企业档案编研工作的探索与思考

王升良/文

企业档案编研工作的必要性

档案编研工作做得好，挖掘得深，能为企业发展提供更好的服务，为领导决策提供准确信息。企业档案编研工作的开展，对企业管理有着重要的意义。

为企业管理提供理论依据。档案编研工作是把企业分散的档案资源加以归类集中整合，进行深度挖掘，从而发现档案资源之间的有机联系，将分散的档案资源转化为可共享的信息、知识资源，并结合企业实际运行管理，为企业后续发展提供理论依据。

对企业生产建设有参考依据和凭证作用。企业档案是企业在生产经营过程中形成的真实历史记录，任何人都不能篡改，是企业改革发展进程中的依据和凭证。

企业文化管理的重要组成部分。档案编研可以提炼并形成企业文化，对内可以增强员工的凝聚力、自豪感、责任感和使命感，对外可以显示企业核心文化，提升企业的知名度，为企业开拓市场打下坚实基础。

为后续企业管理提供经验借鉴。编研整合后的档案信息在经过相关人员的总结分析后，能得出企业某些层面的发展规律和结论，管理人员可有针对性地改善企业管理方式，提升企业管理水平。

企业档案编研工作存在的问题

随着我国《档案法》的颁布和贯彻执行，依法治档日益成为自觉。在档案工作者们的努力下，档案编研工作取得了一定成效。但从总体来看，还存在五个方面的问题：

对档案编研重视不够。在一些档案部门，还是存在重保管、轻编研的现象，长期忽略档案编研工作，岗位设置不科学，档案编研人员不足，缺少科学规划，没有将档案编研工作融入单位的整体发展中，编研工作只是处于从属地位，有时间就做，没时间就不做。

档案编研形式单一。企业档案编研工作普遍起步晚、起点低，既缺乏系统的理论指导，又缺乏实践经验可借鉴，许多单位大都从编写参考工具和参考资料做起，即使有些深度，也不过是编纂些资料汇编、产品目录、项目概况等，编研成果千篇一律，缺乏新意，没有紧扣企业中心工作和热点、难点问题，没有突出本企业、本行业特色，没有为领导决策、生产经营、改革发展提供直接有效的服务和支持。

档案编研成果质量不高。档案编研一为“编”，二为“研”，编研结合是档案编研工作的一个重要原则，两者互相依存，缺一不可。目前企业档案编研工作“编”得多，“研”得少，编研成果多为汇编选编类的初级产品，多为原始档案的“集合”，精品少，档次不高，一次性编研成果比较普遍，深层次编研成果缺乏。

档案编研信息化建设滞后。目前很多档案馆信息化建设速度缓慢，档案管理软件的开发使用滞后，对档案的计算机辅助管理仅限于目录的录入，几乎没有电子化的档案全文，工作人员对档案的编研仍然以传统的手工操作为主，信息收集、归纳和整理、利用还处于初级水平，难以利用现代化信息技术开展档案编研工作。

编研力量薄弱。档案部门工作人员较少，且多为机构改革安置性兼职人员，专业人才缺乏，除负责档案的收集、整理、保管等常规性工作外，很难抽出时间和精力对档案进行深度编研和开发。

加强和改进企业档案编研工作的途径

走出重“编”轻“研”的误区。随着信息网络技术的发展，百度、搜狐、谷歌等各大搜索门户网站，以服务人性化、信息海量化、查询快捷化受到用户青睐，用户不再满足于答案在何处，而对答案是什么、是否有更多的答案更感兴趣。四川红华实业档案编研人员在建厂50周年到来前夕，想编纂一本反映职工精神风貌的书。他们采用发放调查表，到各单位、各部门、专业人士征求意见等多种形式确定选题。翻阅了近50年的档案资料，用了一年多时间完成了职工自己写、企业自己编的《紫云山下》一书。50多万字，增强了全体干部职工的自豪感和使命感。

拓宽编研选题思路。企业档案编研人员在了解本企业发展现状和重点工作的同时，还要熟悉馆藏情况，针对企业实际确定编研方向和课题，对涉及的林林总总的资料进行收集，对收集来的档案去粗取精进行深入的分析研究，剔除无使用价值的资料，补充新的有价值的资料，提供最新政策依据；针对生产经营、安全生产、工程建设及企业的文化活动选题，通过翔实的资料、可靠的数据，为领导决策和企业发展服务。四川红华档案部门2015年为配合公司合同专项治理，编纂了《公司合同管理手册》，促进了合同管理水平的提升。2016年档案部门配合公司风险管理，编纂了《公司风险管理手册》，提升了公司的风险防范能力。2018年档案部门编纂《三供一业分离移交指南》，有力促进该项重点工作的顺利进行。

大力推进编研主体多元化。过去编研工作似乎一直是企业档案人员的专利，主要是因为档案编研的依据大部分源于馆藏档案，档案人员熟悉馆藏，编研条件得天独厚，档案人员不同程度地受过专业技术知识方面的培训，对专业工作程序及形成的档案资料有大致的了解，具备了“编”的条件，但离深层次的研究还有相当大的距离，在选题、选材方面，不如专业人员把握得准确。专业人员进行的编研工作，选题贴近实际需求，深层次研究有优势，具备了“研”的条件，但不熟悉馆藏档案资料，总有“大海捞针”的感觉。跨部门合作，档案人员与专业人员强强联合，优势互补，“编”“研”皆备，可在短时间内取得良好效果。2018年，四川红华档案馆和企业管理部合作，由档案人员负责公司改革相关档案的查找、提供，企业管理部负责相关资料的汇总、筛选，最后由长期聚焦公司改革的企业管理部负责人执笔，较为系统地呈现了公司深化改革、创新发展取得的丰硕成果，给企业改革发展提供了经验和借鉴。

加快档案信息电子化进程。档案信息电子化就是用计算机将档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为计算机软件形式的二次文献信息提供利用的过程。档案信息电子化可以缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。信息网络技术的发展，为编研成果的信息化输出，提供了高速的黄金通道和广泛的传播途径。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用计算机功能完成信息加工工作程序，快捷地编制二次文献。电子出版物、光盘库、多媒体数据库等现代化传播形式，取代了传统纸质编研成果的出版，而且省时省力，准确率高，信息共享。四川红华实业公司近年投入2000多万元进行信息化建设，档案信息化是其中一个重要内容，企业档案管理正在实现由实体管理向信息化管理、实时动态管理的历史性转变，电子文件中心已呈现雏形，网上库房、虚拟库房正崭露头角，实现档案编研信息电子化指日可待。(四川红华实业有限公司)