浅论加强实物档案管理工作的策略

“实物档案”主要是指以物质实体为载体，载体本身承载着较为丰富的隐性信息且具有保存价值的一类实物。与通常意义的档案相比，实物档案都是不同形状的物品。

针对实物档案管理工作中出现的问题，笔者认为应当采取以下策略。

一、加强理论研究，提高对管理的认识

任何事业的发展都需要有一套相对完整的理论体系和研究方法。现今实物档案管理混乱的一个很大原因是实物档案理论体系和理论研究不足，没有理论的指导很大程度上阻碍了实物档案管理的科学化和规范化。上个世纪90年代我国档案界曾经对实物档案有过一定的讨论，但是没有形成一套能被大家一致认可的实物档案理论，也没有形成相应的实物档管理的方式方法。理论来源于实践，加强实物档案理论研究，需要各个方面档案工作者的努力。目前，实物档案的相关管理工作得到了一定的发展，各个档案学者和档案馆应当将自己在实物档案的管理中取得的经验和档案理论相结合，对实物档案再进行一次大讨论，由此来引发档案学者和广大一线档案工作人员对实物档案理论的关注和研究，从而进一步形成一套实物档案的理论体系，进而提高人们对实物档案的认识和管理水平。

实物档案是从一个侧面直接反映本单位的发展轨迹，记录本单位历史的档案，具有很高的利用和参考价值，对本单位来说十分重要。要将实物档案管理好就必须要求档案工作者提高自己对于实物档案的认识，将实物档案与文书档案同等看待和管理。在现阶段实物档案管理理论和相应规章缺乏的条件下，档案人员对于实物档案管理的认识程度是决定实物档案管理水平高低的关键。在我国档案管理采取“局馆合一”制度的条件下，上级单位如能够将实物档案的管理列入对下级档案局（馆）的考查范围，一定能够引起档案人员对于实物档案管理的重视。

二、规范实物档案的管理，建章立制

完善的制度是所有管理工作的基础，实物档案也同其他类型的档案一样，对其管理也需要相应的标准和管理制度。毫无疑问，一套适合本单位的实物档案管理制度能够让档案工作人员更好地收集和保存实物档案，提高工作效率。规范实物档案的管理，建立适合本单位的实物档案管理制度可以从以下几点着手：

（一）实物档案的归档保管不仅仅是档案部门的事情，它还涉及本单位各个实物档案形成部门。在目前我国还没有对实物档案管理出台统一的、规范性文件的前提下，各个档案部门要根据自身情况，对制定适合本单位的实物档案管理规范和制度等情况做充分调查，还应当尽量多征求实物档案形成部门的意见，统筹兼顾，尽量保证所制定的实物档案管理制度适合本单位实物档案的实际。

（二）制定切实可行的实物档案归档制度。归档制度是实物档案管理的重点，由于实物档案的特殊性，在制定实物档案的归档制度时必须明确归档类别和范围。实物档案大多为各个部门的荣誉性证书，所以在制定归档制度时应注意与各部门协调确定归档时间，防止因归档时间的模糊导致实物档案收集困难。

（三）明确责任与义务，将管理落到实处。实物档案的收集整理需要档案部门与实物档案形成部门协调沟通，共同完成，所以在建立实物档案管理制度时需要明确各部门的责任，对实物档案的管理必须明确专人抓紧抓好，防止各个部门推诿扯皮。

（四）制定相应管理行为规范，建立监督和奖惩机制。目前实物档案收集整理等管理制度处于放任自流的状态，相应的管理行为规范和监督奖惩机制是确保实物档案管理制度得到贯彻执行的前提。

三、加强对实物档案管理工作的检查指导

实物档案不同于传统的文书档案，对实物档案的管理有其特殊性。在当前我国实物档案管理水平普遍不高、各个管理环节还不规范的的情况下，档案主管部门对实物档案管理的检查和指导必不可少。

