浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

万莉

德才装饰股份有限公司 山东青岛 266000

1 建筑工程资料管理问题

1.1 施工档案整理缺乏时效性

建筑工程项目需要整理的资料比较多，同时工程资料需要记录和保留的信息资源也比较广，如果不能及时将前期设计图纸资料、施工过程中当天的施工技术资料等进行记录，就会造成资料的缺失、混淆，因此施工档案整理工作缺乏时效性。

1.2 资料管理制度存在疏漏问题

建筑工程资料管理制度是在建设过程中约束资料管理人员进行精准记录、真实反映的保障，更是考核管理人员对自身工作职责是否明确的标准。现阶段大部分施工企业都没有建立完善的资料管理制度和监督部门，在实际运用过程中缺乏具体执行力度，导致实践效果不理想[1]。同时资料管理制度存在疏漏问题也表明了管理人员缺乏管理意识、不能明确自身工作岗位的重要性，严重影响建筑工程施工建设工作的顺利进行

1.3 档案管理意识淡薄

在建筑工程建设过程中，施工单位往往更多地关注于施工进度、施工安全和项目管理等方面，档案管理人员多为项目组兼职人员，缺乏档案管理经验，甚至未经过相关的档案管理培训，导致档案收集及时性、完整性、有效性降低。

1.4 专业素质能力较低

档案工作是对专业知识技能要求较高的领域，档案管理是一门综合性较强的学科，要想提高档案管理水平，掌握系统而全面的理论知识固然重要，但更要在长期实践中积累丰富的经验，要有良好的职业素养。机关档案管理一直滞后的原因中，人员素质是主要矛盾，机关各部门中最为缺少的就是档案管理人员，现有从业人员业务水平低、能力差，导致机关档案管理工作开展存在掣肘。究其原因，档案管理人员工资低、福利差，很难获得职务晋升的机会，自然无法吸引高素质专业人才。特别是在信息化飞速发展的时代，在所有的档案资料中，电子档案占比不断提高，管理人员还要具备熟练操作计算机软硬件系统的能力，能以先进的技术进行档案管理，如，复印、缩微、录像等。

2 建筑工程档案资料管理

2.1 大力引进先进设备

若保存不当，纸质档案就会出现损坏，诸如虫蛀、霉变等无法逆转的状况。所以，工程建筑企业需增强对先进设备的引进，推动档案信息化管理进程，通过科技的力量来促进档案管理工作质量与效果的提升。其次，还应结合类型与规格对工程图纸、技术数据等相关档案予以分类管理，方便档案需求时可以迅速的进行查阅。其次，对档案予以信息化管理，并不是完全的放弃传统管理工具，而是在引进先进设备的基础上，通过传统基本工具对档案设备进行优化，促进工程建筑企业档案管理工作的顺利进行[2]。就工程建筑企业档案而言，包含各项资料，所以需适当的提升设备采购资金，引进RFID系统，其和传统档案信息化读取方式相比之下，速度要快100倍，更加利于工程建筑档案信息化管理。

2.2 设计、编订、实行完整的档案管理制度方案

要想保证档案管理工作的实效性，首先施工企业高层领导必须要大力支持和配合档案管理人员工作，要适当借鉴西方国家的档案资料管理制度，根据实际施工情况来设计并编订完整的、系统的档案资料管理制度。其次建筑工程建设过程中，管理人员必须将档案资料收集、检查、整理等工作内容进行精准、细致划分，保证档案管理工作人员组织能深入到整个施工流程中，以此提高工程资料的真实性、准确性、完整性。最后，管理人员要有爱岗敬业、持之以恒、认真负责的工作态度，以此提高管理人员工作质量和效率。

2.3 提高工作人员的能力和素质

为了有效的保障建筑工程施工资料的真实性和完整性，单单依靠资料整理人员是远远不够，还需要各个部门的支持和密切配合。因而，施工单位要根据我国对施工标准及规范的调整多多组织相关人员进行技能业务的培训，以此提高他们的专业能力和业务素质，如施工现场验收、施工工艺记录等等。对建筑工程建设而言，施工现场的资料整理人员是非常重要的一环，身上担负的责任也是巨大的，不但要对施工现场的资料进行收集整理，还要认真仔细的将施工活动记录下来，当部分分项工程需要进行验收的时候，他们还必须要参与其中，做好相应的记录。所以，只有具备过硬的能力和素质，掌握各种资料整理软件，了解施工的各个流程，有较高的识别能力，才能成为一名合格的资料整理人员，做好建筑工程施工资料的收集、整理工作。

2.4 档案整合分类归档，完整保留工程资料

大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值[3]。建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料。

3 结语

当前社会已经充分认识到了建筑施工管理领域中信息化技术的重要性。在实际管理中，对这些信息化技术进行科学利用，可以将企业的工作合作水平有效提高，并可以更好地促进资源的流动、共享速度加快，进而将企业的管理效率和水平提高。同时可以使企业的运维成本得到节约，确保企业具有更强的竞争力。因此这类企业必须和时代发展保持同步，积极运用信息化技术开展管理工作。