高校档案信息化建设的新思考

一、高校档案信息化建设面临的新情况

高校档案管理是高校科学管理和开拓创新的一项基础性工作，也是高校管理的重要组成部分之一。高校档案工作环境正发生深刻变化，具体表现为：新的档案形成者和新的档案不断产生；电子档案的数量越来越多并呈现快速增长趋势；传统的档案管理模式和单机静态档案管理信息系统已不能满足新形势和新任务的需要。远程利用、网上在线服务、主动开发将成为档案利用的主要形式；高校已建立和使用的信息系统很多，比如有教学管理系统、科研管理系统、图书管理系统、人事管理系统、学生管理系统、财务会计系统、国有资产管理系统、采购合同管理、房屋管理系统以及职称评审管理系统等等，这些信息系统在学校管理中发挥了各自的管理功能，但各个管理系统的数据信息存在很大差异性，彼此之间不能实现互通，导致高校档案信息化管理缺少联动性，不利于高校档案信息化水平的提升。

二、高校档案信息化中存在的问题

当前，根据高校档案工作实际及日常与其他高校考察交流情况来看，高校档案信息化推进过程中大致存在以下问题：

（一）档案信息化程度不高。随着高校信息化的发展，高校管理的很多方面都完成了信息化管理，但是高校档案信息化系统应用还处在比较低的水平，档案信息化管理相对落后。第十八届国际档案大会上的主旨报告显示，全国综合档案馆卷宗档案数字化率不到20%。大多数高校档案管理仍然处于纸质档案的整理、装订、归档、保存等传统层面，现有档案信息化系统只是在购买图书查询检索系统时公司免费赠送的传统单机版档案信息化管理系统。功能模块设计没有考虑信息化、网络化技术的应用与发展：如不能进行在线上传电子档案，也不能直接导入、导出档案目录和全文数据库。仅仅能满足简单的数据录入、查询和传输等功能，只能将传统的工作方式体现到信息化系统中来，这种以纸质化管理为主的方式明显是落伍的。信息化系统的应用还处于比较低的水平，档案信息化水平不高。不利于高校档案工作落实“存量档案数字化，增量档案电子化”的信息化战略，更谈不上提升档案信息化应用与服务层次。

（二）档案信息化服务内容及方式有待拓展。高校档案管理工作处境尴尬，尽管形式上经历了从手工向计算机或网络上的转变，但实质上档案在学校管理中的末端环节，真正服务于管理决策的功能未曾很好发挥。比如，经济责任审计发现的问题是从大量的纸质或电子档案（数据）中查出来的，实际上是利用各职能部门提供的档案数据查出来的。遗憾的是不是从档案部门收集归档的信息中查出的，档案数据打破传统档案检索复制功能，扩大档案数据服务领域，创新档案服务方式，提供档案数据预警、预测、决策功能等方面有待进一步拓展。更重要的是从档案数据中发现各业务管理存在的问题，以便为领导解决问题提供支撑材料。

（三）档案信息化建设基础设施投入力度不够。高校档案信息化设备投入有限，尚未形成规模化和常态化开发利用的可能。大多归档后被束之高阁，鲜有问津。档案信息化建设对高校计算机互联网等硬件基础设施依赖性强。由于档案信息化管理的特殊性，用于数字化档案存储和备份的服务器和标准机房欠缺。纸质档案转换为数字化档案的应使用的自动扫描仪、高拍仪等专用仪器，还有档案存放地进行实时监控的监控软件和监控设备等。部分高校由于自身信息化水平不高，是薄弱环节，缺少开展大规模档案信息化管理的必要支撑和保障。影响了高校档案信息化管理的建设进程。

（四）未形成高水平的档案信息化人才队伍。对于信息化建设来说，它不再像以前传统的档案管理工作那么简单，信息化档案管理对专业技能有很高的要求，不仅要求管理人员具有专业的档案管理基础理论知识，还要求熟悉和掌握档案管理软件，甚至要求熟悉和了解计算机的程序编写，这就对工作人员提出了高层次的要求，然而，现有档案工作人员队伍知识结构和年龄结构欠合理，很难适应大数据时代信息化建设的发展，这也影响着档案信息化建设的进程。

