人事档案管理的网络信息化建设初探

■段曙光（新乡市市政设施管理处）

我国人事档案主要涉及人员的基本信息，只有做好人事档案管理工作，才能准确评定人员的工资水平与劳动保障，因此，人事档案管理具有非常重要的作用。在过去较长时期内，人事档案主要以纸质的形式存在，随着科学技术的快速更新，当前已经逐步过渡到电子化管理，出现了大量新型管理方法。在人事档案管理当中，首先要建立完善的人事档案管理制度，主要内容涉及档案材料的入档、传递、统计、保密、审核、检查等各个方面，每一个环节的管理制度均在人事档案管理过程中具有不可低估的地位，所以在人事档案管理过程中引入网络信息技术有利于加快档案管理速度，提高档案管理水平。其中表现最为突出的当属档案管理的网络化建设，笔者结合自身实际操作经验，就人事档案网络化建设提出了几点措施。

一、人事档案管理网络信息化建设的重要性

人事档案管理信息化是将人事档案管理工作的网络化、高效化作为核心，是当前人事档案管理水平提升的重要途径。在当前阶段，计算机和互联网技术的快速发展，为档案管理工作提供了更为广阔的发展空间。通过对人事档案管理工作进行信息化处理，能够将具有价值的人事档案信息转变成为计算机系统可以识别的数字代码，并利用数字系統对其中的信息进行识别、分类、存储，实现网络互连条件下的人事档案资源信息共享。

在过去较长时期内，人事档案主要涉及一些实体内容，是凭借投入大量人力来完成的，虽然消耗了大量人力物力，但却没有收到应有的效果。如在使用档案材料过程中，管理人员首先要查找目录，才能确定档案材料所处的位置，再依据提示的位置查找具体材料，这种使用方式过于陈旧，需要消耗大量的时间。当前，各项管理工作已经实现了信息化与网络化，档案管理工作也不例外，利用在人事档案管理中引入信息技术，大量原来人力操作的环节实行了自动化管理，只需将大量档案信息输入数据库中，使用时通过检索即可迅速找到，而且使用次数不受限制。再有，遇到有关部门需要调出有关人事档案材料时，档案管理部门在查找档案材料时在搜索栏内输入关键词，则可通过网络呈现档案材料内容，这种操作方式不但可以充分利用档案材料，而且使用频率大大增加。

二、人事档案管理暴露出的不足

第一，信息化建设，在人事档案管理当中，管理人员必须掌握必要的操作技能，学会计算机操作技术与网络操作技术，才能胜任当前管理工作。但在实际运行过程中，人事档案管理人员数量有限，在过去较长时期内，有的人员掌握了高超的管理能力，但却不懂得计算机操作方法，只能从事一些简单的操作，涉及计算机专业技术则无能为力，所以在使用计算机检索有关档案材料时，并不能在最短时间内找到。再有，在信息化建设过程中，还必须要关注网络中存在着大量风险，在信息化人事档案建设过程中，一旦出现信息泄露问题，则可能引发不可限量的损失。当前，人事档案管理人员还不具备高度的风险意识，这是当前人事档案管理工作必须首先解决的问题，是引发各类安全隐患的主要因素。第二，体制机制不合理，导致人事档案管理工作不能稳定运行，只有具备完善的管理制度才能促进档案管理工作的有序开展，但当前存在的问题是，人事档案管理制度有所欠缺，不具备先进的人事档案管理设备，大量现代化管理手段得不到有效应用，还以陈旧的档案管理方式为主，再有，档案管理信息不能及时交流，这也是阻碍人事档案管理工作稳定运行的重要原因，因此要尽快采取有效措施，实现信息的即时沟通。

在创建人事档案管理制度时，虽然我国档案法已经对此提出了明确要求，但因为档案法已经推出了很长时间，有些条款已经不再适用，有的单位并没有建立完善的管理制度，由于缺乏详细的指导细则，所以人事档案信息化建设只能成为一句口号，甚至会阻碍管理工作的顺利开展，大量人事档案信息化建设存在着走过场摆形式等问题，而收不到应有的实际效果。

