解析“互联网+”模式下的高校办公室工作管理模式

文/广西财经学院 黄林

高校办公室的工作水平将直接决定着高校内部事务处理的效率与领导决策的科学性与否，也关系到每一个学生的成长发展。应用孤岛与信息孤岛现象，是存在于当前高校办公室工作中的主要问题，部门之间的沟通交流较少，难以实现工作的协同开展。这种工作管理模式不仅造成高校资源的浪费，而且各岗位职责不够明确，限制了工作效率的提升。在当前“互联网+”环境中，高校办公室工作管理模式也应该实现改革与创新，加强信息的快速传递与共享，满足办公室工作协同管理的要求。不同部门和学院之间能够形成一个整体，针对教学、管理等工作中遇到的问题进行针对性处理，满足高校的长远发展需求。“互联网+”模式的运用，也是促进教育体制改革不断深化的关键。

一、高校办公室工作管理模式存在的问题

（一）缺乏统一的规划。在高校办公室工作管理模式构建中，信息化建设缺乏持续性，各个部门与院系之间没有形成一个有机的整体，导致工作开展的效率低下。信息挖掘和决策支持环节的薄弱，导致信息处理能力日渐下降，不能满足当下“互联网+”时代发展的工作要求。统一应用接口与访问资源的缺失，会使得应用系统的优势不能得到体现，工作开展缺乏人性化。

（二）信息的共享存在阻碍。在对应用系统进行开发时，由于未根据高校办公室工作的实际清理进行优化，导致信息的共享效率与质量存在诸多问题，限制了管理模式的创新与改革。不同信息系统之间缺乏有效的连接，导致出现信息孤岛现象，领导人员不能依靠有效信息快速作出决策，限制了高校的长远发展。另外，应用的集成性较差。利用不同软件系统对应用系统进行开发时，就会导致应用访问接口的不一致，较低的集成性会导致办公室工作效率低下。尤其是在当前高校事物逐渐增加的趋势下，系统之间无法形成有效集成，就会增加工作人员的负担，导致教育资源出现浪费。

二、高校办公室工作在“互联网+”模式下面临的机遇与挑战

高校行政管理职能的提升，需要依赖于“互联网+”模式下办公室工作管理模式的转变，行政管理职能开始以服务为主，满足师生的不同发展需求。在高校管理工作当中，实现了全校教职工的共同参与，能够为学校的教学、科研等营造良好的内部环境。师生与学校领导人员可以便捷地获取所需信息，这也是提升办公效率的关键措施。信息的获取、分析与整合能力得到有效提升，领导人员能够根据有效的信息数据作出科学的决策，为高校的长远发展制定战略规划。信息数据与资源的快速共享，为办公室工作模式的转变提供了保障。但是在当前“互联网+”模式下，办公室工作也面临着较多挑战，比如管理人员的综合素养有待提升，管理理念与管理方式也需要做出相应改变。另一方面，高校也需要加强信息化建设的软硬件投入，带来一定的资金压力。往往会由于资金投入不足而使得应用系统的建设处于停滞状态，导致其应用效果不佳，不利于高校办公室工作的顺畅进行。

三、“互联网+”模式下的高校办公室工作管理模式构建策略

（一）提升管理人员综合素养。高校办公室工作管理人员除了应该具备丰富的管理知识与技能外，还应该掌握先进的信息化技术，以顺应当前“互联网+”的发展趋势，实现管理模式的不断创新与优化，满足高校的长远发展需求。领导人员应该起到良好的带头作用，重视“互联网+”在日常工作中的应用，以办公室工作的实际情况为依据，建立完善的规章制度保障信息化建设的顺利开展。加强内部人员的培养，使其具备职业奉献精神与吃苦耐劳精神，能够根据工作要求不断提升自身的信息化能力，为高校信息网络的建设提供保障。这种方式不仅能够增进高校各部门与院系之间的联系，而且在高水平管理队伍的带领下，办公室工作面临的问题得以有效解决。针对高校办公室工作岗位的特点，对工作人员展开专业培训，使其掌握“互联网+”发展的前沿动态，明确日常工作中运用“互联网+”的重要性。同时加强知识与技能的学习，实现知识结构的更新优化，可以利用互联网开展网络调研、信息检索和问卷调查等工作。

