医院文书档案管理办公自动化探微

2019-11-25青岛市第五人民医院高真

办公室业务 2019年16期

文/青岛市第五人民医院高真

先进的管理模式是推动管理现代化不可或缺的方式，在目前的情况下，在对医院的档案信息进行管理的时候，通过融合自动化的模式，在一定程度上与时代的发展要求不谋而合，能够使档案的管理更具科学性。

一、医院文书档案管理办公自动化存在的问题

（一）文书档案管理不够规范。在目前的情况下，通过调查我们可以发现，许多医院在进行文书档案管理时，存在着管理工作不够规范的情况，比如，对于文件的分类以及名称的标注存在着各种缺陷和不足。另外，卷宗组卷不科学同样也是一个十分突出的问题，应当引起相关人员足够的关注和重视。在医院文书档案管理所存在着的诸多问题之中，档案检索的效率问题受到了越来越多的人关注。在一般的情况下，档案检索的方式可以划分为人工检索以及电子检索两种。并且在基层医院中，人工检索的方式依旧有着很大的运用空间。一些档案管理人员经过多年的工作实践，已经实践出了许多档案检索的工具，由于他们的观念存在错误，以为工具运用的越多，越能够提升档案管理的效率，长此以往，导致多而不精的情况出现。

（二）基础设施没有完善。尽管在目前这个时期，许多医院都已经在档案管理的过程中运用了电子化管理的方式，但是，这种方式毕竟处于初始时期，还存在着很大的发展空间。首要的问题就是基础设备不完备，在这样的情况下，给医院办公系统的高效运转带来了一定的困难。另外，由于缺乏基础设施，导致不能建立局域网内的数字档案接收站，因此，在接收数字文件信息的时候存在着诸多的不足，长此以往，难以形成医院档案管理的专门体系。

（三）档案管理人员的自身素质和管理水平并不是很高。基于医院档案信息管理自身所具有的特点，相关的人员只有具备良好的技能，才能够使工作开展更加顺利，但是，在目前的情况下，许多档案管理人员的专业技术存在不过关的情况，比如，在对信息进行编排的时候，不能够熟练完成相应的工作，给医院档案管理的高效带来了严重的影响。

二、提高医院文书档案管理办公自动化的措施

（一）逐步推动文书档案信息化管理。推动文书档案的信息化是提高医院文书档案管理办公的一个重要的举措。相关的医院应当对档案的管理工作进行统筹规划，以医院的实际特点出发，制定符合要求的方案。医院还应当对档案管理的关键环节保持足够的关注，通过这样的方式，搭建完备高效的信息平台。除了采取以上措施以外，医院还应当对管理模式进行规范，通过这样的方式，让自动化办公成为可能。相关人员还应当意识到，档案管理工作是一个循序渐进的过程，在通常的情况下不是一蹴而就能够完成的，基于这样的原因，档案管理要不断坚持，只有这样，才能把管理工作落实到实处。

（二）加强对管理人员的培养。为了能够让医院的档案管理工作更加具备实效性，最为关键的一个环节就是进行管理人才的建设和培养。在当前的情况下，医院档案管理人员一方面要具备良好的计算机技能，另一方面还应当对档案管理知识保持足够的熟悉。然而，当前这类人才严重匮乏，培养一大批专业技术人员是一项相当重要的任务。首先，医院应当有计划地向有关学校输送相关的人才，给他们创造更多的锻炼和学习的机会。其次，医院还应当提高待遇和条件，通过这样的方式，吸收越来越多的人才加入，进而让医院档案管理的自动化成为可能。总而言之，强化人才培养工作，要从实际出发，结合医院自身所具有的特点，制定明确的发展和规划目标，以医院档案管理的实际情况作为出发点和落脚点，采取逐步过渡的方式，最终实现文书档案信息化管理。

（三）领导要高度重视档案信息自动化管理。医院的领导要对档案信息自动化管理保持足够的关注，只有这样，才能够从源头上把档案信息自动化管理落实到实处，另外，在进行档案管理的时候，要与时代发展的要求相适应，否则，就会面临淘汰的境地。因此，只有领导对档案信息自动化管理有足够的重视，才能够提升档案管理的水准。