图书馆向敏捷组织转型研究

赵靖

摘要：信息技术的快速发展引发图书馆内外部环境的迅速变化，为及时响应用户需求、自由配置服务要素和激发组织创新，敏捷组织是图书馆组织进化的主流方向。为促进向敏捷组织转型，图书馆需建设分布网状式敏捷区块，推动快速和精准决策并激活馆员敏捷性和创造力。查尔姆斯理工大学图书馆向敏捷組织转型的成功经验为国内图书馆实施组织转型提供了有益借鉴和参考。

关键词：图书馆;敏捷组织;精准决策;敏捷性

中图分类号：G250 文献标识码：A

DOI：10.13897/j.cnki.hbkjty.2019.0079

美国非营利机构Ithaka S+R的研究报告指出，当前，图书馆正朝着产品型组织形态（基于产品和服务产生的组织机构）的方向发展，在个别情况下，图书馆甚至采用敏捷开发（将大项目分为多个既相互联系又可独立运行的小项目，分别完成）的方法推动组织创新[1]。2017年的图书馆新媒体联盟地平线报告指出，“技术、信息需求变化以及图书管理员角色发展迫使图书馆重新思考其传统功能结构”，调整组织设计以适应未来工作是图书馆面临的挑战之一[2]。种种迹象显示，外部环境和内部条件的变化对图书馆组织结构提出更高要求，图书馆需要在敏锐感知环境变化的基础上，对自身组织结构做出适应性调整乃至创新性变革，使其更具环境适应性。未来图书馆组织一定是一种极具灵活性，能够迅速响应用户需求、资源要素自由有效配置、决策精准、创新不断涌现的生态型组织，敏捷组织设计将开始成为图书馆组织进化的主流方向。

1 敏捷组织概念及内涵

敏捷，最早起源于一种开发方法——Scrum敏捷开发，随着美军为应对基地组织恐怖袭击而开展的军队组织改革的成功而流行，敏捷被用于定义未来组织变革的方向[3]。所谓敏捷，是指能够以灵敏的感知和灵活的变化调整，迅速适应环境的能力，在这个迅疾变化的时代，组织无时无刻不面临来自于环境不确定性的全新威胁，敏捷成为组织的必需。组织从传统金字塔模式转变到敏捷模式是内外因共同作用的结果。内因在于组织本身的僵化和员工发展的需求，组织僵化具体体现为预算及业绩指标缺乏调整机制、组织层级过多及决策速度迟缓、部门协同不力、信息沟通不畅等;外因在于迅速变化的环境，具体体现为不断涌现的新技术、利益相关方需求的变化等。麦肯锡开展的一项研究表明，环境越不稳定，组织越迫切需要敏捷转型[4]。德勤最新一项研究也显示，将组织重新设计得更具响应性成为排名第一的全球人力资本管理趋势，敏捷组织模型将开始成为组织设计的主流[5]。

灵动、迅速、富有生命力的生物体是对敏捷组织核心特征的简要概括，这种灵动、敏捷、生命力在敏捷组织的多个层面均有着深刻体现：（1）设计理念：敏捷组织设计的逻辑起点以用户为导向，注重

用户体验和用户价值，致力于构建用户服务流程体系，使得组织各组成部分能够自主运转;（2）组织架构：敏捷组织采用扁平化、分布式网状的架构模式，不拘泥于层级，并注重实践管理和社区合作关系的构建;（3）决策流程：敏捷组织决策链条更短，信息实时共享、高速流转、快速交互，赋予员工充分自主权，能够依靠团队和授权范围快速决策;（4）组织文化：敏捷组织提倡平等、团队协作、用户导向、持续学习和创新文化，并以此激发团队活力和凝聚力，实现员工的自驱动。

2 图书馆向敏捷组织转型的必要性与可行性

在信息技术的推动下，社会环境正发生颠覆性变化，大数据、云计算、物联网深刻改变了用户的思维和行为模式。从外部环境角度分析，在瞬息万变的数字化环境中，用户需求伴随新技术的出现而不断改变，并呈现越来越个性化的发展态势，图书馆需快速响应用户需求，采用新媒体和信息技术，创新服务，提升服务价值;从内部因素角度分析，图书馆传统组织结构存在层级过多，决策权过度向上层集中，自组织能力不足，条块分割严重，信息传导不畅，协调效率低等多重弊端，无法灵活适应用户需求多变且越发个性化的趋势。因此，推动图书馆进行转型以实现组织的敏捷性，是新时期形成图书馆核心竞争力的必由之路。

