对外包费实行项目精细化管理的探索与实践

2019-11-28中海油能源发展股份有限公司工程技术分公司

财会学习 2019年11期

中海油能源发展股份有限公司工程技术分公司

一、外包费定义

按照外包费的性质分为外包工程(项目)、其他外包费、外包服务费三大类[1]。即：第一是外包工程(项目)：指各所属单位发生需要借助委托外单位或个人协助完成的发包工程(劳务服务项目)或分包工程(劳务服务项目)等支出，包括：工程外包费、科研单位的外包工程(项目)支出，但不包括基建工程支出；第二是其他外包费：指各所属单位发生需要借助委托外单位或个人协助完成的相关的材料费、设备费以及技术服务费等支出，包括：材料费、设备费、技术服务费以及其他作为项目管理的外包支出，如所属单位进行专项课题研发项目中分包给其他单位的子课题等，但不包括基建工程外包支出；第三是外包服务费：指各所属单位委托其他单位提供管理性劳务服务而支付的费用，包括：劳务派遣人员费、外包人员费以及支付给人力资源公司的服务费用等支出，但不包括支付的外委修理服务费用、信息系统运行维护费等。

二、外包费的管理

(一)外包费项目管理组织

外包费的管理是一项系统工程，主要是成立外包费管理项目组对外包费采取项目管理的模式，充分利用内部资源，通过市场挖潜、科技创新、成本管控、财务分析联动的工作机制，重点强化内部技术攻关，实现产业深度协调发展，有效发挥公司外包转内包的资源优势，降低成本。外包费管理项目组组成：由市场、科技、装备、财务和所属单位相关人员组成[2]。

(二)外包费项目管理组工作

负责制定、修改公司外包费管理办法、细则和工作指南，并贯彻和监督所属单位有效执行，督促指导所属单位年度外包费预算的编制和进行年度外包费预算的审查，加强公司各业务板块内部经营市场的沟通协调、科技转化、减少分包，跟踪和分析公司外包费的运行情况，实行定期预警制度，对公司外包费的构成和使用情况进行认真研究分析，发掘外包费的增长规律和趋势，发现问题并提出解决方案，对所属单位上报的报表实行月度跟踪，季度分析，年度评估考核等工作。公司主要有以下几个部门：a.市场部门：主要是负责在对公司内部市场工作量充分了解的基础上，进行实时跟踪，充分利用公司内部人力、技术和设备资源，沟通和协调公司所属单位之间内部的经营市场，最大限度地减少外包和外包工作。b.科技部门：主要是负责对公司现有沉淀技术的梳理，充分发挥科技转化的作用，推动新技术、新科技引领市场，使科技和市场经营有机结合，科技为经营服务，重点强化内部技术攻关，充分发挥公司技术优势。c.装备部门：主要是负责公司所属单位提出的外包费立项申请情况和自修自检情况的审查，严格把关，减少外包，加强公司各所属单位的自检自修工作。d.财务部门：主要是负责对公司外包费的构成和使用情况进行认真研究分析，发掘外包费增长的规律和趋势，发现问题并提出解决方案，实行月度跟踪，季度分析，年度评估考核的工作。e.各所属单位：主要是负责按照公司外包费管理办法和工作指南，有效地执行和实施，按照公司规定的要求编制年度外包费的预算和年度外包费管理控制的工作计划措施及具体实施方案，加强所属单位之间、内部之间经营市场的沟通，减少外包，及时总结和分析在外包费管理和控制方面取得的成绩(不足)和工作亮点，跟踪和定期、不定期分析外包费的运行情况，发现问题并及时解决问题[3]。

(三)外包费管理工作模式

外包费实行项目管理的工作模式，即：通过对外包费事前预算审查，事中管控跟踪，事后总结分析全封闭的管理工作模式。

(四)外包费管理工作方法

成本管理和控制工作是“一把手工程”，各所属单位负责人对于外包费的管理要进行三个方面的工作，一是要把降低成本减少外包的工作传递到每一位员工，实行全员、全过程和全方位的管控；二是把降低采购成本工作传递到供应商，尽力降低价格，减少采购成本支出；三是充分发挥公司的人力资源、装备资源和技术资源，使其三大资源充分利用，减少外包工作。

(五)外包费项目管理过程与控制

1.年度预算的编制

每年的9月份，各所属单位根据前三个季度外包费的实际情况结合第四季度的预算，编制下一年度外包费的预算初稿，每年的3月份，各所属单位按照降本增效项目组的工作要求，需要根据上年度外包费的实际发生情况，结合本年度的经营预算，编制本年外包费的预算，预算编制完成后，经过所属单位讨论通过，需要填报人签字和单位主管领导签字后方可上报。

2.年度外包费预算的审查

每年的3月份，外包费项目管理组组织相关人员对各所属单位外包费年度预算进行审查，审查的内容包括：本年度外包费预算编制的基本情况，发生的主要原因和详细依据，本单位全年降低外包费的计划目标和措施方案，外包费管理存在的问题和建议。

3.外包费项目管理情况统计

根据对外包费实行按照项目管理的工作模式，重点跟踪公司所关注的外包大项目的执行情况，实行预警制度，努力按照制度流程规范运作，每月月末各所属单位填报外包费项目管理情况统计表，以便外包费项目管理组随时掌握公司外包费的使用情况。

4.外包费的总结评估与考核

各所属单位在每年12月底要对一年来外包费的执行情况进行总结和评估，包括但不限于：1)、年度外包费总体执行情况；2)、外包费的预算执行情况；3)、外包转内包的情况；4)、新技术新工艺新方法的应用节约外包费情况；5)、自检自修情况；6)、外包费在执行和管理过程中遇到的问题、解决的办法；7)、外包费在管理控制过程中的工作亮点与不足；8)、下阶段对外包费管理和控制措施和建议。经过几年的探索，我们对外包费项目管理取得了一定的成果和经验：

一是加强内部单位合作：与内部单位进行多方面技术沟通，在内部单位能够满足作业需求的情况下，尽量考虑从内部单位协调作业；二是提升核心技术：加强人才培训及队伍建设，外包转内包为公司核心技术人员提供专业的技术锻炼和培训的机会，提高了作业人员的技术力量；三是加强采办管理：采办人员在进行采办过程中，优先考虑内部单位，对于需要外委的项目，加大谈判的力度，尽量控制价格，另外，单个项目中尽可能增加专业供应商的数量，提高竞争性，力求最大限度的降低成本；四是签订长期协议：对于较为频繁同类型的作业，考虑签订年度协议，根据历史成交价进行合理谈判，将作业成本价格降到最优化；五是强化了科技成果的沉淀和转化，通过项目专业化管理，保证了项目有序进行，集成专家资源客观评价技术自有化程度，强化项目总结及后评估，促进了科技成果的沉淀和转化；六是专业化的项目管理打造了诸多精品项目，客户满意度提升和市场深度拓展机会增加。