三、人事档案管理的网络信息化建设的对策

（一）提高人事档案信息化的整体水平

为了确保人事档案信息化工作的目标得以实现，相关部门必须制定针对档案管理信息化的相关规章制度，使得人事档案信息化建设工作能够可持续、稳定发展。在信息化环境下，档案使用主要是通过应用有效的信息技术与信息管理方法，在严格的管理制度约束下开展有效的服务及信息管理工作。只有通过这种方法才可以使得人事档案管理工作达到主动服务的目的，且能够保证人事档案信息的安全。用户若需要检索人事档案的相关信息，则应该在制定的安全网络中进行查询，在获得信息获取权限之后，在对应的安全管理协议制度下，对人事档案的信息进行有效的管理、合法的应用。同时，档案的另一个基本价值就是作为电子档案法律凭证，这要求在信息技术环境下保证数字化档案的真实性。当前，我国的相关法律法规及档案管理制度应该进行相应的修改，保证档案凭证功能得到充分发挥。

（二）及时购置先进的技术设备

档案管理信息化建设逐步深入推进，要求政府部门不断加大投入力度，积极引进先进的科学技术与设备，才能保证人事档案信息化建设的顺利开展，要想保证档案信息化管理收到显著的效果，首先要具备先进的硬件设施，这是保障档案材料安全的基本条件，通过引入先进的管理技术，档案信息管理工作才能全面推进。

（三）采用集中统一的管理体制

当前人事档案的管理体制较为松散，使得大量的信息资源存在重复输入、信息重复录入等情况，使得信息资源没有得到充分利用，相关的信息没有得到有效的存储、应用。这不但没有充分发挥档案信息资源的重要功能，而且给信息使用带来了极大的不便。所以，必须集中的采集和应用人事档案信息，建立集中统一的人事档案管理体制，以现代信息技术作为支撑，实现人事档案信息资源的数字化与共享。在信息化系统构建过程中，对应的人事档案信息化软件、硬件通常是保证自主开发的基础上，确保档案处理的各个环节，例如归档、编辑、传递、借阅等各个环节实现网络化、数字化，并最终形成数据库，保证人事档案信息资源得以快速的整合、使用。

（四）人事档案管理专业人才的培养

当前，在档案管理工作信息化趋势的背景下，缺乏复合型的档案管理专业技术人才是档案管理信息化建设面临的主要问题。因此，在开展信息化建设工作中，要针对人事档案从业人员进行专业技能培训，提高档案管理人员的专业素养，构建完善、高水平的档案管理专业人才队伍。在培训工作中，要及时的更新工作人员的知识体系，确保其掌握信息的技术与知识，能够在档案管理工作中发挥更大的作用，可以为人事档案管理工作提供更加优质的服务。

（五）提升人事档案管理服务技能

在档案管理信息化建设过程中，充分发挥计算机技术的优势，将大量档案内容转变为图片、文字、声音、视频等各种材料，因此要对其进行合理的分类，能够有效节省查找时间，更好地利用档案材料，这种管理模式还可以促使人事档案管理工作得到大量社会民众的认同，推动人事档案管理工作的稳定运行，突出档案管理工作的重要性。

（六）保证系统的稳定运行

人事档案信息化管理处于不断发展与更新当中，因此离不开随时的维护与充实，必须要注意下面问题，第一，要输入完整真实的信息，只有输入完整的数据才有利于后续工作的顺利开展。第二，档案数据要定期更新，专业管理人员必须要掌握数据库操作技术，定期检查系统的运行情况。再有，档案管理人员也处于不断的流动当中，只有保证档案信息的随时更新才能更好地为社会公众提供服务。

（七）高效应用人事档案

人事档案信息化建设主要涉及下面各个方面：第一，及时收集人事信息并整理；第二，及时更新信息数据并汇总。在收集信息过程中，管理人员要将其依据一定的标准进行分类，如可以依据姓氏或号码进行分类，也可以依据人员所处的岗位进行分类，并据此建设电子档案，主要内容有人员的学历情况、岗位情况、奖惩情况等，需要使用档案材料时可以一起调出，得到人员的系统性评价。再有，遇到人员退休时，也可以及时查找到有关信息，大大加快了档案管理速度。

四、结束语

总之人事档案管理信息化建设处于不断地变化与发展当中，要求管理者首先要建立完善的管理制度，积极引进先进的管理设备，在档案管理过程中大胆创新，防止出现档案信息泄露问题，及时充实档案内容，才能使人事档案材料发挥更大的作用。