档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究

摘 要：在社会发展中，无论是企业还是政府部门，都会有很多重要信息，必须进行合理的档案管理。对此，文章将简要介绍文件管理的重要地位，同时，从不同角度提出加强文件管理的几种方法，以便为相关人员提供参考。

关键词：档案管理;管理方法;信息化;档案管理系统

一、 引言

目前，档案管理仍然存在很多问题，例如，传统的档案管理手段落后，效率低下和缺乏安全性，这些都是阻碍档案管理进一步发展的障碍。因此，有必要深入分析当前文件管理中存在的问题，探索加强文件管理的可行方法，为个人文件数据的安全性提供必要的保证。

二、 档案管理的重要地位

（一）反映单位发展实际

根据档案的定义，可以发现信息是档案管理的重点，档案信息具有明显的动态特征。对于企事业单位来说，要实现稳定发展，不断提高综合能力，就必须重视档案管理工作，充分发挥档案的价值。在企事业单位档案馆中，档案馆可以显示自己的发展情况，例如开放时间，业务发展，战略调整，阶段目标，会议记录，系统制订，人力资源等。由此可见，档案管理与单位的发展有着密切的关系，无论何种工作内容，都可以在档案中获得依据或答案。因此，企业可以记录文件信息并反映实际单位的发展。

（二）帮助人员做出决策

结合以上分析，可以发现文件管理可以反映实际单位的发展，其信息起着重要的作用，可以为决策者提供有价值的参考。例如：在单位的业务发展中，决策者希望对当前的业务策略进行合理的调整，以适应市场变化的趋势。在这一环节中，决不能盲目做出决定，而应对档案的相关内容进行详细分析，掌握过去战略调整的内容，意义，并总结本单位的现状，从而做出更合理的决定。實际上，合理的文件管理可以保证信息的完整性，并使决策者可以随时使用文件信息，以保证决策科学合理，促进企业的稳定发展。

三、 当前档案管理存在的问题

（一）档案管理手段落后，信息化建设不足

在信息时代的背景下，计算机技术和电子信息技术逐渐融入各行各业，大大提高了行业的生产效率。尽管文件管理工作看起来很简单，但是其工作内容却相对复杂，随着时间的流逝，要保存的文件数量将逐日增加，这无疑增加了文件管理器的工作压力。但是目前，大多数档案管理组织仍然使用传统的人工管理方法来完成档案的分类，归档和咨询工作流程，不仅效率低下，而且费时且容易遗漏工作，不利于档案的管理。安全管理档案。尽管一些档案管理组织已经引入了信息管理系统，但基础设施建设不完善，信息化程度还不完善，难以真正发挥优化管理的作用。

（二）缺乏专业技能培训，工作积极性不高

档案管理质量的提高，不仅取决于硬件设备的创新和增强，还需要管理人员不断提高管理能力和专业技术，以确保档案管理的“软件支持”能够及时跟进。但是，从档案管理的现状来看，许多档案管理部门很少重视对员工的在职培训，甚至一些部门领导也认为档案管理是“闲事”，不需要专业技能。在这种单方面的理解中，归档员的专业技能不能长期接受培训和更新，随着时间的流逝，工作质量将继续下降。同时，由于缺乏高级管理人员的关注，工作人员的积极性也受到影响，档案管理效率难以提高。

四、 加强档案管理的方法

（一）推进信息化建设

在档案管理工作中，传统的管理模式主要是纸质档案，需要特殊的档案，这不仅会影响信息检索的效率，而且会增加管理成本。针对这种现象，有关单位和部门要积极推进档案管理信息建设，即先进的计算机技术在档案管理中的应用。特别是以互联网，计算机为基础，建立档案数据库，并在单位或部门内部网络中建立，易于实现档案的输入，使用。在此基础上，技术人员应设计相应的基于信息的文件管理索引，并建立相应的管理人员。通过这种管理，我们可以打破传统的基于纸张的文件管理，节省文件管理成本，并为使用文件信息提供便利。因此，为了加强文件管理，必须积极推进文件管理信息化进程，发挥先进技术的价值。

（二）健全档案管理系统

前者的管理系统在实现档案管理的信息化建设后，不能保证档案的安全性，因此必须及时完善以满足企业发展的需要。原因是基于信息的文件管理经常会导致诸如信息盗窃，病毒入侵，系统崩溃和黑客入侵等问题，这些问题对文件管理有不良影响。因此，在文件管理过程中，应采用远程存储，冷备份和热备份的方式来备份文件信息，在管理工作中应采用更多的网络安全技术，如将内网与外网进行隔离、多子网网关技术、客户端IP与防火墙MAC地址绑定等。这样可以在一定程度上提高文件管理的安全性，避免黑客入侵，信息丢失等问题。

（三）提高人员综合能力

为了达到加强档案管理的目的，有必要提高员工的综合能力，以适应档案管理的需要。例如：档案管理人员进行定期的教育，培训，使他们在掌握传统管理方法，经验的基础上，掌握更多基于信息的档案管理技术，技能。在此前提下，可以有效提高管理人员的综合能力，促进档案管理的信息化建设，执行档案管理系统的相关要求，促进企业更加稳定的发展。因此，企业应结合自身的实际情况，档案管理的需要，重视人员培训，确保其满足档案管理要求的能力。总的来说，如果要加强文件管理方式，就必须提高人员的综合能力，为保证信息文件管理打下基础，以充分发挥文件管理的价值。

五、 结语

综上所述，档案管理在企业、机构和国家的发展中起着重要作用，可以为决策者制订发展计划提供依据。在此基础上，管理人员必须重视档案管理工作，完善和优化管理方法，充分发挥先进技术的作用和价值，确保档案管理的效果能够达到预期目标，充分发挥档案管理的效力。

作者简介：赵书金，山东唐口煤业有限公司。