社保档案管理的作用与有效措施

2019-11-23威海市环翠区社会保险服务中心樊菲

办公室业务 2019年13期

文/威海市环翠区社会保险服务中心樊菲

社会保障管理体系的加强优化工作做得好，不仅可以帮助社保局提高为和谐社会建设服务的质量，还能使中国社会主义和谐社会的发展更加长效稳定。为了确保社会档案管理工作更加完善，还必须加强相关的法律法规建设，完善相关工作人员在工作工程中可以依照的行为准则，并规范相关工作人员的一些工作行为和工作状态。社会保障体系相关的法律法规建设可以为社会保障档案的管理工作提供便利和指引，提高权益凭证的安全性和真实性。

一、强化社保档案的服务意识

要想又好又快地管理好社会保障工作中的大量文件，需要大量的人力资源和物力资源来保存文件档案、整理档案。良好的文件档案保存可以使社保工作更好地为和谐社会服务。社会保障档案必须要精准即时地将数据送达社保档案管理工作岗位的员工，这样才可以精确地测量和谐社会中社保的一些相关标准。所以，社会保障档案服务工作的重点，是牢牢树立社保存档使用的意识。

（一）明确社保档案的方向和服务对象。社会保障档案的服务方向是为精神文明建设、社会发展建设和物质文明生产建设服务。目前，社会保障档案的服务活动是围绕社会保障局的主要职能和任务，围绕社会保障机构有关工作人员的中心工作开展档案信息的收集、整合、传输、存储工作。近些年来，中国政府的工作信息正在实行公开化的制度，社保档案局也应当为社会保障体系机构以外的人员和单位提供良好优质的查询及其他服务项目。

（二）处理好利用与保密、利用与保护的关系。保密与利用的关系是矛盾而又统一的关系。在档案需要利用使用时要及时保存，否则就没有必要保存该档案。档案内是有机密的，不得随意借用阅读。在使用和保密方面必须遵循以下原则：要使党、社会和国家受益，而不是使党、社会和国家受害。当然，档案是存在一定的保密范围的，并非所有的档案对于任何人都是保密的；档案保密的时间也是有一定的长度的，超过档案保密日期就不会继续保密，或者说可以开放利用。可以利用哪些档案，保密哪些档案或者控制存档哪些文件数据信息等，机密档案的降密、解密的时间和要求都必须依据《档案法》和《保密法》以及其他法律条款和法规进行处理工作。保护和利用也是矛盾而又统一的辩证关系。需要利用档案，所以才必须要保存档案。档案保存的目的是保护档案的稳定、真实、安全，保护历史真相，使档案的使用寿命得到最大限度的延伸，更有效、准确、安全地使用档案。单方面强调档案的保护既不会影响档案提供使用查询的功能，又不能忽视临时使用查阅档案的便利性、安全性。

二、重视社保档案的创新管理新模式

考虑到社保档案与人们日常生活工作的贴近性和关联性是基于社会保障档案的不可或缺的重要作用。因此，社会保障档案的管理质量对于促进社会保险工作的长远发展具有重要的作用。为了社会保障工作的良好发展，如何创新社保档案管理的模式已成为提高社会保障档案管理工作有效进行的必要方法。考虑到当今社会和谐社会建设的方向与社保档案管理的工作，为保证社会保障档案管理工作的有效性，必须从社保管理的模式创新入手，从多方面入手，“多”管齐下才能取得最好的成果。

（一）抓紧资源整合，实现社保档案“大集中”管理。为了满足我国人民的民生需要，我们应该从整合资源方面着手进行改进创新。根据社会保障档案管理的实际情况，当今社会保障档案涉及的相关人员很多，信息数据的保存以及信息终端的维护，已成为社会保障档案管理的重要的一方面。与此同时，其他档案在某些方面与现在的社保档案存在部分重叠，社会保障档案的管理质量制约着其他部分民生档案管理工作的开展。此外，社会保障档案的工作内容主要是服务于基层群众。在实际的工作过程中，需要快速地为人民群众提供及时的查阅、访问和信息数据改善服务。工作的内容属性更加特别。对于现在社会保障档案管理展开的工作活动，只有整合资源，积极推进社会保障档案的集中管理的模式，才能使社会保障档案管理工作取得长足有效的进步和成果。

（二）抓业务建设，构建社保档案“大管理”格局。档案是历史的记录，社保档案更是我国社会主义和谐社会中社保工作的良好写照。社保档案是人民在需要维护其合法权利时能提供的最好的参照和依据，同时也是社会主义和谐社会良好长久发展的需要。社保档案的管理工作很繁琐，具有很高程度的复杂性。在管理社保档案的工作过程中，我们要巩固管理的基本工作，加大对管理系统的构建，完善档案收据、整理、分析和查阅的工作流程，其重要内容就是建设完整的档案管理系统。考虑到社会保障档案的管理任务量大、有机密性等特点，我们应该重视社会保障档案管理中的工作业务过程。除了加强社保档案管理工作建设外，还要加强社会保障档案管理模式的完善。从多方面看，要大力发挥社保档案管理工作在和谐社会建设中的作用，必须要确保社会保障档案的管理可以将为人民服务的目的放在第一位，积极发挥社保档案管理的作用。

（三）抓开发利用，充分发挥社保档案“大服务”效能。通过对社保档案管理工作功能的了解，我们可以得知社会保障档案是和基层人民群众紧紧贴合在一起的工作活动，有非常强的服务性。在这个大前提下，在社保档案管理的创新改进发展工作中，应确立社会保障档案的有效使用和开发，为基层人民群众服务，实现社保档案管理的多方面使用，确保社保档案真正做到为人民所用，为群众所想，与此同时，我们要必须明确社保档案的工作性质，全面建设优质的社保档案管理工作，使社保档案的作用可以得到充分的发挥和利用。这样，也有利于社保档案的快速进步发展。因此，社保档案管理应该以开发利用为重点，增强社保档案为人民服务的效率。