浅谈地方高校会计档案管理

2019-12-09王艳山东医药技师学院

营销界 2019年29期

关键词：会计凭证凭证财务会计

■王艳（山东医药技师学院）

一、前言

地方高校的会计档案是反映高校各种经济运作的载体。包含记录与经济活动的收入和支付有关的所有原始材料，涵盖从招标，合同签订，付款，验收等整个经济业务的过程。

二、高校会计档案管理工作的特点

会计档案是财务会计工作的重要组成部分，具有以下特点：

（1）重要性。高校的会计档案包括会计凭证，总分类帐和明细分类帐，决算，银行对帐单，薪水清单和其他财务会计资料。它们是重要的原始经济材料，并且是每项特殊检查和审核工作的主要验证和判断依据。经济决策的重要参考资料具有重要的保存价值。（2）专业性。财务会计档案是根据收支单位的财务会计制度和有关财务管理方法确定的辅助材料，包括招标档案或相关批准档案，收付合同或协议，发票，清单，银行收据和付款凭证以及补充说明材料。（3）唯一性。财务会计档案的原始收支信息，包括合同，发票和签字表，是唯一且不可替代的。（4）保质期限长。由于财务会计凭证的重要性和不可替代性，根据《会计档案管理办法》的要求，会计档案的保存期分为永久性和定期性，至少10 年，最多30 年，所有单位都应严格遵守。

三、存在的问题

（一）学校领导层不够重视

领导的支持是高校会计档案管理的关键。尽管近年来档案管理在学校中变得越来越重要，但在实践中，受传统教育理念和专业背景的影响，学校领导者的工作重点通常是教学和研究。仍然有许多学院和高校进行档案管理。领导人对此没有给予足够的重视。没有指定的学校级领导亲自负责学校的档案管理工作，更不用说会计档案管理工作了，而是由有关部门的领导组织和协调的，导致缺乏系统的权威性工作。

（二）存储保管方式单一

电子档案缺乏标准化的管理模式。目前，高校财务会计档案的存储方法主要是基于纸质档案的存储，并辅以电子数据。会计档案的存储占用大量的存储空间。纸质档案必须按照《档案法》规定的相应存储条件进行存储。因此对硬件环境也进行了相应的修改，从室内温度，湿度，火灾，虫害控制等方面进行了改造，花费了大量的人力和物力。而且大多数学校还没有进行电子凭证化，只是保存了会计帐簿的电子版本，早期是保存在光盘上，目前是存贮在服务器上。

（三）工作认识不到位

很长时间以来，每个人都觉得档案管理工作是轻松而干净的。在档案部门工作是轻松的养老工作，任何人都可以做到。财务部门也没有为会计档案管理设立特别职位。这些职位由其他会计师担任。一旦他们太忙了，就无法及时对原始材料（例如会计凭证）进行分类和装订，很容易丢失会计信息。

（四）会计档案借阅量大

由于高校的主要业务活动是教学和研究活动，所以现行的垂直研究项目国家法规需要提供相应的收支凭证的副本。科研项目的研究期限少则两年，时间跨度很大。以G 高校为例，一年中有近千个科研研究项目。最终审计所借用的凭证数量逐年增加。同时，国家加大了对高校各种专项审计的力度。每年高校必须接受多次专项审计，并需要提供相应的财务档案进行审计，因此繁重的工作是高校会计档案管理的特殊性。

（五）制度缺失

一些高校尚未按照新的《管理办法》法规制定具体的会计档案管理实施规则；没有指定的人负责会计档案管理，会计档案分散在不同业务的工作人员中，而这些工作人员基本上都不专业。档案管理培训中，组织的会计档案也很不规范和不完整；没有严格的会计档案审查，复制注册批准程序，会计档案访问程序太简单，学某些注册和会计信息的保密性无法得到保证。

四、优化策略

（一）提高校方管理层的重视程度

领导的支持是做好高校会计档案管理工作的关键。会计档案不仅可以为制定工作计划，总结工作经验和宏观经济决策提供可靠的信息，而且可以为处理行政诉讼案件，解决有关经济纠纷以及干部考核和使用提供坚实的基础。我们知道，无论什么事情，只要领导重视，就很容易解决。会计工作是一项基本工作，是否得到领导重视才能是做好这项工作的前提。

（二）提高信息化管理水平

（1）更改过去的纸质档案存储状态，提高会计电子档案的管理水平。当前，在中国信息产业整体水平快速发展的带动下，高校财务信息平台的发展也达到了新的水平。以G 高校使用的神舟浩天高校财务信息软件为例，开发了凭证成像系统和财务档案管理系统。该系统解决了票据查询和管理麻烦，工作效率低，易损坏的问题。将纸质文档转换为电子图像档案，以保持文档的原始外观，实现快速访问并降低管理成本。该系统采用数据库（mongo）存储机密性，不被盗窃，篡改，使得数据存储在SQLServer 数据库中，方便用户访问每个凭证的具体信息。进行财务审计科学研究和审计工作带来了极大的便利。高校应积极使用软件公司的产品，不断提高高校的财务管理水平，从大量重复繁琐的体力劳动中解放财务档案管理工作，以提高工作效率和工作质量。

高校电子档案的管理可以通过两种方式进行。一种是将凭证系统的会计系统用于当年的会计凭证。该软件系统可以根据单位业务量配备专门人员。然后完成绑定。对于历史的会计凭证，从而可以选择专业公司分批完成扫描工作，也可以选择具有使用价值的经济项目进行扫描和备份，以解决历史问题。

（2）加强财务电子档案管理系统。为了满足高校会计电子档案管理的发展需求，有必要制定一套完善的电子档案管理系统，明确识别各种会计电子档案使用哪种存储方式，并明确各方的职责和业务。目前，高校会计文档的存储方式已经从刻录光盘的方式转变为当前的服务器备份方式。对于会计凭证，必须清楚地存储会计帐目时间，会计报表等档案资料，只有制定详细有效的档案管理方法，才能使财务人员有法可依，并有效提高财务效率和质量工作的。

（三）提高会计档案管理人员的工作责任心

一方面，我们必须充分了解档案管理人员的困难，同时，也必须提高他们责任感，并认识原始会计档案的独特性。作为经济活动的载体，会计档案在审计和经济决策中起着越来越重要的作用。过去，大多数会计文员对会计档案工作的重要性了解不足。而会计档案通常具有处理和咨询的工作，如果没有做好相应的工作，会造成无法弥补的后果。

（四）构建完善的会计档案管理制度体系

高校应根据学校的实际情况和新《管理办法》，严格按照学校的实际情况记录会计档案的范围，并及时收集，分类和整理卷，无论是检查，复印，传输，销毁等会计档案。要统一口径，用制度来规范相关的工作流程。

（五）加快高校会计档案的销毁工作

由于高校的办学历史悠久，因此涉及的经济业务量很大，会计档案数量巨大，托管方式单一。许多超过销毁年限的会计档案都不敢销毁。由于高校属于行政机构，因此资金来源主要是财政拨款和行政费用。上级主管部门的特殊审计和检查任务众多，而且期限很长。每次需要提供原始财务会计档案时，高校档案馆的财务会计档案往往只会增加而不会减少，这给保管工作带来了很大压力。因此必须加快高校会计档案的销毁工作，从而推动会计档案管理工作的开展。