医院基建档案的重要性及创新管理探讨

2019-11-23锦州市中心医院杨翠

办公室业务 2019年13期

文/锦州市中心医院杨翠

一、医院基建档案的重要性

医院建设项目不仅仅关乎医院的发展，对于保障人民的生命健康也有着不可忽视的促进作用。在医院的发展中需要重视基建档案，明确其重要性，笔者经过归纳与整合，将医院基建档案的重要性概述为以下几点：第一，医院基建档案是医院基础建设的真实反映，所涉及的内容比较多，包括了医院基础设施建设项目立项、设计规划、实施组织等众多内容，且具有各类设计参数、质量标准等资料，这一系列的资料可以将医院基础建设项目的动态变化情况加以展现。第二，医院基建档案可推动医院的创新发展，作为医院档案管理中的重要组成部分，医院基建档案可以为医院的改建扩建奠定基础，也能够为医院管理决策者提供数据支撑，使其做到心中有数，可避免重复建设与盲目投资的现象。与此同时，医院基建档案还可以为审计监督提供佐证，减少贪污犯罪现象的发生，避免资金的浪费以及损耗。

二、医院基建档案管理的缺陷

因为受到诸多因素的影响，现阶段医院基建档案管理问题不断。

（一）领导缺乏对基建档案管理的重视。从严格意义上分析，只有保证领导的重视才能充分发挥出基建档案管理的作用，但是就目前而言，诸多医院中相关的领导者将精力集中在医院医疗项目拓展以及业务延伸方面，并没有拿出太多的时间关注基建档案，也没有从本质上认识到基建档案的重要性，长此久往则会导致部门协同性有所弱化，也无法保证医院基建档案工作的有序开展。

（二）医院基建档案完整度受到影响。在医院的可持续发展中，基建工程是其中不可或缺的一部分，且基建工程的周期比较长，工程中涉及了立项、招投标、地质勘查、施工、竣工验收等诸多内容，且建设时间甚至长达3年以上，在这一期间内会受到资金以及其他因素的影响，往往会导致基建档案资料出现流失问题，进而无法保证医院基建档案的完整性。

（三）医院基建档案归档存在问题。毋庸置疑，医院基建工程需要与多个部门相互沟通，包括城建部门、环保部门、消防部门、基建部门等等，彼此之间需要形成协同关系，其中也会产生众多的文件资料，但是从某一个角度分析，在基建档案资料采集、归档、整理过程中容易出现缺失现象，如果归档资料不齐全，那么则会对基建项目有所影响，也会导致基建施工开挖中水管、电线、电缆挖断等现象，对医院的有序运行产生影响。

（四）医院基建档案具有专业性，但是准确度不高。之所以产生这种现象的原因是医院基建档案管理人员缺乏专业的知识，对各项基建项目运行程序不甚理解，在资料收集过程中缺乏了解，所以导致基建工程档案缺乏准确性。还有一点是部分医院基建档案人员属于兼职人员，无论是专业知识、综合素养、工作态度均有所影响，这样一来则导致基建档案管理出现混乱局面，无法保证医院基建档案的准确度。

三、新时期医院基建档案创新管理的策略

（一）对医院基建档案加以重视。加强重视医院基建档案意义重大，尤其是领导者与管理者需要从本质上认识到医院基建档案的重要性，将其积极纳入到医院总体规划之中，并针对性地树立正确的档案管理意识。与此同时，还需要投入大量的资金、人力与物力，这样可以为医院基建工作奠定基础。当然还需要加强对网络技术的应用，包括微信、微博等，加强对基建档案工作的宣传，让每一位工作人员都能够对基建档案有深刻的认识和理解，使其能够将基建档案的作用充分发挥出来。

（二）实现医院基建档案的制度化。制度关系到医院基建档案的有效性，所以在当前的发展背景下需要从现实出发构建医院基建档案管理制度，或者成立小组，采取投票的方式确定小组候选人，还需要对小组候选人进行科学分配。与此同时，在实现医院基建档案制度化之后，需要从基建档案收集、整理、立卷等多个方面出发，做好分类处理，避免后期因为基建档案分类不清楚而引发档案混乱现象。

（三）提高医院基建档案管理人员的素养。积极提高医院基建档案管理人员的综合素养至关重要，且医院需要针对实际的情况做好培训与教育工作，使其掌握更多的档案管理方法与技术，这样可以有效提高医院基建档案管理人员的综合水平。除此之外，在当前时代的不断发展下，还需要加强重视信息技术的应用，培养基建档案人员的信息化水平，使其具备专业理论知识，不断学习，避免被时代所淘汰。

（四）做好医院基建档案检索与服务。为充分发挥出医院基建档案的作用与价值，则需要做好检索与服务工作，要加强对信息化技术的应用，需求者在检索的时候通过搜索关键词便可实现对档案信息的查找，运用多层次全方位的模式，为检索者提供便利的条件。