核电企业业务系统电子文件自动归档设计

以江苏核电有限公司为例，2017年公司承接了国家档案局电子文件归档和电子文件管理试点项目。试点项目将电子文件管理系统（企业内容管理系统）作为依托实现平台，建立系统接口，对数据封装、版式化文件、系统认证等技术难点进行分析处理，实现电子文件的自动归档集成，实现了供应链系统、会计核算系统电子文件自动归档到电子文件管理系统。

一、设计原则

业务信息系统应按保证电子文件凭证性功能要求建设，在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段，将电子文件归档与管理的功能嵌入系统，提高管理自动化程度，使具有保存价值的电子文件及其元数据得以及时捕获，并得到规范管理。

开展业务信息系统建设时，文档人员应提前介入，与业务部门共同提出电子文件归档需求。需求分析阶段，应同步梳理业务流程产生的各类电子文件，明确电子文件产生周期，重要程度及后续利用需求，明确电子文件归档范围，元数据等，设计自动归档功能。

结合企业信息化总体管控要求，选择适宜的软硬件系统架构，采取必要的技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

二、归档设计

（一）归档范围设计。核电企业参照《建设项目档案管理规范》（DA/T28）、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（国档局10号令）、《核电厂质量保证记录制度》（HAD003/04）、《核电文件档案管理要求》（EJ/T1225）等建立了较为齐全的纸质文件归档范围及保管期限表，并形成了企业制度。但目前尚无企业建立专门的电子文件归档范围，一般参照纸质文件的归档范围和保管期限执行。在业务流程信息化过程中，涉及原有纸质文件的电子化以及新的文件类型的产生。1.业务系统涉及的相应纸质载体的电子文件，电子文件的收集范围、保管期限均参照企业纸质文件归档的有关规定执行。2.业务系统新产生的，有既定格式可输出文本的，未包含在程序范围内的电子文件，需要业务部门以及文档管理部门结合文件的重要程度以及后续的利用需求共同协商确定。3.对无相应纸质或无法输出成纸质的电子文件，其归档范围和其保管期限，由业务部门、文档部门、信息技术部门结合重要程度、利用需求及技术要求等因素共同协商确定。

（二）元数据设计。电子文件的元数据是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。在电子文件形成、捕获、登记、分类、存储、利用、处置、归档移交等过程中，形成各类元数据，以证明电子文件本身的真实性、完整性与有效性。元数据在核电领域应用较广，现行的可用于核电文档管理的元数据标准主要包括《核电电子文件元数据》（EJ/T1224）、《文书类电子文件元数据方案》。前者着重描述文档管理、业务过程描述、权限控制、空间位置标识和文档利用，突出业务过程描述和文档管理功能，后者将元数据划分为文件、机构人员、业务、关系四大实体，结构化特征明显。前者虽是核电文档的主要参考标准，单位对核电工程项目涉及的责任者、业务流程、文档对象进行区分。核电企业在进行元数据设计时应从多个方面考虑。1.基于具体的业务流程以及文件归档要求来设计元数据概念模型。对业务流程，更多的是关注文件内容的元数据及审批流程产生的元数据，在电子文件保存、归档、利用过程中更多的是关注文件、档案相关的描述数据。元数据的选择和确定应当从确认和检索、著录描述、资源管理、电子文件的保护与长期保存、支持电子文件在不同信息系统之间的交换这几个维度进行综合考虑。2.电子文件元数据设计时应建立业务系统元数据与电子文件管理系统元数据对应关系表。业务端元数据描述侧重于业务理解，归档到电子文件管理系统时侧重于标准的文档元数据描述，二者建立映射关系。如设计了电子文件自动归集成案卷/件，应同步设计档案相关元数据。3.电子文件元数据设计时应考虑关联元数据（核电电子文件元数据标准M24）。利用信息技术，实现关联业务电子文件的关联展现，方便后续利用，更好地还原业务场景。以江苏核电有限公司试点项目供应链系统电子文件为例，结合业务与文档管理实际，商务合同电子文件共设置了文档信息、形式特征、电子属性、电子签名、处置信息5类68个公用元数据，以及商务计划编号、支付凭证号等4个关联元数据。对于每个元数据，主要从编号、中文名称、定义、目的、约束性、可重复性、元素类型、数据类型、编码修饰体系、值域、缺省值、子元素、信息来源、相关元素、注释等方面进行了描述。元数据取值根据设定规则从业务系统数据中取值或者默认取值，实现元数据自动采集，无需人工干预。通过应用关联元数据，实现不同类型文件之间的关联，例如商务合同关联采购计划、关联支付凭证等，实现文档流与业务流融合。

