浅谈城市管理档案归档整理问题与对策

2019-11-29袁国荣

商品与质量 2019年32期

袁国荣

吕梁市城市管理综合行政执法队山西吕梁 033000

档案管理作为城市管理的一项重要基础工作，是衡量城市综合管理水平的重要指标之一。档案资料为城市管理工作提供了智力支持和经验保证，使城市管理工作能够有强有力的依托。因此，做好城市管理档案工作，发挥城市管理档案对城市规划、建设、管理的指导作用，为城市经济社会发展提供优质高效的服务。

1 加强城市管理档案管理工作的重要意义

1.1 为城市管理执法提供借鉴经验和参考意见

随着经济社会的快速发展以及城镇化水平的提高，人们的思想观念和法律意识也发生了翻天覆地的变化，法律意识和自我保护能力不断提高。而城市管理档案准确记录了城市发展的点点滴滴，已经成为城市管理相关案件中的重要证据，城市管理档案越来越被城市管理人员所重视，城市管理档案管理工作也因此得到了许多政府部门的支持，加之，城市档案管理工作责任重大，工作内容比较复杂，涉及范围比较广，相关政府部门要适当地增加资金投入，提供强大的技术支持，将城市管理档案管理工作作为党和政府年度工作的内容之一，从政策、资金以及技术等方面推动城市管理档案管理工作的开展[1]。

1.2 为城市发展规划指引方向

城市档案在国家档案中有关键的作用，城管档案是城市管理水平一个很真实的体现，对于城市的历史性消息有最原始的保存，这是对过往经验的最完整的沉淀。近几年，我市也在逐渐推进“五城同创”，这在社会各界中也已经取得了较好的收效，然而物质的文明只是城市文明中的一个基础所在，这也是对城市管理问题的反馈。在某种意义上，城管档案是城市工作的一道底片，这是从历史的角度，对于城市的建设进行管理与发展，并向着越来越好的城市化方向发展。

2 城市管理档案存在问题

2.1 缺乏完整的管理制度

城市管理档案对每一个发展中的城市都是必要的，城市档案的归纳能够更好地总结和反思城市发展中的错误行为。但领导者对城市管理档案管理的概念更为偏执，认为它只记录了城市发展的历史，对这个城市的未来发展没有实质意义。这无意中阻碍了城市管理档案的发展。在一些城市，档案馆藏管理机制不健全。新收集的城市信息没有科学合理的分类，城市管理档案管理工作流程也很麻烦。文件收集和管理没有长期机制，在管理文件的过程中，没有统一的规则和规定。与城市管理档案相关的许多单位只能根据自己的评估收集和分类各种信息，缺少相关没有法律法规，造成档案的不足和不完整[2]。

2.2 城市管理档案信息收集渠道有限

信息收集是档案管理工作的重要环节，与档案管理水平成正相关，如果档案信息收集流程较长会降低档案管理工作的时效性，收集的档案信息不完整会增加档案管理失误的概率，这些都会拉低城市管理档案管理工作的水平和工作效率，进而降低城市管理档案的参考价值。科学技术在城市管理档案管理工作中的广泛使用在提高城市管理档案管理水平的同时，也激化了城市管理档案资源不足和城市管理档案管理需求增加之间的矛盾，让城市管理档案管理工作效果大打折扣，对城市规划建设等工作产生消极阻碍作用。在现实生活中，很多城市管理档案仍以纸质档案为主，电子档案所占比重较小，更容易受各种自然灾害、火灾以及人为因素等影响，保存管理难度较大[3]。

2.3 城管档案管理不专业

无档案管理专业人才，在进行人员招聘的过程中，没有高标准严要求，招聘的门槛较低，只是在社会上进行简单的社招，没有重视到档案管理所需要的专业素养。在人员招聘完毕后，没有进行专业培训，人员的专业技能无法在短时间内得到一个较好的提升，长期重视不够，投入不足。

3 城市管理档案有效措施

3.1 建设严格的管理制度

市政府官方文件管理部门需要加大公共文件法的实际宣传力度，同时加强执法过程，及时处理违法违纪行为。创新档案管理人才招聘系统，招聘具有档案管理实践经验的人员，完善档案管理人员评估和晋升机制。相关部门领导和工作人员需要熟悉相关立法。在开展工作的过程中找出立法缺陷，规范更详细的文件，以更好地配合当前城市的快速发展。我们在法规的系统工作中做得很好，依法做文件管理工作，确保文件管理得到妥善组织。文件管理必须遵守保密制度，一旦发生暴力行为必须严格惩罚。

3.2 科技兴档，加快城管档案的信息化建设

随着办公自动化和网络化的发展，档案管理必须与时俱进，用信息技术促进档案工作的现代化。当前，必须充分利用一切有利条件，推动数字化档案的发展。为档案管理部门配备有利的工作条件，对现有软件进行改进、维护和更新，保障系统合理运行。加强和丰富已有的信息库，数据库需要及时更新，在推动档案管理和发展的过程中，共享档案信息化城市管理。通过城市档案的信息化建设，促进网上办公，节约大量人力和资源，减少工作时间，提高工作效率，实现资源共享。