信息化背景下创新民办高校档案管理工作研究

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

民办高校的档案管理工作是基础、繁琐且具有服务性质的工作类型，所以档案管理是高校工作中必不可少的一个环节。随着时代信息化的发展，高校档案管理逐渐从传统的纸质化管理向电子化转变，那么民办高校档案管理过程中的问题也就逐渐凸显，严重影响了工作效率。笔者对此以问卷的形式对我省十几所民办高校档案管理工作做了调查，发现以下几个问题：

一、民办高校档案管理工作中存在的问题

（一）管理观念落后。在78%的民办高校中，人们一直将工作重点放到教学管理方面，忽视档案管理的创新工作，以至于各民办高校在档案管理方面的投入不足、管理观念落后，从而直接影响档案管理人员创新工作的积极性，影响管理效率。

（二）管理方法陈旧。在传统档案管理工作中，有65%的高校管理方法相对陈旧，单纯靠人工进行档案的搜集、整理、归档、查找等，管理工作既繁琐、又枯燥，而且管理效率低下。尽管目前已经有35%的高校采用了信息化管理手段，但是也仅限于档案的查询和搜索，无法真正提高管理效率。

（三）管理人员素质偏低。在档案管理工作中，有将近一半的管理人员是从学校各个部门抽调过来的，并不具备专业的档案管理知识和经验；还有少数一部分是年纪偏大的管理人员，无法灵活运用各种信息化软件，从一定程度上遏制了档案管理向信息化管理的推进和发展。

二、信息化民办高校档案管理工作创新的必要性

首先，信息化技术在高校档案管理工作中的应用，实现了高校档案管理的信息化、技术化管理，从根本上实现了学生档案从纸质化档案向电子化档案的转变，从而使档案管理和信息化时代接轨，提高档案管理效率。其次，信息化档案管理以电子化设备替代了传统的人工管理模式，既减轻管理人员的工作负担，同时还能使信息查找、搜索等变得更加有效。最后，信息化档案管理使各高校档案之间建立一个统一共享平台，实现了学生档案信息的收集和共享，从而大大提升高校档案管理效率。

三、信息化民办高校档案管理工作的原则

在高校信息化档案管理过程中，为了满足民办高校在档案管理中的不同需求，我们提出以下两个原则：第一，双轨制原则，即民办高校档案管理实行“纸质化”和“电子化”相结合的双管理模式。一方面，纸质化档案为正本保存，提高档案的安全性和法律性；另一方面，电子化档案作为副本保存，主要是便于人们查阅和使用，提高档案管理工作的便捷性和高效性。第二，全周期管理原则，在民办高校的档案管理工作中我们需要明确，不仅仅是对档案存储和使用这么简单，其中还包括档案产生、存储、销毁等整个档案周期的管理。所以，在信息化民办高校档案管理工作中，管理人员还要根据档案不同时期的特点进行电子化档案监督和使用，从而提高档案管理效率。

四、信息化民办高校档案管理工作创新策略

（一）更新学校管理部门的档案管理理念，加大资金投入。我们常说21世纪是信息发展的世纪，信息技术已经全面渗透到我们生活的各方各面，并逐渐影响我们的衣食住行。首先，作为高校管理者必须正视信息化时代给传统档案管理带来的挑战和机遇，及时转变档案管理理念，重视学校档案管理部门的工作，并从传统档案管理模式中脱离出来，以一种发展的眼光看待信息化档案管理，为档案管理向信息化管理转变奠定基础。其次，学校管理部门人员要树立现代化的档案管理意识，并加大档案管理部门的资金投入，引进先进的信息化电子设备，在人力、物力、财力等方面给予绝对的支持和重视。例如，管理部门可以设立档案管理专项经费，购置必备的信息化办公用品、加强人员配备、改善档案工作的办公条件等等。最后，学校管理部门要鼓励档案室工作人员进行工作创新，并根据员工的工作贡献制定相应的奖惩措施，以此提高工作人员的工作积极性和工作效率，为民办高校档案管理工作向信息化管理发展奠定基础。

（二）建立科学的档案管理体系，完善高校档案信息数据库。建立科学的档案管理体系是民办高校信息化档案中的重中之重，我们可以将这个过程分成以下几个阶段：第一，纸质化档案的保存。传统的纸质化档案保存不仅容易出现丢失、不容易长期保存的问题，查找起来也非常麻烦。所以，信息化档案管理可以将传统的纸质档案通过信息化技术扫描、拍照等数字化形式将纸质版转化成数字版形式储存到磁盘中，不但可以长期保存、节省资源，而且有利于查找和利用，使档案管理更加便捷，提高工作效率。第二，整合档案信息。随着我国教育事业的发展，各民办高校的毕业生也呈飞快的速度发展，每年高校都会随着学生的入学、毕业等产生大量的学生档案和电子文件。所以作为档案管理人员还要利用信息化设备将电子档案进行整合，做好校园网络、办公系统的整合和连接，实现全程电子化信息的传输和整理，从而保证档案管理的连续性、完整性。第三，档案信息分类。学生的档案不仅是学生的学习、经历、成就等等，还包括归档单位以前和以后产生的各种电子文件，所以作为高校档案管理人员，还要及时将电子档案信息分类，例如，图片、文字、表格等等，还要包括学生档案中的视频录像、录音等等，做好学生资料的分类和整合。

（三）建立完善的档案服务体系，实现高校各部门协同作业。可以说高校的档案管理工作是一项服务型工作，所以在信息化档案管理中，要求管理人员在整理、保存、归档的基础上进行档案的开发和利用。实现档案的价值，同时也促进高校档案服务模式创新发展。除此之外，还要建立完善的校园网络和学校档案管理系统，加强校园各部门之间的联系和协同作业，设置每个教师专用的账号和权限，根据每个教师的需求设置相应的查询、修改和增加权限，对学生的档案实时更新和跟进，同时还能减少档案管理部门工作人员各种查询的工作负担，使其他教师可以在最快的时间内查询到学生资料，实现档案管理的及时性和实时性。例如，旗帜数字化档案管理系统是一个集档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统为一体的数字化管理平台。我们可以在此平台上实现档案的收集、处理、整理保管等工作，还能实现多人协作、实时查询等功能，是一套高效、快捷的信息化档案管理体系。我们可以借鉴其经验以自身高校档案管理的特点进行个性化定制和修改，实现信息化档案管理的目的。

（四）引进专业档案管理人才，打造专业信息化档案管理队伍。在高校信息化档案管理过程中，专业信息化档案管理人才是保证信息化档案管理的基础和保障。首先，作为高校管理部门，要引进专业的信息化档案管理人才，也可以从学校中选择具有专业的档案管理人才进行留校留任，保证高校档案管理的专业性和时代性。例如，学校可以从人才市场引进高端信息技术人才，可以从本校定向培养有意向的学生等等。其次，学校要加强对档案管理部门人员的培训和再教育，让相关的工作人员可以熟悉现代化信息技术，熟练使用信息化办公软件，从而实现民办高校档案管理从传统纸质化管理向电子信息化的转变。例如，学校可以定期组织学校档案管理人员进行培训，或者是由学校中专业的信息化档案管理人员向大家传授相关的工作经验和信息化技术手段。最后，档案管理人员在正确使用信息化档案管理的同时确保网络安全。我们知道网络安全是全世界的一大难题。所以在信息化档案管理过程中，还要加大对校园内网络安全的管理，例如，安装新型的网络防盗、防木马系统装置，定期对电脑和网络进行病毒查杀、扫描等等。