（三）归档过程中的技术保障。1.“四性”保障。未解决电子文件在移交过程中容易被删除、被篡改、被盗窃等问题，必须在移交和接收过程中进行“四性”检测，主要是保证电子文件的真实性、有效性、完整性和安全性。为了保障电子文件的“四性”，在制定技术方案时，除了在电子文件前后端的业务流程上的保障外，还需要综合评估采用技术的难点和风险点，合理规划其实施路线。信息化技术的应用更需要考虑成本与收益的平衡。以电子文件来源真实性检测为例，通过对提交到电子档案管理系统的归档电子文件中包含的数字摘要、数字签名、电子印章、时间戳等相关信息的有效性进行验证，可以确认电子文件是否被篡改。四性检测设计可参考《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《文书类电子档案检测一般要求》等文件要求、结合企业信息化现状选取四性检测手段。江苏核电有限公司试点项目通过软件固有设计原理，实现的检测项目有7项，由系统实现的自动检测项目包括13项，人工检测实现的为3项。2.版式化设计。电子文件形式多样，为保证显示效果，长期可读，必须选择通用的、非专用的存储格式。参考《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47）以及《企业电子文件归档与电子档案管理指南》，长期保存格式选择依据为：格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、利于存储、支持技术认证机制、利于利用。数据库类、文字处理系统形成的电子文件一般选用版式为存储格式。目前主流版式格式为PDF和OFD。考虑到当前公司技术体系的连续性，以及对已采购成熟商业软件套件的资产保护，选择PDF作为电子文件的存档归档格式。项目采用开源软件OpenOffice，自主设计与开发了版式文件转换服务，以服务的形式供外部系统调用，电子文件归档程序根据业务系统的具体逻辑，从数据库中选取对应数据并按照要求产生word等文件，再调用转换服务以及电子签章服务等，生成PDF格式的版式文件。

三、流程设计

开展归档范围、元数据、版式化要求、技术手段选择，还应对电子文件管理系统进行完善电子文件管理系统，制定相应管理策略，实现对电子文件的在线自动、手动等方式的收集，实现对归档过程的安全可控。

企业应建立档案数据交换标准接口，实现业务系统与电子文件管理系统的集成。电子文件系统端建立服务接口，实现检测、封装电子文件及元数据，传输归档电子文件并等功能，电子文件管理系统端设计归档接口，实现接收文件、解析归档数据包、存储数据以及与业务系统归档信息交换等功能。江苏核电有限公司采用FTP和webservice开展系统间接口设计，接口的提供上，将应用服务器以服务的形式运行，保证服务的长期可用，同时考虑多种系统接入可能，具备充分的开放性。后续有新的业务对象需要归档时，只需遵循相似的接口规范和开发逻辑，能够很快实现功能的推广复制。

在开发业务系统与文档系统通用接口的同时，需建立配套的业务制度和标准，并将规则配置到电子文件管理系统中：（1）电子归档范围与保管期限表。（2）电子档案分类与编号规则。（3）元数据采集标准（元数据字典）。（4）电子文件管理系统权限控制表。江苏核电有限公司配套编制了归档范围及保管期限表、电子文件元数据规范、数据结构规范、接口技术规范、归档存档格式规范等11份制度，为后续其他业务系统电子文件归档提供了范本。

业务系统电子文件同步到企业电子文件管理系统，后者可以设立专门的电子文件工作台或模块，实现接收电子文件的跟踪、统计。另可根据归档要求采取按件/卷的形式进行自动逻辑组卷归档。系统在设计元数据时可同步设计档号自动规则及档案相关的元数据，开发归档流程时同步考虑文件与档案的对应关系，实现自动归档，对于按卷归档的电子文件，需考虑不同类型电子文件之间的逻辑关系以及关联元数据，设置归档节点，无需人工干预，实现自动逻辑组卷。以江苏核电有限公司为例，从业务系统流转的商务合同文件（立项单、采购计划、供方审批、合同会签单、合同文本、支付表等），生效后同步至电子文件管理系统文件库，在合同文本签订时，自动创建案卷，将之前形成的文件归档，之后该合同形成支付文件，随时添加到本合同案卷。

通过版式化、封装等形式有助于电子文件长期保存，但不能保证电子文件的绝对安全，企业还应对电子档案以单份文件（含元数据）为存储单元进行离线存储，进一步降低电子档案长期保存风险。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）推荐了一次性写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质。存储介质各有利弊，企业应结合信息技术发展趋势、企业现状选取合适的离线存储介质，并根据归档电子文档的重要程度选择合适的备份份数。江苏核电有限公司选用蓝光光盘作为离线备份介质，并通过蓝光光盘库、光盘检测仪、离线光盘柜等实现光盘的系统管理，确保电子文件的安全性。

四、结束语

核电企业业务系统电子文件实现自动归档移交，能够在最大程度上提升电子文件的安全性，保证文件能够有效存储，降低业务人员的收集、识别、整理及文档人员的检查归档工作量，对促进企业管理精细化管理，提升企业信息资源利用水平，具有积极的实践意义。这要求档案人员改变知识结构，除了文档业务素养外，还应与时俱进，学习、吸收和掌握信息技术与技能，从后端的“收管用”，逐步走向前端电子文档生成控制及过程控制，提高企业文档管理规范化、现代化水平。