新形势下事业单位干部人事档案管理问题和对策

2019-11-24

办公室业务 2019年20期

干部人事档案管理工作是事业单位的一项基础却重要的工作，做好档案管理工作才能为上级部门及时提供准确有效的信息来甄选干部。因此，随着人事制度改革和信息化技术的应用，新形势下要改革档案管理制度的步伐，提高档案管理工作效率，以便更好地适应社会的发展。

一、事业单位干部人事档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不完善，管理手段、模式落后。首先，干部人事档案在其个人职位升迁和其它一系列社会活动中都起到着十分重要的凭证作用，我们应在管理制度上狠下功夫，如果管理不到位，将造成很多严重的问题。据了解，目前我国大部分事业单位的档案管理工作不合理，没有对该工作成立专门的小组来负责，整个工作管理流程混乱，没有制定相应的统一标准来管理档案，档案管理工作没有明确的重心，一些人事档案信息由于没有及时收集归档，造成内容不完整；还有的档案杂乱无章，明显没有整理归类。其次，干部档案管理意识淡薄，管理模式陈旧，直接导致了其它管理手段落后，大部分县级单位干部人事档案基本靠人工管理，采用手工填写信息的方式，工作量大，速度慢，效率低，在科学和信息技术高速发达的今天，人工管理呈现出了明显的不适应新形势。再次，部分单位还是沿用传统的管理模式，如事业单位人员变动比较频繁，部分人员对档案的重要性认识不足，使得档案管理工作出现随意操作等现象。

（二）档案管理人员自身素质有待提升，对档案的重要性认识不足。首先，目前我国档案管理部门的工作人员没有认识到档案对每个人的重要性，工作态度不认真。在日常的档案管理工作中，经常把档案管理工作当成简单材料的装订和整理，工作中只要保管好材料，避免材料丢失泄露就算完成工作要求了。这会致使档案工作经常处于应付的一种状态。其次，一般事业单位工作人员日常工作比较忙，导致对于自身的档案管理方面不重视，归档不及时。例如对于平时的职称评定之后的一些材料没有及时移交档案管理部门；或者有的干部提供的个人资料不全面，使得档案管理部门无法全面掌握干部的真实情况。还有些干部对于自己的前途没有规划，认为档案对自己没有多大用处，另外一些干部不明白哪些资料会归入档案，在填写自己情况的时候比较随意，导致出现填写错误的现象。

（三）干部人事档案管理手段较为薄弱，能力不高。档案管理工作的特点是具有保密性、政治性、专业性。因此档案管理工作人员必须具备较高的政治觉悟和为人民服务的强烈责任心，同时还要具有一定的档案管理工作经验。但是，目前我国大部分事业单位的档案管理工作中存在一人身兼数职的现象，或者根据工作需要临时调任工作人员，缺少专业的档案管理硬件设施，档案一般都是随意存放在仓库里或者锁在抽屉里。档案管理工作人员缺乏专业的知识和经验，人员入职以后没有经过专业的系统培训，档案工作只是做好了平时的简单装订，对干部的信息筛选和判断等环节心余力绌。这些现象使得人事档案管理工作信息化程度降低。目前国家正在大力提倡建立干部人事档案信息化管理，推行“无纸化管理”。但在推行的过程中遇到了很多问题，如，单位基础设施不安全，资金投入不到位，在建立信息化后，保密意识不强，疏忽了信息安全问题，导致档案在网上被泄露，选成十分严重的后果。

二、提高事业单位干部人事档案管理工作的策略

（一）提高对档案管理工作的重视。改进档案管理工作的关键是提高管理的意识，引起有关单位各级领导对档案管理工作的重视，一方面，在思想上，必须对档案管理工作重视起来，比如，在相关的工作安排、人事调动、工资调整等决策之前必须对其人事档案信息进行充分的了解和认识，将干部人事档案信息充分利用起来。另一方面，必须加大对档案管理工作的资金投入力度，更新档案管理工作所需的基础设施和电子设备，为档案管理部门配备专业的、高素质的、有责任感的工作人员，提高单位人事档案管理的水平和效率。

（二）根据单位实际情况，健全统一的档案管理标准。针对档案管理工作，每个事业单位都有自己的审核过程。想要在管理工作中实现信息化，就要理顺这些管理流程，然后把这些流程统一进行规划，纳入干部人事档案管理信息系统中。信息化管理中每个岗位职务分明，确保档案管理工作的每个环节都能有序进行，进而在工作中不断积累经验，建立科学合理的管理制度，规范档案管理信息化的整个操作过程。

（三）提升档案管理人员的综合素养。新形势下对档案管理工作人员的要求较高，因此，人事档案管理工作人员一定要有较高的思想政治素养，守得住清苦、吃得了苦头，具有坚韧不拔的毅力。在日常工作中要不断对事业单位人事档案管理人员进行专业素养、思想政治、职业道德等方面的培训，提高工作人员的综合素养。建立一支专业素质扎实，思想觉悟高，业务能力强的干部人事档案工作队伍，为档案管理工作的有序进行奠定基础。

（四）提高事业单位人事档案信息化管理。首先，传统的人事档案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠档案管理人员手工操作。查找资料的时候需要耗费大量的时间和人力，工作效率较低。如果在工作中使用信息化管理，就可以防止这些现象的发生，信息化管理具有独特的优势。可以实现档案管理结构的优化，档案管理工作人员在进行人事档案录入的时候，需要对大量的档案进行信息分类、筛选、加工，建立标准的档案信息管理方式，把档案信息科学合理地分类进行管理。需要使用档案的时候可以利用电脑技术进行索引，就能方便快捷地获取档案信息，提高工作效率。其次，信息化管理能使档案保存实现稳定性。电子档案和传统的纸质档案相比寿命较长。传统的纸质载体在保存过程中容易受各种因素的制约出现档案损坏、丢失等现象。例如，纸张在高温或者低温下容易损坏，但是电子信息就不会受这些因素干扰。电子档案可以根据不同的需求选择不同的存储方式，阅读方便快捷、保存时间长、稳定性高是档案信息化管理的优点。再次，信息化管理可以实现信息交流和资源共享。传统的靠手工来记录档案信息再进行保存的模式，技术较为落后，大量有用信息和资源被埋没，但是利用计算机进行管理以后，根据档案信息保密性质的要求，可以建立档案信息网络服务平台，使档案管理工作实现高效管理和资源共享的效果。

（五）严格审核干部档案材料，保证档案资料的真实性。在事业单位干部档案管理工作中，对一些新增的人事档案一定严格审查，确保档案资料的质量过关，统一按照干部人事档案管理的要求，把一些需要补充的档案信息及时通知每位干部，要在规定时间内补充完整，否则不给予归档。同时，档案管理工作人员也要不断对工作进行创新，建立完善的档案管理标准，以高质量、高效率的管理模式来服务于人事档案管理工作。