组织变革是最深层次的变革，在由传统组织向敏捷组织的转型中，组织必须做好相应的基础工作，形成与敏捷组织相适应的组织文化和思维模式，储备数字化技术专业人才和支持转型的中坚力量，通过试点、实验迭代的方法探索组织敏捷转型的路径[6]。从相关要素来看，图书馆具有向敏捷组织转型的可行性。首先，对组织而言，敏捷转型过程中最大的挑战来自组织文化，如人们对变化的抵触、对新工作模式的不适应，而图书馆文化向来是拥抱变化的文化，图情界始终坚信，“机构健康有赖于良好的文化——图书馆与信息技术组织不仅要拥抱变化、适应变化而且应充分利用变化带来的潜在优势”[7]。敏捷组织所提倡的平等、用户导向、持续学习、创新等系列理念与图书馆赖以存在和发展的核心价值理念，包括开放、平等、知识自由、以人为本等，在本质上是趋同的。其次，在数字化建设实践中，图书馆培养了一批高素质专业化人才队伍以及支持转型的馆员中坚力量。最后，在前期的一些项目（特别是数字化项目）开发实践中，图书馆已经尝试应用敏捷组织的运营机制及决策机制，通过这些动态的实践探索，图书馆积累了经验，为向敏捷组织转型提供有力保障。

3 图书馆向敏捷组织转型的策略分析

向敏捷组织转型是图书馆系统化的转型，其要点是从系统性的观点出发，将敏捷性融入组织战略、架构、流程、人才设计的所有层面，最终将图书馆打造成一个健康的、与高级生物一样具有智慧能力的有机生命体[8]。

3.1 实施北极星模式战略改造

敏捷组织是外向型、动态开放性组织，为适应变化的环境，组织必须建立稳定的内外部关系网络，并通过内外部良性交互，获取维持系统的生命力，实现感知、思考、调整和变革的循环往复。而在开放交互的过程中，系统需要在共同目标牵引下保持高度的连贯性和专注度。因此，在敏捷组织转型中，图书馆需要为内外部的所有参与者营建共同的目标和愿景，形成组织的“北极星”[9]。首先，树立共同的发展目标。图书馆秉承以用户为中心的原则，综合考虑图书馆员、监管机构、社区合作伙伴等利益相关方的诉求，以全局视角，树立长远战略性发展目标。其次，建立北极星指标。北极星指标不仅是对目标的进一步阐述，明确了图书馆服务和用户、利益相关方诉求间的关联，还能够直接用于衡量现有服务质量，涵盖机构效率指标、教育功能指标、外部关系指标等。再次，强化评估与调整。依据北极星指标定期审查图书馆资源配置的有效性，以便及时反馈和适时调整，同时通过战略整合，强化组织领导力水平，为向敏捷组织转型提供保障。

3.2 构建分布网状式敏捷区块

敏捷组织的基本区块是目标适应型的业务单元，这些业务单元如同生物体的细胞，在统一目标和高层领导者的战略指导下，依据既定规范标准，自主行使在相应职能和流程节点上的职责，灵活调节，以自驱动、自组织的形式高效运作。图书馆敏捷组织转型首先需要变革其传统功能架构，在清晰、扁平、开放、灵活、动态原则指导下，设计职责明确、以新的功能为基础的业务单元。图书馆需要在最大限度上赋予这些业务单元相关权利，使其具备自适应、自组织的能力，包括：（1）构建业务单元间及所有个体相互联系的智能化网络。在这个智能化网络中，信息透明且充分共享，馆员间相互协作，形成去中心化的横向领导力，推动图书馆内部实践治理和高效决策的开展;（2）构建战略性、延伸性、复合性的合作生态系统。将用户、合作伙伴视为创新思想的来源，促进业务单元员工主动汲取外部先进的理念、知识、技术和方法，通过充分协作驱动创新探索，图书馆高层管理者应关注对业务单元间的协同和指导，实现统一目标下的自组织良性互动，以及对业务单元的培育和维持[8]。

