浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

文/云南省农业科学院离退休人员管理处 张慧

信息化时代网络技术和计算机技术高速发展，在办公室档案管理过程中，应当运用先进的科学技术，使档案管理效率提升，满足企业发展目标，有效控制企业运营成本，使企业在开展业务过程中，能够搜寻有效的文件，从而为开展业务奠定坚实的基础。在此背景下，需将科学技术应用到档案管理中，从而实现档案管理的创新发展。

一、档案管理

办公室档案管理信息化技术利用现代化的计算机技术及网络技术，实现对数据的采集和整理，从而实现智能化和数字化的档案管理。信息化档案管理具备3个较为明显的特点：第一，将普通的纸质记录方式转换为计算机存储方式。第二，将传统的记录存档实现信息化和网络化，可以有效提升工作人员的工作效率。第三，遵循相关档案管理政府部门的法律法规。此外，信息化档案管理主要是利用互联网信息技术，因此可以有效提升档案资料的整理速度，还能体现出档案管理的科学化和智能化。同时在建设档案资料时，公共档案信息资源库和管理信息资源库的建设要统一，确保基础设施的建设，为档案管理提供优质的保障。

二、档案管理现状

信息化档案管理相比于常规档案管理差异体现在，此管理方式与信息技术和网络技术结合，实现数字化档案管理，使管理人员实现无纸化办公，控制企业运营成本，保证资源的合理利用。但是在现阶段我国的多数企业还在应用传统的档案管理方式，档案管理人员无法利用现代化工具开展工作，工作效率较低。特别是在信息化建设上还存在着很大缺陷，甚至一些部门单位对于信息化档案管理工作的认知还比较模糊，没有加大力度进行宣传推广，导致人员在工作的过程中很难将信息化技术应用到档案管理中。此外，在档案管理工作中，工作人员对很多互联网技术不熟，只会一些简单的操作，对于专业知识也一概不知。由于这些因素，所以导致目前信息化办公室档案管理工作发展缓慢，无法发挥出其真正的作用。

三、档案管理创新策略

（一）转变思维，提升创新理念。要想将互联网信息化技术完全应用到办公室的档案管理中，首先要改变工作人员的思想观念，使工作人员的思想观念有改变和创新。档案管理对于企业的发展能够提供有力依据，能与现阶段业务进行对照，档案管理过程中，只能将这些档案资料进行收集分类，不能真正体现这些档案资料的价值。因此，创新工作人员的思想观念尤为重要。同时事业单位在招聘人员时，也可以多招聘一些年轻的工作人员，年轻的工作人员对于新鲜事物的接受能力相对较强，多数青年人群习惯用互联网开展工作，对各项办公软件掌握程度较高，在开展档案管理工作中，能够得心应手。

（二）提供最佳的优质服务。信息化档案管理工作都是以网络为服务平台进行搭建。在进行传统的档案管理工作时，一般情况下，工作人员都会使用手工编辑的方式进行记录存档，在很大程度上限制了工作人员的工作效率。因此在信息时代，办公室各个部门都展开了信息档案管理工作，利用互联网信息技术，可以随时随地调取任何档案资料和信息，提升了工作效率。同时为了进一步体现出网络平台的优势和价值，在搭建互联网服务平台时，还要加强自动化和智能化的工作，确保办公室档案管理工作的先进性及科学性。

（三）提高档案资料的保密性。信息化的档案管理引进了计算机技术，在很大程度上提升了档案管理的工作效率。但由于计算机技术为虚拟空间，对于安全问题没有保障，因此增加了档案管理的工作风险，同时存储档案资源所用都是硬件和软件，如果发生意外就有可能造成资料丢失。因此，各个事业部门一定要加强档案管理，增强档案的保密性，避免在使用信息化技术时出现意外，同时要做好应急预案，一旦发生意外，把风险降到最低，也可以使用备份的方式，保证档案资料的安全。

四、结束语

总而言之，新时期的档案管理过程中，能否科学运用现代的信息技术对档案管理具有重要的意义。针对现阶段存在的问题，企业还要做到具体问题具体分析，积极引进先进的信息技术，更新企业计算机设备，培养与时俱进的信息化人才，建立科学的档案管理体系，同时能够转变人员的思想观念，了解档案存储的意义，体现出档案资料存在的价值，能够让档案资料更好地服务于社会，通过以上措施，将有效改变企业档案管理现状，促进企业在新时期良性发展。