企业人事档案管理存在的问题分析及创新措施

摘 要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。文章主要就企业人事档案管理出现的矛盾和问题以及档案丢失的风险进行深入分析，并提出创新性的解决措施。

关键词：人事档案;管理问题;解决措施

一、 引言

人事档案，顾名思义，是记录一个人的主要经历、学历、政治面貌、思想品德、生活作风、学习和工作表现等个人情况的文件资料或电子信息，它起着参考、依据、凭证的作用。随着经济社会的发展，企业人事档案管理工作出现了一些新的矛盾和问题。

二、 企业人事档案管理存在的问题

（一）档案意识薄弱

在市场经济的不断推动下，大家逐渐淡化了对人事档案重要性的认识。一些人认为，现代企业选人用人的标准是看应聘者的现实表现不太注重应聘者的工作经历、学历、学习成绩，这样就会给大家一种误区，人事档案的作用是微乎其微的;还有一些人认为，人事档案的管理是专业人士的工作，与自己并无关系，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到，不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。这些情况说明，大家对人事档案的认识度和重视度是不足的。

（二）人事檔案内部缺乏统一性、时效性及连续性

人事档案内容比较广泛，需要填写的表册很多，有时产生一表与另一表内容不相符的现象。有时甚至连重要的出身日期，参加工作时间，入党团时间等内容都填写不一致，造成这种情况的原因，填写人没有认真对待，个别人出于私利和需要，在填写档案材料时，不严肃认真，填写的档案材料内容前后不一致，造成档案内容不详实。

（三）企业人事档案管理忽视相对人知情权

先行的人事档案管理制度，从某种意义上讲，已经剥夺了人事档案相对人应当享有的基本民主权利。例如，几乎所有的人事档案管理制度都清一色地规定：不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案。随着我国社会主义民主制度的逐步健全，如果依然沿用计划经济时代的用“人事档案控制人”的思维模式来管理人事档案，那么人事档案管理改革就不可能有根本性的突破。

（四）员工人事档案丢失或损毁的风险

目前，据《京华时报》报道，北京一名现年63岁的吕先生因原单位将其档案弄丢，无法办理正常退休而提出索赔经济损失120万元的巨额诉讼。该案受到了社会的广泛关注，不仅是由于案件索赔金额过大，涉及证据取证困难，案件当事人即将退休需要享受养老待遇等多重因素，矛盾重重，比较棘手。

三、 人事档案管理的创新措施

笔者结合自身处理实务的经验及相关法律规定，对人事档案管理提出如下建议。

（一）加强宣传，增强人们的档案意识

对于人事档案的意识薄弱的现象，有必要加强人事档案意识的宣传工作。文章建议从学生中开始宣传，目前的档案中最早的材料基本上是初中时期填写的，比如入团志愿书、初中毕业生登记表等材料，往往出现前后数据不一致的现象，很多人说，当时不知道这些材料的重要性，瞎填的或找别人代填的。还可以通过讲述具体的实例宣传人事档案工作，目的是让大家能够充分地认识到人事档案的重要性，认识到人事档案背后重要的是人事档案关系。

（二）扩大人事档案资料的收集范围，完善人事档案内容

现在，人事档案的材料收集重点侧重于对个人历史记录材料的收集，材料呈现相对静态，针对这种情况，我们有必要扩大材料的收集范围，不仅要包括个人历史记录，还要包括政治历史材料、现实工作成绩、个人职业能力、职业道德和专业水平及个人缺点，失误乃至违法乱纪的材料，还应将个人诚信情况纳入人事档案收集范围，进而更加全面的完善人事档案的内容，增强个人的诚信意识，促进社会诚信体系的建设，切实为用人单位提供参考。

（三）人事档案相对人的权利保障问题

首先，通过修改有关的人事档案管理规范、管理制度，删除以往的不合理规定。其次，明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式，查看本人的人事档案信息内容。再次，允许相对人对人事档案的有关内容提出有证据支持的合理修改申请要求，在认真核查的情况下，更正不正确的人事档案内容，但应保留相关的申请材料和更正依据材料。最后，国家应当允许有关人员查阅其直系亲属的人事档案材料，但如果人事档案的相对人在世时，则必须得到其书面授权后，方可查阅;如果人事档案的相对人已经辞世，人事档案的管理部门则应在审核查阅人的利用申请，并认为符合有关规定后，允许其查阅相关档案的复制件。

（四）提高档案管理人员的专业素质和自身素质

在人事档案管理过程中，人始终是最重要的。要推进档案管理工作的开展，就要努力提高档案管理人员的专业素养和自身的素质，努力培养员工之间的团队合作意识，对档案管理人员的职业技能、职业道德进行专业化的培训，多层次的复合型人才，用现代化的科学知识武装档案管理人员的头脑，拓宽档案管理人员的知识领域，提高自身整体素质和工作能力，为人事档案管理打下扎实的基础。同时建议推行企业人事档案管理人员持证上岗制度，明确岗位职责，加强日常管理。

四、 结语

随着经济社会的不断发展，人事档案管理也发生了很大的变化，内容更加丰富，但在实际工作中也出现了诸多问题。档案管理人员要解放思想、实事求是、与时俱进、在实践中建立健全人事档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，为企业的发展和员工的进步贡献自己的力量。

参考文献：

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[2]邓绍兴.试论制约干部人事档案工作发展的因素与对策[J].档案学通讯，2005（6）：82-85.

[3]马兰.浅谈新时期企业人事档案管理存在的问题及对策[J].甘肃科技纵横，2010，39（4）：122-123.

作者简介：王海蓉，中石化西北油田分公司油田工程服务中心。