对新形势下做好事业单位档案管理的研究与创新

胡俊风

德州市环境卫生服务中心 山东德州 253000

科技在发展，时代在进步，任何事物一味的因循守旧不思创新都将很难获得较好的发展，档案管理事业也是如此。随着我国市场经济的不断深入发展，一方面为事业单位的发展开拓了广阔的天地；另一方面也给事业单位生存带来了更加激烈的竞争。在这种情况下，事业单位对档案信息和档案服务的需求越来越迫切，要求也越来越高。事业单位档案部门作为事业单位档案信息服务的主体，只有在观念上、体制上、服务机制和手段上大胆创新、与时俱进，更好地把握时代脉搏，更好地为事业单位的发展服务，才能使事业单位永远立于不败之地。

1 提高事业单位档案管理效能的重要性

我国社会经济日渐发展，信息科技不断创新，给事业单位档案管理工作带来了更多的便利，事业单位档案管理的作用，也从传统的储备资料功能进化为事业单位的实际运营提供数据支持，依旧相关法律规定，事业单位档案现代化应与事业单位信息化建设同步发展，进而不断提高档案管理水平，而相应的事业单位档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为事业单位提供及时、有效的服务[1]。这是新时期对事业单位档案管理提出的新要求。除了对现有数据资料的记录，还可以利用先进的数据统计技术，进行数据处理，从而为事业单位的发展提供方向，为事业单位管理模式的改革提供有效的依据。数据记录的准确性以及完整性，是事业单位档案工作的重点。传统档案管理工作，主要依靠人工记录的模式，对事业单位的各项资料进行记录保存，不仅工作效率极低，而且还存在记录内容不全面，数据容易出错等弊端。传统纸质记录的方式，对保存环境有特殊的要求，一旦保存不善，极可能出现数据丢失等情况，埋下了很多的安全隐患。事业单位档案中势必会有关系事业单位存亡的机密文件，这一类文件如果丢失，对事业单位发展将造成致命的伤害。现如今，数据挖掘技术被广泛的应用，一味保守对事业单位的长远发展没有任何意义，事业单位应响应国家号召，摒弃传统档案管理方式，进行有效的改革创新，从根本上提高事业单位档案管理效能[2]。

2 新形势下做好事业单位档案管理的创新要点

2.1 在事业单位档案工作管理体制上创新

现阶段，在开展事业单位管理的时候，最为显著的特征就是有明确的权利责任，有清晰的产权结构。随着时代的发展社会的进步，事业单位的档案管理工作也要满足市场的需要，不断改进创新档案管理制度。想要使机构更加完善，就需要对传统的管理方式进行改进，使其得到优化，形成一体化的档案情报信息中心，集成信息、情报、图书、档案为一体。随着信息化的深入，情报可以作为档案进行保存，也可以来源于档案，想要实现电子档案，最为核心的就是信息技术。目前，在开展工作的时候，一定要将计算机网络技术充分利用起来，实现信息资源共享，这样就能够更加便捷的查阅信息资料，使工作效率大大提高。

2.2 建设数据库的存储标准与格式规范

明确档案数据库的存储与访问方法，包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式等；各种类型档案内容的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等；档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定；档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求[3]。

2.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质，很大程度上决定着管理工作的顺利进行。如上文提到，管理人员专业性的缺失，严重制约着管理工作的提升和发展。关于管理人员素质的提升，首先在事业单位招聘环节，就要对人才进行严格筛选，事业单位要充分明确自身需求，在招聘之初设置相关硬性条件，作为人才的初步筛选，而后在实际面试的过程中，根据需求对人才进行多方面的考察，重点选择信息化技能强、意识前卫、接受新知识能力强并且心思较细的人员。实际工作中，除了定期的组织培训外，还要建立考核制度，对管理人员的能力进行阶段性的评估，为能力突出者提供相应奖励，以激发其工作热情，对考核不合格者给予一定的处罚，使其自觉地进行自我提升。事业单位响应外部经济发展，不断优化管理模式，不仅能够让员工在工作中充分体现自己的价值，还能够促进事业单位的整体发展。

2.4 在事业单位档案管理制度上创新

对于事业单位来说，档案信息是非常重要的财富，通过笔者多年的实践工作发现，虽然档案硬件设备非常关键，但有序的工作流程和完善的档案管理制度，标准化的管理规范也是非常关键的。因此，对于档案管理制度一定要严格进行管理，建立的过程中要制定严密的程序，从收集、整理到最后的借阅使用，都必须要确保档案信息的准确性、系统性以及保密性。并且，要将电子档案与实物档案有效进行结合，将电子档案大的优势充分发挥出来，比如快捷，让用户能够便捷、高效的查阅档案信息。对于档案馆来说，制度是非常重要的组成部分，需要充分分析制度是否满足社会发展的需要，是否能够做到统筹兼顾，是否能够有效契合现代化的管理制度，将各自的职责进行明确，将国家提出的科学发展观贯彻落实下去，将档案工作人员的积极性充分调动起来。

3 结语

综上所述，在信息科技不断普及的今天，事业单位只有不断优化自身管理模式，才能在竞争激烈的市场环境中占据一席之地。目前，在事业单位内部，对于档案管理工作的重视程度还远远不够，缺乏创新的管理方式，事业单位应结合自身实际情况，改变想法，加大对档案管理工作的投入，善于利用信息化科技，建立专业的管理制度，从根本上提高事业单位档案管理效能。