基于人事制度改革背景的大学人事档案管理分析

2019-11-25晋中学院高静

办公室业务 2019年16期

文/晋中学院高静

人事档案管理是高校人事管理的一项重要内容，良好的人事档案管理可以使高校人事部门详细了解高校工作人员的信息，对于高校相关工作人员的考察和任用有极大的指导意义。此外，人事档案管理工作在维护高校教职工权益、规范人才管理和任用等方面也有着重要作用。在当前人事制度改革的大背景下，加强人事档案管理工作是极为必要的。

一、当前高校人事档案管理的现状

（一）人事档案管理制度不健全。在人事制度改革的大背景下，目前我国高校的用人制度普遍采用的是聘用制，通过公开招聘、签订聘用合同的方式完成高校教职员工的聘任。虽然用人制度发生了变化，但是人事档案管理制度却没有相应地进行完善，人事档案管理部门在聘用人员的档案接收、资料转递以及人事信息检查和审核等方面缺乏完备的制度规范。需要归档的未及时归档，甚至部分档案缺失，材料不完整，这给高校人事部门在人员考察和选用方面造成了一定的影响。

（二）人事档案管理手段落后。进入21世纪以来，人类社会已经进入了信息化时代，而当前我国高校人事档案管理手段依然停留在传统模式上，这依然无法满足高校人事档案管理的需要，同时也严重影响了高校人事档案管理工作效率的提升。在当前信息化技术高度发达的背景下，高校人事档案管理也应对引入数字化信息化的管理手段，利用先进的技术手段提升高校人事档案管理工作的效率。但是，目前高校人事档案管理缺乏引进信息化管理手段的意识，这极大阻碍了高校人事档案管理的改革和进步。

（三）人事档案管理的完整性无法满足当前人事管理的要求。高校人事档案对于高校教职工的岗位调动升迁有着重要的参考意义，因此，高校人事档案的真实性和完整性显得极为重要。人事档案除了常规的一些资料以外，还应当包括教职工的思想道德、日常出勤以及绩效考核等相关内容，从而使得人事部门在进行人员任用的时候可以全方面了解教职工的信息。此外，人事档案记录应按照一定的规律记录，避免杂乱不堪、没有条理的记录。

二、人事制度改革背景下大学档案管理改革措施

（一）完善人事档案管理制度。为了适应人事制度改革所带来的变化，要相应地完善人事档案管理制度，使得高校人事档案管理工作更加规范化、制度化。首先，在人事档案的转入和转出方面要严格把关，规范管理，档案管理人员在档案转入时要按照类别进行整理，妥善保管，保证高校人事档案从转入和转出整个过程中档案的完整性。其次，人事档案管理部门要严格遵守《档案法》，贯彻落实人事档案调阅制度以及保密制度，结合本校实际情况实施标准化管理，使人事档案管理工作有据可查，有章可循。

（二）充分利用现代信息化手段。高校人事档案管理部门要积极引进现代信息化技术，建立高校人事档案电子信息库，从而实现人事档案管理的信息化。建立人事档案电子信息库，实现信息化管理，一方面方便人事档案信息的分类、整理、转递以及调阅等，提升人事档案管理工作的效率；一方面便于对高校人事档案进行管理，建立电子档案以备调用查阅，纸质档案可以进行归档，妥善保存，双重保险，可以有效防治档案丢失造成的影响。但是需要注意的是，避免由于网络安全问题造成高校人事档案泄露，在进行人事档案信息化管理过程中可利用校园局域网，同时采用加密的方式进行档案的查阅、转递等。

（三）丰富和完善人事档案的内容。高校人事档案的真实性和完整性直接关系到档案在人事任用时的参考价值，只有真实有效地认识档案才能对高校人事管理有指导作用。因此，在人事档案管理过程中，处理收录教职工的常规信息以外，同时，还可以将对教职工思想道德的调查情况、绩效考核情况以及保险档案等相关内容也纳入人事档案管理当中。这对于高校人事调动升迁有了更高的指导意义，更便于高校人事部门开展人事管理工作。