事业单位档案管理存在的问题与对策分析

秦韶华

山东省日照市五莲县洪凝街道办事处 山东日照 262300

1 事业单位档案管理现状

1.1 档案管理技术落后以及档案管理意识薄弱

虽然我们是今天已进入高科技时代，但目前事业单位档案的方法仍然是以纸质材料为主，对于档案数字化的管理还没有普及[1]。相关硬件的缺乏使事业单位的档案管理数字化能力缺乏，即使有相关的设备，但是由于内存不够，运行、计算能力不行而无法完全实现档案管理的数字化。档案是重要文件，它具有权威性，一旦不及时保存或损坏，就无法再生和恢复。

1.2 数据更新慢而且缺乏完整性

传统的事业单位档案资料统计工作每年只完成一次，导致不能及时掌握单位员工档案的动态信息，不能为个人评价和管理分析提供可靠依据。这种状况对事业单位选拔人才是不利的，对用人单位、综合素质好的员工都是不公平的。

1.3 档案管理的设施不完善

事业单位档案管理中缺少专业的部门，人员存在一定的不足，档案管理技术水平落后，虽然部分单位构建了电子档案管理系统，但存在普及难度高，信息化不完善等缺陷，一定程度上成为信息孤岛[2]。档案管理的设备较为简陋，档案室防火、防盗、防潮保护措施不完善，当档案存放时间过长时，导致档案记录字体的模糊不清、档案丢失、档案归档错误等事故发生。

2 事业单位档案管理发展策略

2.1 建立电子档案宣传机制

建立电子档案宣传机制，更好的开发员工档案，促进员工积极参与到电子档案的建设工作中来，应当建立必要的互联网+档案宣传机制，促进员工更关注自己的电子档案，调动员工积极参与的电子档案信息的上报与传递工作当中，鼓励员工形成档案意识。重点应当宣传事业单位电子档案的构成，以及组织开展一系列的广播宣传，宣传栏展示，公众微信号推广，达到普及电子档案的目标。

2.2 建立专职档案管理队伍

事业单位应有专门管理员工档案的工作人员，要有单独存放档案的档案室，不要一人多用，没有更多的精力来管理档案，消除档案混乱现象，不让员工档案遗失事情发生，这才是对员工的负责，也是档案管理者义不容辞的责任。

2.3 优化事业单位档案管理标准

管理程序繁琐档案管理目前都是由各个单位有专门的部门进行负责的，而数字化的档案管理可以省去其中的大部分步骤，效率有所提高。还要建立标准化的员工档案管理流程，着力运用标准化的方式推动员工档案管理工作的快速发展[3]。完善档案管理工作制度，建立完善的档案移交体系，优化档案管理工作的流程与步骤，进而提高档案管理的专业性与规范性。通过有效的技术手段和信息化技术共享学习、培训经历，通过不同层次的网络平台展示员工学习经历和培训经历，经过体系化建设，形成详细的员工电子档案体系。

3 员工档案资源重要性

3.1 减少档案管理占用的空间

纸质的档案管理通常需要占用专门的档案室，而事业单位的档案由于人员的众多，档案的量也特别多，堆放起来占用的空间日渐增多，保存的时候往往会占用大量的空间进行保存，但是经过数字化的档案管理可以储存在计算机中，储存的资料只需要数据储存空间足够就行，档案管理室的空间仅仅需要能够容纳相关硬件设备即可，可以减少档案架所占用的放置空间，同时还能够节约纸张，为环保助力。

3.2 便于档案的查看调阅以及保存

纸质的档案保存在档案室里，查看都需要按照相关规定申请查阅档案，进行登记后才能够进行调阅，整个过程不是特别地方便。但是经过数字化处理后的档案可以便于调阅，特别是在系统中的数字化档案可以随时进行调阅，甚至多人在线查阅。纸质的档案通常需要经过编号等来查询，而档案数字化，在系统中可以根据关键词进行查阅，为档案管理带来更多的便利。普通的纸质档案在管理的时候，易混乱，即使是有相关目录编号也会有相关的问题，人工处理的错误率大于机器程序运行。所以电子化档案在管理的时候可以有关键字、编号、日期等多重查询方式，可以避免奔波疲劳，为调阅整理工作带来便利。档案数字化能够简单地进行备份，仅仅只需要手动简单操作就可以复制备份。保存也比较方便，不再能够因简单的物理因素而被破坏。

3.3 较少冗余人员的雇用

档案管理人员在档案管理室的工作主要就是整理档案，对已有的档案进行整理，合理安排新档案的归类编号等工作。档案管理电子化之后，可以减少相关的工作量，已有的档案经扫描后也可以转为电子化，极大地减少了工作量和后续保存工作，对于档案管理的相关工作人员的人数需求也减少，利于减少事业单位档案管理人员的雇用，这部分资金可以用于硬件的升级换代。

4 结语

事业单位档案管理工作还存在着很多问题需要我们去解决，同时我们也看到了档案在事业单位工作中仍然起着重要作用，所以事业单位档案的管理，全社会要高度重视，才能适应不断发展的新情况新问题，给事业单位工作提供可靠的保障。所以各单位的档案管理工作，要充分利用现代科学技术管理档案。档案的信息化建设水平直接关系到事业单位档案信息化以及人力资源管理信息化建设的进程，必须加以重视。事业单位档案信息资源建设、档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，事业单位必须做好相应的基础工作和人才准备。