做好农业科研单位对外合作交流档案管理的思考

文/云南省农业科学院国际农业研究所 余晓莉 张俊梅 和丽萍

时代变化日新月异，全球经济一体化的飞速发展，各国间的政治、经济与科技交流活动越来越频繁。随着“一带一路”倡议和农业科研单位“走出去”战略的实施，加快了科技对外合作的国际化进程，对外合作交流在农业科研单位的作用和重要性日益突出。当前，农业科研国际化、农业对外交流合作呈现出领域不断拓宽、合作层面不断提升、内容日益丰富、合作交流形式日趋多样化的特点。农业科研单位对外合作交流档案是指本国农业科研单位与其他国家政府有关部门、农业部（局、司）、农业企事业单位、社会团体或集团公司等开展各项合作交流、技术共享、指导培训、学术研讨等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式载体的历史记录材料。不断完善和加强对外合作交流档案的管理应成为农业科研单位的共识。

一、农业科研对外合作交流档案的重要性

一是农业科技对外合作交流已成为国内外共同提高科技创新、提升科技能力、整合优势资源、实现优势互补，全球实现科技国际化水平的必要手段。农业科技对外合作交流档案反映了农业科研单位对外合作工作的全貌，对于不断提高合作交流工作水平和健康持续发展具有重要的借鉴意义，也对助推农科院所的全面发展有深远的影响。二是科技对外交流档案可成为持续连接各合作单位、团体、个人的桥梁，是双方开展具体合作交流工作的重要依据和见证，对加强推进农业科研单位与外方开展具体化的合作交流有着十分重要的作用。三是合作交流和互访中形成的合作协议、备忘录、纪要总结、考察报告等重要文字材料，及其他录像、视频、图片、照片、电子信息等资料，包括互赠的具有存留价值的纪念实物等，经过认真收集、整理和使用，也体现了单位开展合作交流工作的整体水平，其重要性不容忽视。

二、对外合作交流档案的特点

科研单位对外科技交流档案作为科研单位及其下属研究所或科技人员在国际交流活动中直接形成的各种形式的文字记录和文件材料，它既有一般文件档案的共性，也有自身的特点，主要体现在以下两个方面：

（一）广泛性。一方面，对外科技交流活动的广泛性决定了其档案内容的广泛性，对外科技交流包括：交流合作、共享资源、技术援助、学术研讨、互访考察、外事接待和派遣等，活动内容十分丰富。另一方面，对外科技交流档案的载体除了纸质材料外，还有大量的照片、碟片、录音、硬盘、课件等电子化材料，还有外宾赠送的实物礼品、纪念品等，载体具有多样性和复杂性。

（二）保密性。对外科技交流档案涉及党和国家的对外方针、政策、纪律，章程，具有很强的政治性。活动中现成的合作协议内容包括科研成果、研发专利、合作共识等，涉及双多边国家的经济政治利益，具有很强的敏锐性。同时，对外科技交流活动参与方涉及国际组织、各国别相关单位及国际人才专家、政府官员等，审批手续中涉及领事馆、合作处、外专局、外事办等，签章的部门范围较多，其档案不仅具有很大的影响力，而且具有很强的保密性。

三、对外科技交流档案的归档范围

对外科技交流档案可综合归为外事接待、外事派遣、外事管理、因公出国（境）、国际邮件、科技交流合作、实物载体等几类。具体内容包括：请示批复、出访计划、联系函、国际邮件、审批报告、合作协议书、签署文件、出国（境）经费预算先行审核表、出国（境）费用预算明细表、国际学术研讨会形成的材料、科技论文、专著、涉外人员情况统计表、护照复印件、备忘录等。

四、农业科研单位对外合作交流档案管理中存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不足。领导的重视程度是档案工作做得好坏的关键环节，很多农业科研单位的上层领导只注重科研成果，对行政管理工作的重视度不够，没有把档案工作列入议事日程，导致档案管理人员对档案重要性的认识不足，缺乏归档的自觉性和主动性，档案管理人员的业务能力得不到提高。档案管理人员的归档意识淡薄，导致文件资料收集整理经常出现“三不现象”，即：不及时、不完整、不齐全。档案收集与工作开展的时间差太长，结果导致查缺补漏困难的局面，最终不可挽回地流失一部分重要资料。

（二）档案管理人员配备不规范。农业科研单位的大部分档案管理工作人员都是兼职，降低了档案管理岗位对从业人员工作能力和素质的要求，档案管理工作人员欠缺对档案管理工作的重视和投入，只能基本做到有什么存什么，有什么移交什么，对没有直接参与对外交流合作工作所产生的档案，不能进行全面回收和积累。很多农业科研单位一般安排年长的工作人员担任档案管理工作，难以适应档案信息化、数字化、电子化管理的基本要求，导致一些电子、声像等珍贵档案资料的缺失。

（三）档案利用率有待提高。合作交流档案是农业科研单位重要的信息资源，对日趋频繁和持续开展对外合作交流工作有重要的借鉴参考作用，做好开发利用才能显现出档案的真正价值。农业科研单位中，对外合作交流档案的管理与科技档案和文书档案的管理模式大同小异，仅仅限于收集、整理、保管的简单化管理模式，没有把档案用活，形成档案四不现象：不查不用、不管不问，闲置的档案不能真正发挥其功能和作用，弱化了档案自身的实用价值。

五、做好科研单位对外合作交流档案管理的几个措施

（一）培养一批专业的档案管理人员。选拔配备有良好专业基础和档案管理工作经验的专职档案人员，能提高档案管理工作效率。培养具有良好政治素质的年轻人从事档案管理工作，能满足档案管理工作持续性和先进性的要求，实现管理人员队伍的稳定性。

（二）加强培训学习，提高档案管理水平。对外合作交流档案管理人员的业务水平直接影响着档案管理工作的质量，加强档案管理干部队伍建设，提高专业素质和水平，是档案管理现代化和科学化的时代要求。对外合作交流档案涉及面广，影响层面较高，档案管理人员不仅要具备较高的政治素质，有较高的政治敏锐度和政治觉悟，还要熟悉合作交流工作，有较强的责任意识、服务意识、爱岗敬业的情操。积极组织档案管理人员参加业务培训和进修班，提高档案管理工作人员的综合素质和工作能力。

（三）参与合作交流工作，提高档案管理意识。上级领导要有重视档案管理人员的意识，加强理论指导工作，提供和创造条件让档案管理人员多参加对外交流合作工作，熟悉档案管理的技能，在参与工作中增强对档案管理工作重要意义的认识，充分调动工作的积极性。

（四）健全档案管理机制，明确具体岗位职责。档案管理工作要纳入部门管理制度，并明确分管领导，公开岗位职责，督查指导档案管理工作，对出现的问题提出指导性意见或给予及时处理的方法。档案管理人员要根据对外合作交流档案的特点，结合单位开展工作的实际，制定相应的档案管理制度，及时做好每一次立卷归档工作，保障文件材料的完整齐全。同时要不定期向分管领导汇报档案管理工作情况。