3.3 推动快速决策和工作循环

敏捷性对应快速响应以及决策、行动的敏锐性。能否快速响应取决于组织感知变化、理解变化、开展规划的速度和效率;而决策和行动的敏捷性取决于决策流程设计的科学性、组织整合相关资源的效率、信息整理与共享的水平等。要实现敏捷组织转型，一方面，图书馆需要降低系统复杂性，因为系统的复杂性加大了组织重构、改变流程的难度。变革中的图书馆需要在简化组织架构、压缩管理层级的基础上，降低管理程序的复杂性，缩短决策链条，将决策权下放给执行服务的一线员工和团队，提高决策和运作效率[10];在赋予团队更多决策权力的同时，图书馆需要通过强化管理和问责加大对权力的监督和考核。另一方面，图书馆需要打造快速循环的工作模式，即从快速感知、快速响应、快速沟通、快速共享、快速重构到快速评估的循环往复。为此，图书馆需要做好构建快速循环模式的基础工作，如制定标准化工作体系、优化对话机制、建立持续沟通和评估机制等;同时，图书馆需要打造学习型组织，组织团队快速循环的工作能力唯有在持续的学习和调整中才能获得。

3.4 激活馆员敏捷性和创造力

员工知识、技能和经验是考评组织核心竞争力的关键因素，也是敏捷组织区别于传统组织的显性指标，因此，图书馆敏捷组织转型必须与馆员能力的提升紧密结合。具体而言：首先，图书馆需要充分激发馆员的活力和创造力，因为无论是图书馆自组织、自适应力的塑造，还是组织机构、流程、知识的重构，均依赖于馆员主动性和创造力的发挥。为激发活力图书馆要做好以下几点：（1）以组织文化和共同价值观去约束和引领馆员，打造目标统一、协作有效的社区;（2）建立组织信任机制，形成自上而下的支持，赋予馆员充分自主权，促进其持续参与实践治理;（3）馆领导要善于使用高素质的人才，尊重其个性化需求，允许馆员根据个人发展目标定期（横向和纵向）在角色和业务单元间灵活转换[8[CD*2]9]。其次，图书馆需要着力培育馆员与敏捷性相对应的素质，以确保决策的有效落实。包括主动应对变化的意识，从内外部不断汲取知識、理念、技能和主动学习新生事物的能力，协作、创新与实践能力等。最后，图书馆需要充分发挥馆员信息素养、数字素养优势，借助数字化实现自身与用户及其他利益相关方的无缝对接，向图书馆服务、运营流程、沟通流程赋能，达到快速响应、快速行动和快速循环，释放价值。

4 图书馆向敏捷组织转型的典型案例

查尔姆斯理工大学位于瑞典哥德堡，是以工程技术、自然科学和建筑学教育与研究为特色的世界顶尖理工大学。为充分发挥馆员才华和创造力，查尔姆斯理工大学图书馆一直致力于打造“拥抱变化”的组织文化，为满足用户不断变化的服务需求，查尔姆斯理工大学图书馆在全球范围内率先开展了向敏捷组织转型的实践，旨在通过组织变革提升服务水平，适应事业发展。查尔姆斯理工大学图书馆向敏捷组织转型的实践大致经历了三个阶段：（1）萌芽阶段。在2011年的机构知识库建设项目中，为高效交付相关解决方案，查尔姆斯理工大学图书馆向其系统开发团队引入敏捷软件开发的方法。（2）起步阶段。在系统开发团队成功运用Scrum敏捷开发方法的基础上，查尔姆斯理工大学图书馆又将该方法应用于服务网站开发等其他项目中，通过若干项目的试点，查尔姆斯理工大学图书馆对敏捷性、敏捷组织、敏捷设计均产生更深层次的认知。（3）发展阶段。2014年，在积累一定的敏捷开发和敏捷管理经验的基础上，查尔姆斯理工大学图书馆开始设想使用敏捷思维、原则和方法重新构建图书馆组织，变革组织架构，实现整个组织的敏捷性，通过2013年的充分调研、反馈和完善，新的组织结构在2014年得以实现并实施，这是图书馆向敏捷组织转型的里程碑式事件[11]。

