信息技术环境下办公室管理工作效率提升初探

文/中国地质大学（武汉）外国语学院 宋干锋

“管理效率”主要是指在组织中经由管理而实现的资源转换为价值的比率。就管理效率的特性而言，有效性是管理效率的前提，管理必须以效果为指向。办公室管理一般包括管理服务职责和综合协调职责，学院办公室服务对象是学院级别的广大师生员工，组织与秘书岗位工作包括本单位的党务及人事两大方面的管理与运作。两大方面都有很多具体的工作要做好安排，包括对各种会议的筹备与参加、会议资料的整理与准备、各类文案的撰写、组织及人事方面政策文件，条例法规的上传下达、基层人员各类信息的归总、上报、存档等。做到及时协调安排好学院的党务、政务的各类活动，顺利推进并达到良好效果需要组织与人事秘书在日常工作中必须做好对本职工作的合理规划，注重工作效率的不断提升。

办公室是一个单位的对外窗口，展现的是相关单位的对外形象，高效、规范的办公室工作运作将为本单位带来良好的口碑。过去人们到一些行政单位的办公室办事，一般要等管理人员在大量的纸质文件资料里进行长时间的翻找和信息核对才能进行办理。而现代条件下的政务中心办公人员可以直接通过电脑和互联网进行相关信息的核对和业务办理，包括对办事者的信息核实等业务处理程序都可以通过电脑技术快速完成。这些都应归功于基于互联网技术的各类电子文件的合理分类管理技术和计算机强大的查询处理功能。譬如，对于组织和人事管理来说，管理人员不应该在电脑里很长时间翻找不出特定人员某一方面的组织或人事档案信息。充分利用电脑技术，类似的信息处理都可以在很短时间内快速完成，这样才能使电脑管理功能最大化，从而最大化地提升办公室的管理工作效率。

一、大类管理

涉及两种及以上类别的办公室管理工作建议采用大类管理的模式进行。譬如组织与人事秘书岗位所涉及的组织与人事两类内容相对独立，可以在电脑及线下办公室文件归档时以一类根目录（文件夹）的方式进行文件建档管理。这样管理人员在进行日常文案资料的归档贮存、查询、调取等方面就可以分类进行，不至于在两者相混的海量资料里耗时耗力地找寻而使工作效率低下。另一方面，组织秘书岗位所涉及的两个方面的工作有时相互关联、相辅相成，共同为学院的教研工作的有序展开服务，譬如学校对学院二级、三级党政负责人的组织任命、包括党员在内的学院教职工各类信息的统计、上报等内容，既涉及组织部门也一定要在人事部门进行备案等。此类工作可以综合院务管理的性质，通过设立第三个一类根目录（文件夹）来进行日常管理。根目录（文件夹）大类文件资料管理能最大程度区分学院党务、人事、政务之间的逻辑关联，在进行办公室日常资料的处理中大幅度提高工作效率。

二、次等级纵向及横向目录管理

大类管理是办公室管理工作的整体框架构建，而分层次的次级目录类别管理则是管理工作大厦框架构建下的各类支撑结构，而分门别类放在这些支撑构架中的文案资料则构成了管理工作大厦的内容和实质。日常工作中对于这种管理大厦里各种类别资料的存贮、调取及取舍处理则构成了办公室管理工作运行的全部。因此，大类管理类别下的各类次等级管理资料分类的合理性则是提升办公室日常管理工作效率的关键。由于办公室的各类文档资料整体上包含不同的年份资料及同一年份相关工作的方方面面，因此对于办公室文案资料的管理可以在大类管理的基础上采用按年份、月份时间先后对各类次等级文案资料进行纵向管理，同时辅以文案资料种类性质为特点的横向管理，以此类推，构织整个办公室管理工作的经纬脉络。

譬如对于组织与人事工作来说，在组织工作的大类管理目录（文件夹）下可以分设“2018年度组织工作”“2017年度组织工作”“2016年度组织工作”等命名的次级目录（文件夹），而在每一年份的目录（文件夹）里再设立“党费管理”“党员管理”“党课教育”“纪检工作”等组织工作相关方面的下一等级目录进行资料管理，而在这些不同类型的文件夹里就可以按发生的不同月份先后分别贮存管理各类相关文案资料。譬如在“党费管理”文件夹里可以贮存管理各党支部特定年度1-12月份的党费缴存情况等。当然在“党费管理”文件夹里也可以进一步以下一等级的目录（文件夹）方式细分贮存管理各个党支部本年度12个月份的党费缴存情况等。以此类推进行整个组织工作文案资料的分类贮存管理。人事工作、学院政务大类内部的文案管理也可以按相同分类方法进行，从而构架起整个组织人事管理工作的管理架构，增强日常工作管理的条理性和逻辑性。

三、充分利用电脑互联网的查询、编辑功能，提高办公室工作管理效率

在互联网技术下，通过电脑强大的查询功能，在海量陌生的信息中查找自己需要的资料是完全可以实现的。曾有管理人事工作的管理人员在撰写文案报告的过程中急需负责教务工作的同事手头上的关于教师的评教信息资料，而恰逢周末，这位同事又不在办公室。在获得了这位同事许可的基础上，这位管理人事的管理人员进入他同事的电脑系统，在几乎完全不了解这位管理教务同事业务资料的情况下，通过电脑的关键词查询功能，在很短的时间内成功拿到了自己所需的资料。在日常的办公室工作管理中，很多情况都需要管理人员能够快速、及时提供业务资料，互联网技术下，电脑强大的信息查询、处理功能也是管理人员必须学习和熟练掌握的操作技巧之一。

四、结语

“高管理效率企业（单位）通常具备高素质的劳动力，同时能在生产过程中更好使用和发挥人力资本的优势。”对办公室某一特定管理岗位的工作来说，管理技术和管理经验同等重要。新入职的管理人员可能因不熟悉业务流程与要求而做不好当前工作，而老员工则可能因不太懂电脑技术而使工作效率大打折扣。两者都需向对方学习，从而实现相互间业务能力的提升和工作效率的提高。从事办公室工作的管理人员应从全局观、技术及思想的创新性等方面加强修养意识，提高管理效率。