浅谈对公文处理工作的几点认识

文/天津航海仪器研究所 魏建霞

公文处理工作包括公文拟制、办理、管理等，科研单位的机关人员几乎每天都要接触这些工作内容，笔者结合自己20年的工作经验和大家分享几点认识。

一、对公文种类和格式的认识

要想做好公文处理，首先要知道公文是什么，“公文是传达贯彻党的方针政策、公布法规和规章、报告请示、指导布置工作等的重要工具。”根据不同的功能，公文又分为10多个文种，在科研单位工作中经常用到的几个文种包括决定、通知、通报、报告、请示、批复和函。向自己的内部机构发文布置工作、进行表彰处罚事项或者答复下级单位请示时要使用决定、通知和批复；向上级单位行文进行请示汇报或者回复上级询问时要使用报告或请示；向没有隶属关系的同级别其他单位商洽工作时一般使用函。公文文种还包括命令、通告等，但一般在科研单位中不涉及，所以不再列举。工作人员要想通过公文达到实施领导、履行职能、处理公务的目的，必须正确使用文种。笔者认为容易混淆的是通知和通报、报告和请示，比如下发制度、计划等适用通知，这里侧重执行，而奖励先进、处罚等适用通报，这里侧重大范围的告知；文件递交后需要上级机关批复意见才能进行下一步操作的适用请示，报告进展情况、执行情况等适用报告文种，这里侧重汇报，大家在工作中还应注意不要在报告中夹杂请示事项。

二、对公文拟制的认识

（一）公文起草。工作人员在起草公文时内容要符合国家法律法规，准确表述自己行文的用意，能够同现行有关公文相衔接，观点鲜明、突出主题，内容尽量简洁，不要长篇大论、云山雾罩，让人接到文件后不知道具体要做什么。

（二）公文审核。公文完成拟稿后，一般是由拟稿人的上一级领导进行把关审核。笔者认为此次审核在整个审批环节是最重要的一环，这一级领导通常是具体执行文件的部门领导，熟知文件的适用原则和起草依据，对文件的观点和操作方法能不能解决实际问题有清楚的认知，对于文件中引用的数据是否精准有分辨能力，至于文种和格式也可进行初审，因此这一层次的审核很关键，一定要审慎仔细。

（三）公文签发。公文在正式印制前，要由单位主要领导按照分工权限进行签发，由此公文才具备效力，才可以作为执行的依据。领导签署意见要明确具体，署名和日期要完整，签发密级公文的还应当同时签批公文的密级和保密期限。在这个环节需要注意的是如果公文涉密，一定要按照国家或科研单位的有关规定进行初期定密，同时拟定保密期限和知悉范围，经领导核定确定密级后，要按照所定密级严格管理。同时，领导审核时要切实把关，笔者认为应尤其关注行文依据，因为行文依据是文件的基础，相当于建筑的地基，地基不牢一切无从谈起。

三、对公文办理的认识

公文办理分为收文办理、发文办理和整理归档。可以说公文拟制解决的是工作人员接到指令后怎么着手向上级或下级行文，而公文办理解决三个问题：一是接到一份外来公文后如何承办，二是制发公文机构接到拟制好的发文申请后如何制发成正式公文，三是公文如何归档。

（一）收文办理。科研院所一般都设有机要室或总收发室负责接收外来文件，并根据有关规定、文件内容和业务分工在单位内进行分发。各部门在机要室或总收发室签收文件后，要对公文的主要信息进行登记，初步审定是否应当由本部门办理。对确由本部门办理的公文应明确承办人、填写承办意见，及时送传阅对象阅知或批示，并在规定时限内办理完毕。

（二）发文办理。单位内制发公文机构接到发文申请后，要对公文的拟制手续、内容、文种、格式等进行复核，登记好发文序号、分送范围和印制份数，确保公文印制的质量和时效。

（三）公文归档。公文能够正确反映本单位的主要工作情况，极具参考和利用价值，应当根据有关档案法律法规及时收集齐全、整理归档。收文由各部门指定专人将已办理完毕的公文整理分类定期向档案管理部门移交归档；发文由制发公文机构收集整理后将公文拟制手续及原文一并归档；密级文件由机要室归档。

四、对公文管理的认识

科研院所应当建立健全公文管理制度，明确公文管理机构（一般由行政办公室负责），确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

（一）印发传达范围管理。文件拟定时，拟稿单位都会同时拟定主送单位和抄送单位，一定要按照发文拟稿单位的要求执行，不能超范围发送，因为即使不涉密，公文内容也不适宜广而告之。

（二）复制汇编管理。复制汇编公文应当符合有关规定，复制件要加盖复制单位戳记，汇编本密级要以编入公文的最高密级定密，同时对绝密级公文进行复制和汇编要慎之又慎，如无必要，建议不复制汇编绝密级文件。

（三）公文的撤销和废止。因国家法律法规修订、组织机构调整、行业标准变化或者公文内容不适应现阶段发展需要，发文拟稿单位可依据有关规定及时撤销或废止公文。公文一旦被撤销，将被认定自始至终无效力；而如果公文被宣布废止，则是从宣布之日起开始失效，在宣布之前一天它都要被严格执行。大家要注意撤销和废止的区别之处。

公文处理工作并不像看上去那么简单，不是熟就能生巧，而是要常学常新，不断总结感悟，使自己的公文处理水平不断进步。