浅谈学校文书档案的新旧归档方法的利与弊

曹 聪

(山东省北镇中学 山东 滨州 256600)

学校档案涉及的范围很广，包括学校在教学实践过程、科学研究活动与党群组织活动时形成的具有翻阅价值的记录，通常分为文书档案与影响档案，其中文书档案中的教师人事档案是检索率较高的档案，也是政府相关机构需定期查阅的学校档案之一。在传统的办公方法中，政府发放给学校的文书材料与教师的人事档案在归档时常采用立卷归档的方法，每次查阅需利用的人力物力较大，随着信息化办公手段的发展，相关工作人员开始尝试使用电子办公手段，以求实现文书档案的规范化管理。

1.传统的学校文书档案归档方法的不足

在信息化办公手段没有普及的时候，政府机构相关工作人员在管理高中重点学校的教师人事档案与归档发放给学校的文书档案时，多是采用将打印好的文书备份文件立卷收存的方式，将具有查阅价值的文书资料按照类型分类，并依照时间顺序进行归档，而文档中的内容多是以文字为主，即使配以相关的图像资料，也是黑白影印版，通常存在失真的隐患。在查阅这类文卷档案时，工作人员会查找相应关键字或是按照归档时间进行检索，这一环节需要花费一定的时间[1]。

在这类归档方法中，一份文档从确定需要归档到真正做好归档工作需要经过多项手续。首先工作人员需要对送来的文档进行分类，然后根据各类文档的具体内容进行组卷，并将这些新组成卷宗依照逻辑或时间顺序进行排列并编号，待这部分文档被整理好后，工作人员还需要依据其中关键内容进行抄目，随后装订成册，收入相应的档案柜中。这种工作方式在应对数量较少的档案文件时，具有细致详细的优势，但若是同期档案的数量较庞大，工作人员会感到较大压力，尤其是在每年一次的档案整理中。

与此同时，传统文书档案管理还有一项工作是拟写案卷的标题与保管期限。这一工作的内容更为复杂，并且随着时间的演唱，整理与调取工作会愈加繁琐，为正常工作带来许多不便，使档案的管理失去了时效性。

2.现代化学校文书档案归档方法的优势

为使高中重点学校的文书档案与人事档案管理更为简洁高效，提高办公质量与效率，政府部门应紧跟时代发展的脚步，对工作方法进行改革，推行信息化办公[2]。

首先，在管理文书档案方面，可采用将传统的订立卷宗归档的方式转换为每一单独文件设定一个检索关键词，并在各文件中建立分层逻辑关系，方便工作人员在检索时既可快速找到具体的文档，也可以根据分类找到某一类的所有文档。这一工作在归档时会在一定程度上增加工作人员的工作量，但却可以为日后的检索与查阅工作提供很多方便。如今，信息化办公设备已更新换代，工作人员可以借助的信息化手段愈加丰富，在归档相关文档的同时，工作人员可备份一份电子资料，添加到已有资料的数据库中。这样一来，既保证了原版资料的存档完整，也可通过保证电子版文档在多次的检索查阅中不受损伤，实现长期高质量的档案管理。

其次，由于政府向高中重点学校分发的文档种类众多，时间跨度也不一，在归档时还存在部分文档批复手续复杂的问题，若是遇到了跨年度的文档，在整理时会遇到一些列问题。然而，若是使用了电子数据库的方式来归档文档，则可不必像传统文档归档方法那样，因单个文档的插入而转换一批文档的编号，重新制定许多编目，而是简单地在数据库中未该文档设立新编号即可，极大地简化了归档工作的手续。但这一方法并不代表工作人员可不再使用纸质文档收存学校相关档案，为防止电子档案由于电子设备的损坏或网络的不稳定造成丢失，工作人员还是要保护好原版的纸质文档，知识在电子版目录的辅助下，编录工作可适当进行简化。

最后，传统的档案在归档到档案室后是有专人负责其安全性的，在使用现代化办公手段时，工作人员也要注意数据的安全。

结束语

综上所述，档案文书工作是为日后所需的查阅与审核服务的，核心原则是保证档案的真实有效，并长期不受损毁。在过去的高中重点学校文档归档方法中，单份文档的检索较为困难，出错率高，同时纸质文档若是保存不当很容易受到损伤。而在现代化的信息办公方法中，各类分档的分类更为科学，文档内容也可长久安全保存，在检索时也更加便捷，是办公室管理应发展的方向。