公文管理工作中的常见问题及解决对策

公文管理是一个文件处理的全过程，需要各部门进行互相合作沟通，才能更好地保证企业正常运行。公文管理规范化能够有效推动企业的信息流通、监督、检查，例如开会时的会议记录、布置工作的批示文件等，这些管理过程都是通过公文的形式完成信息的传达，公文管理在一定程度上影响着企业的发展和进步。但在管理工程中，难免会遇到一些难题，以下就此进行分析并提出建议。

一、当前公文管理工作中常见的问题

（一）意识模糊。在日常工作中，办公室的行政人员对公文的概念缺少清晰的定位和认知，很多时候看见盖上红色章印的都会认为是“公文”，在这样的概念意识下，公文管理根本谈不上规范。从概念定义来说，公文是指企业在组织管理工作中所形成的规范性文化，具有一定的法律效力。从企业角度来说，公文是企业进行规范管理的有效途径和手段，高效的公文管理是企业工作效率的体现，有利于企业提升内部的管理水平和质量。

（二）分发混乱。由于管理人员对公文文件的困惑，在下发文件的时候，根本不知道公文的行文关系和发放程序，导致公文管理混乱。公文发放一般需要经过拟稿、审稿、核稿、会签、签发、编号等程序，但是管理人员却认为盖个章就可以了，导致分发流程比较松散。公文分发从表面上看感觉比较简单，但实际上公文分发也会间接影响到企业的正常运作。

（三）缺乏整理。由于管理人员日常工作量也比较大，没有对公文进行归档及整理，公文是对企业工作指示或通知进行规范说明的文书文件，管理人员没有进行归档整理，很有可能导致公文内容得不到有效的传达以及传阅，企业的管理工作显得比较被动，甚至因为信息的不及时接收，造成更为严重的后果。而且公文一般都是一些很正式的文件，在缺乏整理的情况下，很容易出现文件丢失或泄密的现象。

（四）书写不当。由于管理人员对公文的认知模糊，对公文的文中及行文关系的不清，导致在书写公文的时候出现混淆、乱用、误用等情况，例如“通知”写成“通告”，“请示”写成“报告”，“决议”写成“决定”。除了公文性质不分之外，有时候还会出现一些用语不当的情况，拟稿人员使用口语化的字眼进行书写，导致公文的严谨性大大降低，直接影响着企业行政管理的效率和权威性。

二、解决公文管理工作难题的对策

（一）通过学习培训，提高人员意识。公文管理是一项严谨而细致的工作，对于管理人员有着较高的要求和责任感，同时要求管理人员具备良好的公文能力。首先，企业需要跟员工进行职业道德与责任意识的培养，通过改造和完善企业的环境设施，例如在公司走廊张贴一些标语、鼓励性图片等，让员工处于一种最佳的精神状态面对工作，兢兢业业地提高工作的效率和质量。企业可以通过培训讲座的形式，对管理人员进行定期或者不定期的公文知识教学，无论是公文的处理规律和细则的业务能力训练，还是职业道德意识的培养，让管理人员深刻明白公文的工作性质和重要性，从而更好地培养管理人员的综合意识。利用教育的方式，逐渐提高管理人员的管理意识，对公文工作更加认真负责，潜移默化地润化管理人员的内心，形成一种良好的工作作风。其次，在实际工作中遇到问题或困难时，可以与同事一起探讨，在探讨过程中进行学习分析，有利于提高管理人员的公文能力。

（二）完善制度体系，规范公文管理。任何管理都离不开完善的制度体系，企业应该根据自身发展情况，制定一套科学合理的管理制度，让公文管理有章可循。通过对公文管理的整个过程进行分析，然后逐一进行相关的明确规定，更好地约束管理人员的日常工作。1.规范格式。公文的格式是其外观表现形式，规范格式是为了更好地形成统一的输出管理，方便各部门进行阅读。企业可以通过邮件、培训、印发资料等方式对各部门进行公文种类及格式的说明，让员工们对公文格式和种类有清晰的定义，从而更好地开展公文管理工作。2.明确时限。制度应该对于公文的分发、整理都有明确的时间规定，让管理人员按要求操作。例如，当公文拟稿后，一般要求在两周内办理，如果有明确的时间要求，便按照具体的时限进行执行；还有公文的会签和分发，一般要求不超过三天内处理，若果超过三天，必须向主管部门进行汇报及协调，确保公文的及时性和实效性。3.规范流程。公文处理是一个整体的过程，具有很强的连贯性和紧凑性，为了进一步确保公文的顺利开展，必须对工作流程进行细化和明确，对每个岗位和工作环节进行详细说明，把公文管理工作落实到个人，通过互相的配合协调，实现各环节之间的高效对接。从开始的拟稿、审稿、核稿等流程制定相关的标准，让每个流程都有根有据，更好地掌握全程的动态及变化，以便更好地进行监督。其中审核部分也视为重点环节，未经过审核的公文是绝对不能对外公开的，在审核的时候，必须对行文关系、内容的完整性、格式内容准确性等方面进行全方位的查阅，以保证公文的质量和权威性。4.归档整理。公文的范围很广，包括日常的通知、决议、意见、报告等多种形式，因此文件量也是比较大的。制度体系要进一步完善资料的归档管理，针对每类公文进行相关的保管说明，确保档案资料的完整度，以便日后的翻阅或资料查找。归档的时限也应该有所规定，以便资料保存的及时性。

（三）定期评定考核，确保公文管理质量。制度是对员工行为的约束和规范，在实践过程中，大部分员工的自控力并不理想，对于公文管理工作只是“三分钟热度”。在这样的情况下，企业需要对员工进行相应的评定考核，进一步激励员工保持公文管理工作的热情和积极性。评定考核能够有效激励管理人员的积极性，对表现优秀的员工进行适当的表扬，对于表现一般的员工也进行相应的点评，为员工日后的工作做铺垫。通过定期评定考核，既可以继续让优秀的员工不断努力，还可以让表现一般的员工发现自身的问题和不足，从而更好地整改完善及奋起直追，形成良好的工作模式，提高企业公文管理的规范和效率。

三、结语

总的来说，公文管理涉及的内容有很多，是一个多层次的管理体系工作。因此，想要实现高效的公文管理，企业必须提高管理人员的专业知识和责任感，构建完善合理的管理体系，进一步规范和约束员工的行为，推进公文处理的进度和审核。员工要时刻保持严谨的工作态度，不断完善和提升自身专业知识，严格遵守企业的相关规定，把每一个环节和细节都做好，为公文管理工作走向完善、高效、有序的管理道路做好准备。