通过向敏捷组织转型，在查尔姆斯理工大学图书馆新的组织结构中，设置了三个部门：一是学术交流部门，专注研究信息的存储、分析、可视化和交流服务，同时负责组建跨部门的图书馆教学团队，承担用户入馆培训及信息素养教育;二是发现和传递部门，专注信息获取、元数据管理、馆际借阅、用户体验及图书馆空间服务等;三是系统性支持部门，承担行政、财务、项目管理、市场营销和软件开发等支持性工作，同时也负责社交媒体运营维护和图书馆虚拟信息技术服务等。组织转型的成效主要体现在三个方面：（1）有效增强图书馆服务效率。图书馆传统组织按业务流程分设部门，容易造成部门对接和沟通的效率浪费，通过组织转型，新的图书馆组织以项目形式开展服务，每个部门均形成相对完整的服务闭环，有效增强了服务效率。（2）有效激发馆员服务潜能。图书馆传统组织中馆员跨部门沟通和交流较少，通过组织转型，新的图书馆组织倡导开放、透明和灵活的组织文化，鼓励和支持员工在不同岗位和项目小组中流动，在多元协作的工作环境中，馆员价值和潜能得到有效激发，确保馆员以更加智慧的方式完成任务，推动图书馆事业发展。（3）有效服务于学校战略目标。图书馆传统组织以文献和信息服务为宗旨，而对学校发展性项目的重视与参与度不高，通过组织转型，新的图书馆组织在维持资源建设和服务等常规性功能的同时，能针对学校发展需要重新分配馆内人力资源，以跨部门临时小组的形式参与学校战略发展项目，贡献图书馆智慧。当然，查尔姆斯理工大学图书馆敏捷组织转型仍处在实践探索阶段，伴随着实践的深入，其经验也日渐丰富，敏捷组织的成熟度也将不断提升。

5 图书馆向敏捷组织转型的策略

5.1 以人为本，强化馆员敏捷意识和能力培养

不断变化的外部环境对图书馆组织建设提出重大挑战，组织变革日益成为国际图书馆界关注的焦点，敏捷组织提供了图书馆未来组织的发展方向和发展思路，代表着图书馆组织发展趋势。敏捷组织的整体敏捷性依赖于系统内外部各要素敏捷性的提升以及要素的整合，在所有内外部要素中，人始终处于最核心的地位，因为无论是敏捷性战略的制定、敏捷区块功能作用的发挥，还是快速决策和工作循环的实现，归根结底都需要落实到人的主观能动性和自组织、自适应能力上来。图书馆敏捷组织转型不仅需要掌握敏捷管理的基本原则和方法，更重要的是在系统化、全局性的视角下把握转型中的关键因素和核心要点。以馆员敏捷性为抓手，通过馆员敏捷意识的塑造、敏捷能力的培育，实现敏捷性在图书馆生态系统内部的扩散和成长，实现技术敏捷性、业务流程敏捷性、运营敏捷性乃至组织敏捷性[12];同时，推动敏捷性向外部系统（外部利益相关方）的延伸和整合，实现用户敏捷性、合作伙伴敏捷性，最终通过内外部系统敏捷性整合打造图书馆响应环境变化、满足用户需求、取得竞争优势的能力。

5.2 思想先行，实现图书馆服务者思维转变

组织的发展演变是组织的历史背景、战略发展和管理实践综合作用的结果，无论是敏捷型组织、网络型组织，还是生态型组织，各种新兴组织转型变革的核心在于思维转变，组织转型的过程从本质而言就是思维转变并付诸实践的过程，因此，在相当程度上，馆员思维转变的程度决定了图书馆创新转型的力度。图书馆应营造全面支持管理变革的组织氛围和思维模式，一是开拓馆员视野，启发馆员转变思维模式，达成领导者和馆员在未来组织形态、内部结构、功能定位、权责关系、决策与协同机制等方面的诸多共识;二是引导馆员通过批判性思考真正理解图书馆发展的方向和战略，并从认知上、情感上和行为上积极参与到敏捷组织的转型实践中;三是打造具备敏捷领导力的管理者和知识型馆员，通过持续学习始终保持组织思维的先进性，并构建自下而上的创新体系。

5.3 促进交互，构建图书馆内外部良性互动系统

在组织内外部有效交互的情况下，组织才能如有机体般不断吸纳生长营养，而组织内外部有效交互的实现依赖于以下條件：组织及其功能单元的去边界化和动态化发展，形成互利共生、共同进化的网络关系;组织内部及其与目标群体间信息对称，达到高效、直接的沟通水平;交互主体具备相应的自主判断、自主决策、协同和实践治理的能力;存在对交互过程和结果进行评估的机制。未来的图书馆同样必须依赖系统内外部的良性互动，使各要素资源跨界融合、自由整合。图书馆应做好以下几点：一是提倡构建以人为中心、去结构化、去边界化、自主驱动的柔性组织;二是构建生态型组织合作关系，拓展随需而动、突破界限的沟通与合作模式，有效降低利益主体之间协作的时间、精力及信任风险成本，便于图书馆依靠群体智慧进行决策;三是促进合作生态网络中横向领导力的形成，培育馆员具备善于倾听、有效认知、知行合一、勇于创新的特质;四是开展对转型实践的追踪评估，利用合作关系网络持续采集利益相关方意见和建议，决定是否需要改进或关闭相应计划[13]。

