高校构建和完善办公系统的探究

柴莉娜

【摘 要】新课程改革发展背景下，社会对高校教育工作给予了更多的关注，为了满足现代化教书育人的迫切需求，构建和完善办公系统能够提升高校教育教学的质量和水平，是当前高校内部建设的重要组成部分。论文对高校办公系统的建设与完善展开探讨。

【Abstract】Under the background of the new curriculum reform and development， the society has paid more attention to the work of higher education. In order to meet the urgent needs of modern teaching and education， building and improving the office system can improve the quality and level of higher education and teaching， which is an important part of the current internal construction of colleges and universities. This paper explores the construction and improvement of office system in colleges and universities.

【關键词】高校;办公系统;完善

【Keywords】colleges and universities; office system; improvement

【中图分类号】G647                                              【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）10-0116-02

1 引言

高校构建、完善办公管理系统具有以下价值：第一，明确办公管理权责，提高高校办公效率，完善高校工作机制，丰富高校办公途径;第二，提升高校办公监管水准，促进新时代高校办公管理体系与时俱进;第三，在科学推出全新管理目的及办公内容前提下落实以人为本的办公管理目标，赋予高校办公管理人性化、针对性、科学性;第四，积累办公管理体系创新及内容充实经验，为多维度整合高校新时代管理资源提供依据。基于此，为助力高校管理事业与时俱进，探析其办公室管理系统构建方略显得尤为重要。

2 基于OA工作流的高校教务办公系统建设

OA（Office Automation）主要是指将办公自动化，将通信技术、网络技术、计算机等先进科学技术整合在一起，用以存储、应用、流通、收集及处理相关信息，为制定办公决策提供依据，实现自动化办公目标，推动办公室工作朝着无纸化、自动化、信息化方向发展。基于此，为推动高校办公室管理事业朝着智慧化方向发展，高校要优化配置信息资源，应用自动化技术完成新时期高校管理任务，高校需建立与之相关办公系统，完善固有工作体系。在OA系统支持下，提高高校管理质量，达到简化高校办公流程，节约高校办公成本，提升高校办公效率的目的。这就需要高校重视以下几点工作：第一，互联网系统，为IT技术及资源的优化配置搭建平台;第二，办公能力，保障工作人员可以驾驭OA系统，迫切需要进行信息化改造，使得现有OA系统难以在全校的范围内运行[1]。

3 高校构建和完善办公系统的有效策略

3.1 深化信息技术运用，提高办公人员的工作效率

在高校信息化办公管理进程中，“办公软件”及“办公系统”是完善其办公系统的基础，为此需工作人员可以妥善运用相关软件，为发挥信息化办公优势奠定基础，达到提高其工作效率的目的。办公室工作者应根据日常工作合理选择相关软件及系统。第一，颁布信息化办公资源反馈、搜集、整合、传输等工作制度，确保各个部门及工作者权责得以明确;第二，建立系统全面的信息化办公管理机制，监管各部门及工作者，助其约束行为、履行责任;第三，合理应用管理信息，在数据分析处理等先进技术支持下，加大办公资源利用力度，发挥信息化办公优势[2]。

3.2 导学教师智能办公系统的应用

为提高教师办公效率，拓展信息化办公管理辐射范围，需构建一站式导学办公系统，将学生成绩查询、学生报名、选课、重考报名等服务项目纳入其中，实现一站式导学服务目标。基于相关办公系统具有功能简便、界面清晰、数据安全等特点，为此绝大部分教师可以灵活驾驭该系统。注册、选课、资费核算等教师需负责的导学工作项目均可在该系统内予以完成，使其工作效率得以提升，为简化教师导学工作流程，减轻教师导学负担奠定基础。在有效减轻教师导学工作负担基础上，师生可借助该系统沟通互动，有针对性地推行管理方案，使师生互动更为频繁高效，以网络为依托完成教师管理任务。例如，教师可以师生交互网站为载体定期发放调查问卷，并及时搜集整合相关调查结果，为教师优化管理系统，创新管理方案，提高师生互动质量提供有力支持。

3.3 实现高校办公室管理制度的科学化

为保障信息技术与高校办公系统构建计划的整合更具实效性，高校需推出相关制度进行管理，确保高校各部门明晰新时代办公系统构建目的、方向及要求，积极参与信息化办公系统升级优化活动，敦促、约束、指引工作人员完成办公管理任务。同时，优化办公管理体系，如奖惩制度、考评标准等，使办公室管理有据可依，管理疏漏得到弥补，奖惩力度随之加强，使工作人员更为投入，按照既定流程高效开展日常工作，达到提高高校办公效率的目的，继而推动高校办公事业良性发展[3]。

3.4 推进教务办公规范化和透明化

自动化办公需要以既定工作流程、制度、标准为导向科学展开，确保工作规范、严谨、高效，为此高校若想完成新时代管理创新任务，其需推进办公系统朝着透明化、规范化方向构建与发展，避免出现办公纠纷、管理失误。基于高校办公人员信息化自我管理觉悟及能力存在差异的客观事实，为此在无纸化办公进程中容易发生问题，影响OA系统构建成效。这就需要在推行透明、规范办公系统前提下加大工作者培育力度，助其学习、掌握、运用、创新OA系统及办公方式，敦促、监管、指引工作者按照相关规定立足高校办公管理实况达成工作目标。相较于传统高校办公管理系统，以OA系统为依托的管理机制流程更为明确，工作方向更加清晰，各方工作权责予以明确，工作质量得以有效保障，在透明化、规范化办公氛围中助力高校管理事业稳健发展。

4 结语

高校办公室管理是一个系统并且复杂的工作，需要高校办公室给予足够的重视，要加强信息化工作的建设和办公室人员的能力培养，对相关管理工作进行科学有效地监督，通过构建和完善高校办公系统有助于高校教学活动的顺利开展。

【参考文献】

【1】陈岱璇.高校办公自动化系统在“一对多”工作模式下应用的探讨[J].办公自动化，2018，23（22）：20-21+46.

【2】陈进良，庄清蓉.高校办公自动化系统现状与发展方向[J].大众科技，2018，20（10）：118-119+77.

【3】李梅.基于高校OA办公视角探讨档案元数据的建立[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2018（10）：66-67.