三、高校档案信息化建设的新思考

高校档案信息化建设需要有专门的信息化建设制度、业务流程的牵引。首先，需要建立档案信息化管理标准，推进信息共享，完善档案信息共享平台建设。其次，建立档案信息分类分级管理体系，实现应归尽归、应收尽收。再次，结合档案工作环节，充分进行“数据挖掘”，得到更多的档案信息。最后，利用互联网技术对档案信息化管理，实现高校档案信息化、数字化、智能化、智慧化管理。

（一）建立高校档案信息化管理制度。高校档案信息化势必带来管理制度的变化，因此，要使高校档案信息化发挥效用，就必须建立健全完善的档案信息化管理制度。首先，依据档案信息的类别、重要程度，建立数字化档案信息分类分级管理体系。其次，深入研究《档案著录规则》《电子文件归档及管理规范》等相关规定和要求，加强档案信息管理制度标准的制定。最后，建立健全档案信息系统内部管理规范和岗位管理制度，落实档案信息系统岗位责任制和领导负责制，科学设置档案信息系统中的经办、审核、审批和系统管理等岗位，合理安排岗位人员，加强保密管理和风险防范，确保档案信息系统安全平稳运行。

（二）推进档案信息共享，完善信息化平台建设。高校档案信息化建设中，由于档案信息来源广，管理内容多，档案信息数据的收集与整理往往比较繁琐。推进信息共享，完善档案数据汇集和信息共享机制，制定高校档案信息数据标准，明确档案信息共享种类、范围、流程和使用方式，实行档案信息化管理，高校各部门间通过网络进行档案数据传输和接收，可以有效提高档案工作效率。由档案人员建立网络共享档案数据，并将档案信息上传至网络共享数据库中，各部门人员按照数据库的记录标准来进行数据管理，就可以有效统一档案数据记录格式，防止数据格式互异的产生，促进档案信息数据高效采集，有效整合。在确保信息安全的前提下，加快推进各部门信息系统互联互通，已有的业务管理系统要加强业务协同，打通信息壁垒，实现数据共享互通，解决档案数字化率低，“信息孤岛”等问题。逐步形成集数据存储、共享功能于一体的高校档案数据中心。最大限度为教师提供教学、科研、健康等方面细致服务，使每一位师生都能享受高效、便捷、安全的校园生活，推动高校档案信息管理可持续性发展。高校档案信息化网络化共享管理平台如“图1”所示。

（三）加大档案信息化建设的投入。高校需要尽快共同加强档案信息化、智慧化建设中的软硬件设备投入，建立专门的机房，并且在设备购进时按照国家规定和行业标准，充分考虑软件、数据库和通信协议的标准化统一，最终形成规模化和标准化的档案信息化管理模式，为高校内部和高校之间的档案交流与合作共享奠定良好基础。为此，还需要购进一些高性能设备和先进的软件。例如，利用多功能高精度扫描仪和具有智能识别技术的设备采集图像、文字、声像、视频等信息资料，采用先进的数据分析软件对档案信息进行处理与分析，借助云计算技术存储数据以降低档案数据的存储量，依靠互联网通信技术进行数据的有效传输与访问，可以极大推进和实现高校档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。将高校档案信息化纳入高校整体管理建设中，在政策和资金等方面都给予必要的支持。大力开展高校大数据档案信息化管理系统建设，积极研究和探索打破高校档案信息孤岛，不断丰富档案信息化内涵。

图1 高校大数据档案信息化网络化管理共享平台示意图

（四）加强档案信息化人才队伍建设。档案的管理工作是一个复杂、系统的工作。每一个环节、每一个步骤都需要档案管理工作人员谨慎对待，更需要他们细心审核，这就在一定程度增加了档案管理工作的复杂度和挑战性。高校档案信息化建设就是要使档案的收集、存取、检索和分析等过程转变成为智能化方式，所以必须组建一支技术性强、专业化程度、综合素质水平高的档案信息化管理工作队伍。为此，有效提升档案人员的计算机水平、信息处理和数据分析能力，培养出具备适应大数据档案信息化管理需要的档案工作人员，促进高校档案信息化水平不断提升。

四、结语

高校大数据档案信息化建设是我国教育事业发展中不可或缺的基础性工作，也是一项艰巨而长期的复杂工程。面对高校档案信息化管理的新情况，建设高校档案信息化管理系统、完善高校档案信息化共享管理平台、加大档案信息化基础设施建设的投入力度，培养一批具备信息化素养的档案管理人才。促进高校档案信息化工作适应新环境、新常态、新发展，进一步实现高校档案信息化事业的可持续发展，达到与实现高校档案信息化管理标准化、现代化建设目标。