对于实物档案管理的检查和指导应当与文书档案管理的检查和指导有所区别。由于实物档案的管理没有统一的标准和制度，现阶段各个单位所执行的实物档案管理制度要么是本单位自行制定的，要么是上级档案主管部门所指定的统一的实物档案管理制度。作为档案主管部门，加强实物档案管理工作的检查和指导重点在于检查下级档案部门的实物档案管理制度是否落到实处，是否符合档案部门的实际情况。

另外，由于实物档案材料的特殊性，对实物档案的管理往往会涉及一些档案保护技术，档案主管部门应当适时开展实物档案管理知识业务培训，提高基层单位档案工作人员的管理水平。同时针对实际情况制定或完善实物档案保管制度，真正让实物档案管理成为各个档案部门的日常工作。

四、培养实物档案管理人才，提升实物档案管理人员素质

任何管理都需要相应的人才队伍，不管实物档案管理制度有多完善，最终对于实物档案的管理还得落实到普通的档案工作者身上。作为实物档案管理制度的执行者和实物档案的直接管理者，档案工作者的业务素质和管理水平直接决定了实物档案的保管水平。

（一）增加实物档案管理相关课程。作为档案人才输送地的各大高校和档案专业学校应当在课程之中加入实物档案管理的相关课程，在实践中适当添加实物档案管理的内容，培养学生的实物档案保管意识。

（二）强化管理意识，提升理论水平。作为实物档案管理制度的制定者和下级档案部门的业务指导者，档案主管部门的实物档案主管人员要强化自己对实物档案的管理意识，熟悉与实物档案有关的理论，关注实物档案的最新进展，多借鉴其他地区实物档案管理经验，提升自己的理论水平，加强对所属下级档案单位的培训和指导，建立起实物档案管理的人才储备。

（三）提高保护意识，执行管理制度。作为实物档案的直接管理者，各档案馆（室）的档案管理者要提高自己对实物档案的保护意识，严格执行实物档案管理制度，对实物档案与其他档案同等看待。同时，要通过组织学习等方式提升自己的业务水平，在相关理论知识缺乏的情况下将本单位对其他类型档案的管理经验与对实物档案的管理相结合，积极探索适合本单位的实物档案管理模式。

五、创新方式，加强实物档案资源的开发利用

目前我国大部分档案部门对实物档案的利用明显不足，仅有的利用模式也比较单一。为了有效利用实物档案，开发实物档案的价值，有些措施必不可少。

（一）要全面分析所藏实物档案的价值，拟定好馆藏实物的开发利用方案，对实物档案价值的开发方式、利用程序等做好规定。由于实物档案往往体积较大，材料也较复杂，所以对于实物档案的开发利用应当注意各方面的问题。一个实物档案开发计划对于实物档案的开发利用能起到一个行为准则的作用，避免没有规划的利用对实物档案造成损害。

（二）要将实物档案的开发利用与对其他类型档案的价值开发结合起来。在目前我国档案部门的工作中心为文书档案管理的前提下，任何单独的实物档案资源的开发利用在利用者面前都缺乏必要的说服力和可信度。在具体的操作上可以采取将实物档案与对应的文书档案或声像档案制成专题共同开发、对实物档案进行展览时辅以能对该实物档案进行佐证的文书档案等方式，这样不仅可以增强实物档案的说服力，同时也在一定程度上实现了对其他档案的利用。

（三）要创新实物档案的利用方式。作为新时期的档案馆（室），在实物档案利用方面需要积极发挥主观能动性，主动为单位和社会提供实物档案查找利用服务。档案馆应当不定期开放陈列室，供大家参观，除传统的实物档案展览方式外，也可针对本单位情况对一些档案价值和社会关注度比较高的实物档案进行复制后加以宣传或出售。档案部门在提供传统利用的同时，要充分利用数字技术，逐步实现实物档案的网上利用。