5.4 分步实践，循序渐进推动图书馆向敏捷组织转型

敏捷组织并不是图书馆转型变革的唯一模式，但就目前实践效果来看，其的确不失为满足用户需求、提升图书馆服务价值的有效途径。处于不同领域的组织既具有共通性，也具有独特性，不同类型组织对敏捷性的适应程度，以及在敏捷转型过程中的具体路径，包括战略改造模式选择、敏捷区块模式选择等亦存在差异性。以敏捷区块为例，组织既可在跨职能团队、自管理团队、角色灵活池[8]三种现有模式中灵活选择，也可通过试验和创新形成自定义的敏捷单元。如今，敏捷组织在图书馆领域正处于由概念开发迈向分步实践的发展阶段，一方面，图书馆需要及时关注国际上关于组织进化和组织管理的最新成果与经验，掌握理论和实践精髓，结合图书馆实际，创新探索图书馆向敏捷组织转型的多种模式;另一方面，图书馆需要通过更频繁、更深层次的迭代试验，由点及面、自下而上、循序渐进地实现从敏捷开发、敏捷流程到敏捷单元、敏捷预算、敏捷业务的彻底变革，实现组织敏捷化转型的最终目标。

参考文献

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[2]NMC.Horizon Report： 2017 Library Edition [EB/OL].[2018-03-26].https：//www.nmc.org/publication/nmc-horizo n-rep ort-2017-library-edition/.

[3]姚琼课程.敏捷组织时代已经来临[EB/OL].[2018-06-11].https：//www.hrloo.com/rz/14316382.html？from=subcribe.

[4]麦肯锡.麦肯锡研究报告：如何建立敏捷组织[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.sohu.com/a/2072

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[5]德勤.2017全球人力资本趋势报告——改写数字时代的规则[EB/OL].[2018-03-17].http：//www.hroot.com/hcm/242/325478.html.

[6]杨懿梅.拉姆·查兰全球合伙人杨懿梅：敏捷时代，即便是大象也要灵活奔跑[EB/OL].[2018-08-09].http：//www.hbrchina.org  /2018-08-09/6331.html.

[7]吴建中.从未来看现在——图书馆发展的下一个十年[J].图书馆建设，2016（1）：4-9.

[8]麥肯锡.麦肯锡：判断你的组织是否敏捷的五大标志[EB/OL].[2018-07-30].http：//www.sohu.com/a/244259644_163538.

[9]界面新闻.装聋作哑能让公司身手敏捷？因为特斯拉、亚马逊都找到了“北极星”[EB/OL].[2018-02-11].https：//www.sohu.com/a/222218497313745.

[10]彭剑锋.未来组织长什么样？有八个特征[EB/OL].[2018-09-19].https：//www.sohu.com/a/1931306

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[11]Daniel Forsman.Introducing Agile Principles and Management to a Library Organization[EB/OL].[2018-09-19].http：//docs.lib.purdue.edu/iatul/2014/plenaries/1.

[12]霍春辉.云制造与敏捷型组织：开启工业4.0时代的新未来[M].北京：人民邮电出版社，2016：11.

[13]（美）罗杰·费希尔，艾伦·夏普，著.横向领导力[M].刘清山，译.北京： 北京联合出版公司·后浪出版公司，2015：1-43.

Research on the University Libraries Transformation to Agile Organizations

Zhao Jing

Abstract：The rapid development of information technology has caused rapid changes in the internal and external environment of university libraries. In order to timely respond to users needs， freely allocate service elements and stimulate organizational innovation， agile organization is the main direction of the evolution of Library organizations. In order to promote the transition to agile organization， university libraries need to construct distributed network agile blocks， promote rapid and accurate decision-making and activate librarians agility and creativity. The successful transformation experience of Chalmers University of Technology Library provides a useful reference for domestic university libraries in organizational transformation.

Keywords：Library; Agile Organization; Precise Decision-making; Agility