提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

2019-11-28任莉秦怀贵陈光勇

商品与质量 2019年29期

任莉秦怀贵陈光勇

云南曲靖市烟草公司会泽分公司云南曲靖 654200

1 文秘工作质量和水平的重要性

办公室是企业和单位中具有重要位置的部门，有不可替代的作用，是整个企业和单位中的中枢纽带。文秘的主要工作职能，不仅仅是文件的整理、文稿撰写、机要保密、信息收集、宣传工作等，还有上下级的沟通协调、会议安排等行政事项，这也就意味着办公室文秘人员除了要具备扎实的专业技能之外，还需要有多层次的沟通协调能力以及一定的管理能力，才能提高文秘工作的效率，提高文秘工作质量和水平[1]。

2 文秘人员需要具备的个人素养

文秘人员首先需要具备耐心。办公室内的事项琐碎繁多，经常出现多个事项需同时办理，而且有的事项需要长期跟进，多次办理。每件事项无论大小都需要认真对待，有条不紊处理完成，一旦出现疏漏，信息传达错误，会为整个企业或单位带来负面影响，所以文秘人员需要秉持“责任重于泰山”的工作精神，有耐心地处理每一件事项。其次要求文秘人员细心。上级指令的下达、下级动态的上报，方针政策、计划目标、工作推进等等都是通过文秘人员传递，稍微粗心大意，极有可能给工作带来极大的被动或不良影响。一份有时间安排的重要文件，如果文秘人员疏忽，没有及时传递，或者当做一般阅知文件传递，会导致事项不能及时进行安排部署，对企业或单位造成严重影响。

除此之外，文秘人员还需要甘于奉献，脚踏实地地做好本职工作。办公室的工作需要在繁杂琐碎的事情中完成，需要有吃苦耐劳和奉献的精神[2]。

3 提高办公室文秘工作质量和水平有效策略

3.1 提高多层次的协调沟通以及管理能力

办公室文秘需要发挥好“上传下达”的中枢枢纽作用，要重视自身的组织协调能力，并且不断强化这种能力，能够协调好领导和各部门之间的信息传达以及相关工作，同时也要对工作关系进行及时有效的处理。要提高多层次的协调沟通及管理能力就需要提高自己的调查研究能力、执行力、快速反映能力、语言和文字表达能力以及组织协调能力等。

具体来说，可以建立有效工作沟通的基本流程，比如对于信息的传达，需要让信息接收者明确捕捉到关键点，及时进行反馈；当任务日期快达到的时间及时进行提醒，对于相关人员要进行汇报总结，不仅是自己的上级领导，也要对其他人有一个工作上的反馈。对于工作执行中需要具备有效沟通，首先是对指令的传达，要遵循相关流程，对于错误要及时发现并纠正。

要做好协调以及管理工作需要把握立足全局，将每一件事情的轻重缓急有所区分，这样面对工作上的问题思考会更加全面、更加深刻，从大局出发，统揽全局；还要摆正自己的位置，作为一个协调者，交代工作的时候要讲究策略，不能一味用一些指示性和命令性的话语，容易引起他人的反感，需要充分运用语言艺术的魅力，语言不能太急、太硬；除此之外还要注意一些细小问题，在工作的协调和管理中严谨细致，格外重视细小事情，避免严重问题的出现。

3.2 开展文秘技能培训

作为办公室的文秘，需要不断地提升自身的综合素质水平和专业技能知识，要系统地学习相关理论，才能提升自己的工作质量和水平。所以要及时组织办公室文秘进行培训，不仅有职业培训，包括国家最新的政策法规、办公室的内部信息学习以及文秘专业职能，也要推动文秘紧跟时代发展的潮流，及时了解新闻讯息，同时也要提升道德素质要求，促进文秘人员有更高的道德素质标准，以更加优秀的工作态度和奉献的精神投入到办公室工作当中，对待工作认真严谨，切记懒散敷衍了事。定期培训还应该包括办公室的相关条例和规章制度，在遵守规范的前提下提升办公室文秘的工作质量和水平。

除了定期组织和开展培训之外，也需要对文秘定期进行考核。考核的内容首先是培训过程中的要点，目的是在于考察文秘人员是否真的认真学习了相关知识和专业技能。办公室文秘作为一个中枢联系纽带，他们的工作技能水平决定了整个企业和单位的工作质量和行政水平。所以要定期考核文秘的专业水平，学习如何提高自身的工作技能，例如有效区分和整理办公文件的方法、关于办公室文字工作的课程等。通过考核评估，结合综合性的考量，较为优秀的办公室文秘人员可以获得相应的晋升，办公室也可以推选出一到两名的优秀文秘人员，激发文秘积极投入到工作中并不断完善自身，取得工作水平上的提升。

3.3 提升文秘人员的办事能力

通过上述定期考核与培训，奠定了文秘人员扎实的专业工作技能基础。首先是要处理好上下级的协调工作，作为整个单位的中枢联系枢纽，一定要将上级的工作意图和精神传达给下级人员，认真履行上级的工作安排，不能误解了领导的意图，同时也要形成自己的工作思路，脉络清晰地去完成每一项工作。如果发现工作中的问题，即时与领导进行沟通和协调，也可以提出自己的一些意见，这都是为了避免工作上出现严重的问题。第二是要对工作进行合理规划。文秘人员的工作量大，要处理事情繁琐，要做到不遗漏工作内容必须要有一个合理的规划，避免工作内容上的重复。在开始工作之前，文秘人员可以按照自己的实际工作经验和办公室状况来预计可能要完成的工作内容以及需要的时间，做好工作规划，保证每一项工作有条不紊地展开[3]。