及提高管理人员素质等等，只有不断的发现工作中的问题并采取相应的完善措施才能使财务档案管理在企业的发展中发挥出应有的作用。