（二）构建信息自动化系统。信息采集、信息分析和信息传阅系统，是信息自动化系统的主要组成部分。在数据库的建立中需要充分发挥信息采集系统的作用，能够实现对非结构化数据的整合。利用信息分析系统可以在层级数据库中实现信息的综合分析与保存，以满足各项工作的使用要求。在高校决策者对相关信息进行利用时，需要依靠信息传阅系统，在加快信息传输效率的同时，保障信息的有效性与真实性。在当前“互联网+”模式中，高校办公室工作必须借助于信息自动化系统，实现教育资源的快速共享，促进工作效率的提升。为了能够促进管理人员信息采集与分析能力的提升，可以运用座谈会、实地调研、培训和以老带新等多种方式，明确各岗位中的工作特点与职责，促进其信息化水平的提升。高校应该加大资金投入，保障“互联网+”模式推行中具有健全的硬件设施，为信息的检索、分析和共享奠定基础，使高校办公室工作朝着自动化与智能化方向发展。对于老旧设备进行更新换代，同时加强软件的开发与应用，并做好网络安全维护工作，确保高校办公室工作的安全性与高效性。信息自动化系统的运用，能够满足集约化管理的工作需求，大大提升教育资源的利用率。

（三）构建高效信息网络。信息环流渠道是决定信息质量、流量与传输效率的关键因素，高校信息网络不通畅的问题，会导致信息的获取与分析不够及时，管理人员不能根据有效信息制定针对性管理策略，导致办公室工作效率较低。信息网络的构建应该确保具备合理的布局与长筒的渠道，对于高校办公室工作的各项信息进行动态化管理。首先应该加强分类化信息建设，比如科研、师资队伍、教学、学生管理等等，确保信息数据的完整性与传输的及时性。在“互联网+”模式下，还应该实现上下级部门系统的有效对接，防止信息网络不通畅导致的文件接收不及时等问题。利用互联网，还可以对学校的办学理念、未来发展趋势等进行宣传，营造良好的学校形象，这也是高校办公室工作管理的主要内容。

（四）提升网络系统分析能力。在“互联网+”模式下，高校领导人员的决策变得更加科学而合理，尤其是利用网络系统对信息进行获取、分析与整理，能够确保信息数据具有较高的质量。在信息分析当中，研究课题和知识构成都具有一定的复杂性，需要不同研究小组之间的通力合作，才能够对相关数据进行准确分析，防止决策失误的问题。尤其是在当前大数据时代，信息量的大幅增长，为信息分析工作带来了一定的困难。必须对网络系统的分析能力进行提升与优化，才能满足高校办公室工作开展的要求。不同部门的信息工作者应该加强交流与沟通，实现动态合作机制的有效构建。针对网络系统中遇到的难题进行团队攻关，确保领导人员在制定决策计划时能够有可靠的信息数据作为支撑。与此同时，在高校办公室工作中运用“互联网+”模式时，还要重视安全管理工作。防止网络安全问题对教学、行政和科研等造成的影响。由专业技术人员对网络安全进行定期维护，及时弥补网络安全漏洞，为办公室工作的顺利开展提供保障。

（五）加强制度建设。制度是一切工作开展的保障，能够提升高校办公室工作的规范性。尤其是安全保障制度与电子校务协同管理制度的建立，能够确保信息数据传输的流畅性与安全性。为了促进工作效能的提升，应该对信息反馈与回应机制进行不断完善，实现高校办公室的民主化管理。高校办公室的服务主体具有多样化的特征，比如教师与学生、职能部门、学校领导、学生家长、主管部门等等，在制度建设过程中应该充分遵循以人为本的理念，真正提升办公室工作的服务质量与水平，实现办公室人员配置与服务机构设置的优化。“全程跟踪”与“首问负责”等制度的建立，可以依靠强大的互联网而轻松实现，将“线下”服务转移至“线上”。在“互联网+”背景下，充分获取各部门的反馈意见，以便及时调整办公室的各项规章制度，在实现精细化管理的同时，提供更加优质的服务。

（六）转变管理理念。办公室工作管理人员应该积极转变管理理念，明确当前“互联网+”模式的发展特点与趋势，打破传统管理理念的限制，为工作效率的提升奠定基础。根据教育发展的内在规律，遵循以人为本的管理原则，实现管理工作的改革与创新。很多管理人员缺乏学习先进网络信息技术的动力，导致管理手段较为单一，在增加工作负担的同时，也使得办公室工作的价值不能得到有效体现。管理理念的转变，就需要工作人员对学校信息化建设的相关要求进行学习，了解当前“互联网+”行业的发展动态，并结合实际工作需求，合理规划“互联网+”模式下的办公室工作目标与流程。

四、结语

当前高校办公室工作中存在缺乏统一规划、信息共享困难和应用集成化低等问题，不能满足新时代办公室工作开展的要求。“互联网+”背景下应该对高校办公室工作管理模式进行创新与改革，应对当前高校发展中面临的挑战。为此，需要提升管理人员综合素养、构建信息自动化系统与信息网络，并提升网络系统分析能力、加强制度建设和转变管理理念，促进管理工作效率的提升，促进高校的长远发展。